Podmioty prywatne nie są zobowiązane do wdrożenia Whistleblower Channel: Minimalne wymagania

Z drugiej strony, drugi akapit tego samego artykułu wskazuje, że te spółki, które nie są związane obowiązkami nałożonymi w art. 10. Mogą oni ustanowić własny system informacyjny, o ile przestrzegają przepisów prawa.

W przypadku tych firm istnieje szeroki zakres formatów wdrażania kanałów informowania o nieprawidłowościach. Na przykład portal internetowy, poczta, telefon, skrzynka pocztowa, a nawet za pośrednictwem wyznaczonej osoby. Wszystkie one muszą jednak spełniać minimalne wymogi prawa.

Jakie są wymagania dotyczące kanału Whistleblower Channel?

Informacje: Procedura kanału musi być jasno określona. Powinien on określać osobę odpowiedzialną za zarządzanie skargami. Jak również kroki, które należy wykonać w każdej z procedur reklamacyjnych za pomocą protokołu.

Zaleca się, aby wszystkie zainteresowane firmy włączyły więcej niż jeden kanał zgłaszania nieprawidłowości. Ma to na celu umożliwienie pracownikom zgłaszania nieprawidłowości w formie pisemnej lub ustnej. Mogą oni zidentyfikować najbardziej odpowiedni model systemu w zależności od okoliczności każdej firmy.

Jeśli spółka zdecyduje się powołać wewnętrznego menedżera (menedżerów) systemu zgłaszania nieprawidłowości, o jego powołaniu i odwołaniu należy powiadomić Niezależny Organ Ochrony Sygnalistów. Ponadto osoba ta będzie musiała spełniać określone minimalne funkcje. Na przykład wysyłanie powiadomień, utrzymywanie komunikacji ze skarżącym i przekazywanie odpowiednich informacji do prokuratury.

Firma może zdecydować się na wyznaczenie podmiotu kolegialnego do zarządzania kanałem reklamacji. Musi wybrać pracownika do zarządzania i przetwarzania komunikacji z tym podmiotem, zgodnie z art. 8 akapit drugi.

Dostępność: Kanały zgłaszania nieprawidłowości muszą być w pełni dostępne dla wszystkich pracowników, niezależnie od tego, czy pracują w biurze, czy w domu. Wszyscy pracownicy powinni mieć takie samo prawo do zgłaszania nieprawidłowości w firmie.

Jakie inne wymagania są nakładane na Whistleblower Channel?

Komunikacja: Firma musi jasno informować pracowników o wdrożeniu kanału zgłaszania nieprawidłowości. Muszą one określić procedurę i bezpieczeństwo gwarantowane pracownikom, którzy chcą korzystać z tego systemu.

Poufność i bezpieczeństwo: Poufność i ochrona skarżącego muszą być zagwarantowane przez cały czas. Dotyczy to zarówno momentu złożenia skargi, jak i przetwarzania danych oraz wszelkiej komunikacji z właściwymi organami lub władzami. Wszystkie dane i informacje dostarczone przez skarżącego muszą być bezpiecznie przechowywane i zawsze poufne.

Należy zauważyć, że spółki zależne międzynarodowych grup prowadzących działalność handlową w Hiszpanii są również zobowiązane do przestrzegania mandatów nałożonych przez pierwszy akapit artykułu 10 wyżej wymienionej ustawy.

Zalecany jest więcej niż jeden kanał Whistleblower

Zaleca się, aby wszystkie zainteresowane firmy włączyły więcej niż jeden kanał zgłaszania nieprawidłowości. Dzięki temu pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości. Mogą to zrobić pisemnie lub ustnie, określając najbardziej odpowiedni model systemu w zależności od okoliczności każdej firmy.

Firma może zdecydować się na wyznaczenie podmiotu kolegialnego do zarządzania kanałem reklamacji. Musi jednak wybrać pracownika do zarządzania i przetwarzania komunikacji z tym podmiotem, zgodnie z art. 8 akapit drugi.

Przeczytaj więcej na naszym blogu: