Private Einrichtungen sind nicht verpflichtet, den Whistleblowing-Kanal einzurichten: Mindestanforderungen

Das Gesetz 2/2023 vom 20. Februar über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen Rechtsvorschriften melden, und die Korruptionsbekämpfung, das so genannte „Whistleblowing-Gesetz„, legt im ersten Abschnitt von Artikel 10 fest, welche Einrichtungen des privaten Sektors verpflichtet sind, ein internes Meldesystem einzurichten (u.a. Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten, politische Parteien, Gewerkschaften, Wirtschaftsverbände).

Andererseits besagt der zweite Absatz desselben Artikels, dass die Unternehmen, die nicht durch die in Artikel 10 Absatz 1 auferlegte Verpflichtung gebunden sind, ihr eigenes Informationssystem einrichten können, sofern sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.
Für diese Unternehmen gibt es eine breite Palette von Formaten, um ihre Berichtswege zu implementieren: Web-Plattform, per Post, per Telefon, Mailbox oder sogar durch eine Person, die für diese Art von Berichten ausgewählt wurde. Sie alle müssen jedoch bestimmte Mindestanforderungen erfüllen, die gesetzlich vorgeschrieben sind:

Was sind die Anforderungen an den Whistleblower-Kanal?

Information: Das Kanalverfahren muss klar definiert sein. Legen Sie in einem Protokoll fest, wer für die Bearbeitung von Beschwerden zuständig ist und welche Schritte bei den einzelnen Beschwerdeverfahren zu befolgen sind.

Allen interessierten Unternehmen wird empfohlen, mehr als einen Kanal für die Meldung von Unregelmäßigkeiten einzurichten, so dass die Arbeitnehmer Unregelmäßigkeiten schriftlich oder mündlich melden können, wobei das am besten geeignete Modell des Systems je nach den Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens zu bestimmen ist.
Entscheidet sich das Unternehmen für die Ernennung eines internen Whistleblowing-Managers (oder mehrerer Manager), muss die Unabhängige Stelle zum Schutz von Hinweisgebern in jedem Fall über deren Ernennung und Abberufung informiert werden. Darüber hinaus hat diese Person bestimmte Mindestaufgaben zu erfüllen, wie z. B. die Versendung von Mitteilungen, die Aufrechterhaltung der Kommunikation mit dem Beschwerdeführer und die Übermittlung der entsprechenden Informationen an die Staatsanwaltschaft, falls der gemeldete Sachverhalt Gegenstand einer Klage ist.

Das Unternehmen kann eine kollegiale Einrichtung für die Verwaltung des Beschwerdekanals benennen, muss aber gemäß Artikel 8 Absatz 2 einen Mitarbeiter für die Verwaltung und Bearbeitung der Kommunikation mit dieser Einrichtung bestimmen.

Zugänglichkeit: Der/die Meldekanal(e) muss/ müssen für jeden Arbeitnehmer vollständig zugänglich sein, unabhängig davon, ob er im Büro oder von zu Hause aus arbeitet. Alle Arbeitnehmer sollten das gleiche Recht haben, Unregelmäßigkeiten innerhalb des Unternehmens zu melden.

Welche weiteren Anforderungen an Whistleblower-Kanäle gelten?

Kommunikation: Das Unternehmen sollte den Mitarbeitern klar mitteilen, dass ein Kanal für die Meldung von Missständen eingerichtet wurde, und ihnen das Verfahren und die Sicherheit mitteilen, die es denjenigen Mitarbeitern garantiert, die das System nutzen möchten.

Vertraulichkeit und Sicherheit: Die Vertraulichkeit und der Schutz des Beschwerdeführers müssen zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein: bei der Einreichung der Beschwerde, bei der Bearbeitung und bei der Kommunikation mit den zuständigen Stellen oder Behörden. Alle Daten und Informationen, die der Hinweisgeber zur Verfügung stellt, müssen zu jeder Zeit sicher und vertraulich behandelt werden.

Es sei darauf hingewiesen, dass die Tochtergesellschaften multinationaler Konzerne, die in Spanien geschäftlich tätig sind, ebenfalls verpflichtet sind, die im ersten Abschnitt von Artikel 10 des oben genannten Gesetzes auferlegten Verpflichtungen zu erfüllen.

Es wird empfohlen, mehr als einen Whistleblower-Kanal zu verwenden

Allen interessierten Unternehmen wird empfohlen, mehr als einen Kanal für die Meldung von Unregelmäßigkeiten einzurichten, so dass die Arbeitnehmer Unregelmäßigkeiten schriftlich oder mündlich melden können, wobei das am besten geeignete Modell des Systems je nach den Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens zu bestimmen ist.

Entscheidet sich das Unternehmen für die Ernennung eines internen Whistleblowing-Managers (oder mehrerer Manager), muss die Unabhängige Stelle zum Schutz von Hinweisgebern in jedem Fall über deren Ernennung und Abberufung informiert werden. Darüber hinaus hat diese Person bestimmte Mindestaufgaben zu erfüllen, wie z. B. die Versendung von Mitteilungen, die Aufrechterhaltung der Kommunikation mit dem Beschwerdeführer und die Übermittlung der entsprechenden Informationen an die Staatsanwaltschaft, falls der gemeldete Sachverhalt Gegenstand einer Klage ist.

Das Unternehmen kann eine kollegiale Einrichtung für die Verwaltung des Beschwerdekanals benennen, muss aber gemäß Artikel 8 Absatz 2 einen Mitarbeiter für die Verwaltung und Bearbeitung der Kommunikation mit dieser Einrichtung bestimmen.

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