Entidades privadas no obligadas a implementar el canal de denuncias: requisitos mínimos

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, conocida como ‘Ley Whistleblowing’, establece en el primer apartado de su artículo 10 cuáles son las entidades del sector privado obligadas a implementar un sistema interno de información (empresas con 50 o más trabajadores, partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales, entre otros).

Por otra parte, el segundo apartado de este mismo artículo informa que aquellas empresas que no estén vinculadas por la obligación impuesta en el apartado primero del artículo 10, podrán establecer su propio sistema de información, siempre y cuando cumplan con lo establecido por la ley.
Para estas empresas existe un amplio abanico de formatos a la hora de implementar sus canales de denuncias: plataforma web, por correo, por teléfono, buzón, o incluso a través de una persona elegida para gestionar esta clase de denuncias. Todas ellas, sin embargo, deberán cumplir con unos requisitos mínimos, exigidos por ley:

¿Cuáles son los requisitos del canal de denuncias?

Información: Se ha de definir claramente el procedimiento del canal. Establecer la persona encargada de gestionar las denuncias y los pasos que se seguirán en cada uno de los procedimientos de denuncia por medio de un protocolo.

Se recomienda a todas las empresas interesadas que habiliten más de un canal de denuncias, para que los trabajadores puedan denunciar las irregularidades de manera escrita o verbal, identificando el modelo más adecuado del sistema dependiendo de las circunstancias de cada compañía.
En cualquier caso, si la empresa opta por designar un gestor (o gestores) interno del sistema de denuncias, tanto su nombramiento como su cese habrá de notificarse a la Autoridad Independiente de Protección de los Denunciantes. Además, esta persona habrá de cumplir con unas funciones mínimas, tales como el envío de notificaciones, mantenimiento de las comunicaciones con el denunciante, y la transmisión de la información pertinente al Ministerio Fiscal, en caso de lo que se haya denunciado sea motivo de denuncia, entre otras labores.

La empresa puede optar por designar un órgano colegiado para gestionar el canal de denuncias, si bien, tiene que elegir a un empleado encargado de gestionar y tramitar las comunicaciones con este órgano, de acuerdo con el segundo apartado del artículo 8.

Accesibilidad: El canal, o canales, de denuncia han de ser completamente accesibles para cualquier trabajador, independientemente si trabajan en oficina o desde sus hogares. Todos los trabajadores han de disfrutar del mismo de derecho para poder denunciar irregularidades ocurridas dentro de la empresa.

¿Qué otros requisitos del canal de denuncias se imponen?

Comunicación: La empresa ha de comunicar con claridad a los empleados la habilitación de un canal de denuncias, dejando constar el procedimiento y la seguridad que garantizará a aquellos empleados que quieran servirse de dicho sistema.

Confidencialidad y seguridad: La confidencialidad y la protección del denunciante ha de estar garantizada en todo momento: en el momento de la denuncia, así como durante la tramitación y en toda comunicación con los órganos u autoridades competentes. Todos los datos e información suministrada por el denunciante tiene que estar guardada de manera segura y manteniendo en todo momento la confidencialidad.

Se recomienda más de un canal de denuncias

Cabe puntualizar que las filiales de los grupos multinacionales con actividad comercial en España también están obligadas a cumplir con los mandatos impuestos por el primer apartado del artículo 10 de la mencionada ley.

Se recomienda a todas las empresas interesadas que habiliten más de un canal de denuncias, para que los trabajadores puedan denunciar las irregularidades de manera escrita o verbal, identificando el modelo más adecuado del sistema dependiendo de las circunstancias de cada compañía.

En cualquier caso, si la empresa opta por designar un gestor (o gestores) interno del sistema de denuncias, tanto su nombramiento como su cese habrá de notificarse a la Autoridad Independiente de Protección de los Denunciantes. Además, esta persona habrá de cumplir con unas funciones mínimas, tales como el envío de notificaciones, mantenimiento de las comunicaciones con el denunciante, y la transmisión de la información pertinente al Ministerio Fiscal, en caso de lo que se haya denunciado sea motivo de denuncia, entre otras labores.

La empresa puede optar por designar un órgano colegiado para gestionar el canal de denuncias, si bien, tiene que elegir a un empleado encargado de gestionar y tramitar las comunicaciones con este órgano, de acuerdo con el segundo apartado del artículo 8.

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