Particuliere organisaties zijn niet verplicht het klokkenluiderskanaal te implementeren: Minimumvereisten

Aan de andere kant geeft het tweede lid van hetzelfde artikel aan dat bedrijven die niet gebonden zijn aan de verplichtingen van artikel 10, wel gebonden zijn aan de verplichtingen van artikel 11. Ze mogen hun eigen informatiesysteem opzetten, zolang ze maar voldoen aan de bepalingen van de wet.

Voor deze bedrijven is er een breed scala aan formats voor het implementeren van hun klokkenluiderskanalen. Bijvoorbeeld webportaal, post, telefoon, mailbox of zelfs via een aangewezen persoon. Ze moeten echter allemaal voldoen aan de minimumvereisten van de wet.

Wat zijn de vereisten voor het klokkenluiderskanaal?

Informatie: De kanaalprocedure moet duidelijk worden gedefinieerd. Het moet de persoon aanwijzen die verantwoordelijk is voor het afhandelen van de klachten. Evenals de te volgen stappen in elk van de klachtenprocedures door middel van een protocol.

Het wordt aanbevolen dat alle geïnteresseerde bedrijven meer dan één klokkenluiderskanaal inschakelen. Zo kunnen werknemers onregelmatigheden schriftelijk of mondeling melden. Ze kunnen het meest geschikte model van het systeem identificeren, afhankelijk van de omstandigheden van elk bedrijf.

Als het bedrijf ervoor kiest om een interne klokkenluidersysteembeheerder(s) aan te stellen, moet de Onafhankelijke Autoriteit voor Klokkenluidersbescherming op de hoogte worden gesteld van hun aanstelling en ontslag. Bovendien moet deze persoon aan bepaalde minimumfuncties voldoen. Bijvoorbeeld het versturen van kennisgevingen, het onderhouden van de communicatie met de klager en het doorsturen van de relevante informatie naar het Openbaar Ministerie.

Het bedrijf kan ervoor kiezen om een collegiale entiteit aan te wijzen om het klachtenkanaal te beheren. Het moet een werknemer kiezen om de communicatie met deze entiteit te beheren en te verwerken, in overeenstemming met de tweede alinea van artikel 8.

Toegankelijkheid: Het (de) klokkenluiderskanaal(en) moet(en) volledig toegankelijk zijn voor alle werknemers, ongeacht of ze op kantoor of thuis werken. Alle werknemers moeten hetzelfde recht hebben om onregelmatigheden binnen het bedrijf aan te klagen.

Welke andere eisen worden gesteld aan het klokkenluiderskanaal?

Communicatie: Het bedrijf moet duidelijk communiceren naar de werknemers over de implementatie van een klokkenluidersregeling. Ze moeten de procedure en de gegarandeerde veiligheid bekendmaken aan de werknemers die dit systeem willen gebruiken.

Vertrouwelijkheid en veiligheid: De vertrouwelijkheid en bescherming van de klager moet te allen tijde worden gewaarborgd. Dit geldt zowel op het moment van de klacht als tijdens de verwerking en in alle communicatie met de bevoegde instanties of autoriteiten. Alle gegevens en informatie die door de klager worden verstrekt, moeten veilig worden opgeslagen en te allen tijde vertrouwelijk worden behandeld.

Er moet worden opgemerkt dat de dochterondernemingen van multinationale groepen met commerciële activiteiten in Spanje ook verplicht zijn om te voldoen aan de mandaten die worden opgelegd door de eerste paragraaf van artikel 10 van de bovengenoemde wet.

Meer dan één klokkenluiderskanaal wordt aanbevolen

Het wordt aanbevolen dat alle geïnteresseerde bedrijven meer dan één klokkenluiderskanaal inschakelen. Zo kunnen werknemers onregelmatigheden melden. Ze kunnen dit schriftelijk of mondeling doen en het meest geschikte model van het systeem identificeren, afhankelijk van de omstandigheden van elk bedrijf.

Het bedrijf kan ervoor kiezen om een collegiale entiteit aan te wijzen om het klachtenkanaal te beheren. Het moet echter een werknemer kiezen om de communicatie met deze entiteit te beheren en te verwerken, in overeenstemming met de tweede alinea van artikel 8.

Lees meer op onze blog: