Enti privati non obbligati a implementare il canale whistleblower: requisiti minimi

La legge 2/2023, del 20 febbraio, che regola la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione, nota come “legge sul whistleblowing“, stabilisce nella prima sezione dell’articolo 10 quali entità del settore privato sono obbligate a implementare un sistema di segnalazione interna (aziende con 50 o più dipendenti, partiti politici, sindacati, organizzazioni imprenditoriali, tra gli altri).

D’altra parte, il secondo comma dello stesso articolo stabilisce che le società che non sono vincolate dall’obbligo imposto dal primo comma dell’articolo 10 possono istituire un proprio sistema informativo, a condizione che rispettino le disposizioni di legge.
Per queste aziende c’è un’ampia gamma di formati per implementare i loro canali di segnalazione: piattaforma web, per posta, per telefono, casella postale, o anche attraverso una persona scelta per gestire questo tipo di segnalazioni. Tutti, tuttavia, devono rispettare alcuni requisiti minimi previsti dalla legge:

Quali sono i requisiti del canale degli informatori?

Informazioni: la procedura del canale deve essere chiaramente definita. Stabilire la persona responsabile della gestione dei reclami e le fasi da seguire in ciascuna procedura di reclamo mediante un protocollo.

A tutte le aziende interessate si raccomanda di istituire più di un canale di whistleblowing, in modo che i lavoratori possano segnalare le irregolarità per iscritto o verbalmente, individuando il modello di sistema più appropriato a seconda delle circostanze di ciascuna azienda.
In ogni caso, se l’azienda sceglie di nominare uno o più responsabili interni del whistleblowing, la loro nomina e la loro revoca devono essere notificate all’Autorità indipendente per la protezione degli informatori. Inoltre, questa persona dovrà svolgere alcune funzioni minime, come l’invio di notifiche, il mantenimento delle comunicazioni con il denunciante e la trasmissione delle informazioni pertinenti alla Procura della Repubblica, nel caso in cui ciò che è stato segnalato sia oggetto di una denuncia, tra gli altri compiti.

L’azienda può scegliere di designare un organo collegiale per la gestione del canale dei reclami, ma deve scegliere un dipendente per la gestione e l’elaborazione delle comunicazioni con tale organo, in conformità con il secondo comma dell’articolo 8.

Accessibilità: i canali di segnalazione devono essere pienamente accessibili a qualsiasi lavoratore, indipendentemente dal fatto che lavori in ufficio o da casa. Tutti i lavoratori dovrebbero avere lo stesso diritto di segnalare le irregolarità all’interno dell’azienda.

Quali altri requisiti per il canale degli informatori sono imposti?

Comunicazione: L’azienda deve comunicare chiaramente ai dipendenti che è stato istituito un canale per le segnalazioni, indicando la procedura e la sicurezza che garantirà ai dipendenti che desiderano avvalersi del sistema.

Riservatezza e sicurezza: la riservatezza e la protezione del reclamante devono essere garantite in ogni momento: al momento del reclamo, così come durante il trattamento e in ogni comunicazione con gli organi o le autorità competenti. Tutti i dati e le informazioni fornite dal whistleblower devono essere mantenuti sicuri e riservati in ogni momento.

Si consiglia più di un canale di segnalazione

Si noti che anche le filiali di gruppi multinazionali con attività commerciale in Spagna sono tenute a rispettare i mandati imposti dalla prima sezione dell’articolo 10 della legge citata.

A tutte le aziende interessate si raccomanda di istituire più di un canale di whistleblowing, in modo che i lavoratori possano segnalare le irregolarità per iscritto o verbalmente, individuando il modello di sistema più appropriato a seconda delle circostanze di ciascuna azienda.

In ogni caso, se l’azienda sceglie di nominare uno o più responsabili interni per il whistleblowing, la loro nomina e la loro revoca devono essere notificate all’Autorità indipendente per la protezione degli informatori. Inoltre, questa persona dovrà svolgere alcune funzioni minime, come l’invio di notifiche, il mantenimento delle comunicazioni con il denunciante e la trasmissione delle informazioni pertinenti alla Procura della Repubblica, nel caso in cui ciò che è stato segnalato sia oggetto di una denuncia, tra gli altri compiti.

L’azienda può scegliere di designare un organo collegiale per la gestione del canale dei reclami, ma deve scegliere un dipendente per la gestione e l’elaborazione delle comunicazioni con tale organo, in conformità con il secondo comma dell’articolo 8.

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