Trusty Free Whistleblower Software
Wewnętrzny proces whistleblowingu w firmie jest kluczowym mechanizmem identyfikacji i reagowania na niewłaściwe postępowanie, oszustwa lub naruszenia etyczne. Przepisy dotyczące whistleblowingu określają jasne wytyczne dotyczące sposobu, w jaki organizacje powinny radzić sobie ze zgłaszaniem nieprawidłowości, a w tych ramach kierownicy wyższego szczebla i dyrektorzy odgrywają kluczową rolę w badaniu tych zarzutów.
Poniżej omawiamy cechy, którymi powinien kierować się każdy menedżer wyższego szczebla w firmie w przypadku pojawienia się wewnętrznego zarzutu whistleblowingu:
Zaangażowanie i odpowiedzialność
Kierownicy wyższego szczebla i dyrektorzy są odpowiedzialni za prowadzenie i nadzorowanie dochodzeń w sprawie wewnętrznych zgłoszeń nieprawidłowości w firmie, zapewniając, że są one prowadzone w sposób bezstronny i przejrzysty. Ich zaangażowanie w etykę i uczciwość staje się jeszcze ważniejsze w tym procesie, ponieważ nadają ton na szczycie i modelują oczekiwane zachowanie dla reszty organizacji.
Szacunek dla procesu dochodzenia
Europejska dyrektywa w sprawie whistleblowingu podkreśla znaczenie ustrukturyzowanego i skutecznego procesu badania wewnętrznych zgłoszeń nieprawidłowości. Kierownicy wyższego szczebla i dyrektorzy powinni zapewnić wdrożenie jasnych procedur przyjmowania, oceny i rozpatrywania skarg w sposób poufny. Wiąże się to z utworzeniem kompetentnego zespołu dochodzeniowego i odpowiednią alokacją zasobów (na przykład w celu sfinansowania specjalnych platform do zarządzania kanałem zgłaszania nieprawidłowości).
Ochrona sygnalistów
Jedną z kluczowych kwestii jest ochrona sygnalistów. Kierownicy wyższego szczebla i dyrektorzy powinni zapewnić, że istnieją środki mające na celu ochronę sygnalistów, unikanie działań odwetowych i zapewnienie im anonimowości, gdy tylko jest to możliwe. Stworzenie bezpiecznego środowiska do informowania o nieprawidłowościach ma zasadnicze znaczenie dla wspierania przejrzystości i odpowiedzialności.
Współpraca z właściwymi organami
W przypadkach wymagających interwencji organów zewnętrznych, kierownictwo wyższego szczebla powinno w pełni z nimi współpracować. Europejskie przepisy dotyczące informowania o nieprawidłowościach zdecydowanie określają potrzebę współpracy z właściwymi organami, zapewniając, że istotne informacje są udostępniane w sposób terminowy i kompletny oraz że informacje te nie zdołają wyciec zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.
Przejrzysta komunikacja
Przejrzysta komunikacja jest niezbędna w całym procesie dochodzenia. Kierownicy wyższego szczebla i dyrektorzy powinni informować odpowiednie zainteresowane strony o postępach w dochodzeniu bez narażania jego integralności. Skuteczna komunikacja przyczynia się do utrzymania zaufania zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego oraz pokazuje zaangażowanie firmy w odpowiedzialność.
Wdrożenie środków odpowiednich dla danego przypadku
Po zakończeniu dochodzenia kierownicy wyższego szczebla i dyrektorzy powinni podjąć skuteczne działania naprawcze. Może to obejmować sankcje dyscyplinarne, zmiany w polityce wewnętrznej, a nawet dostosowanie kultury organizacyjnej. Rozporządzenie w sprawie informowania o nieprawidłowościach podkreśla potrzebę działania w sposób proporcjonalny i sprawiedliwy, z uwzględnieniem konkretnych okoliczności każdego przypadku.
Wewnętrzna kultura zgodności
Kierownictwo wyższego szczebla jest odpowiedzialne za kultywowanie kultury zgodności w firmie. Wiąże się to z wdrażaniem programów szkoleniowych, okresowym przeglądem polityk i promowaniem wartości etycznych. Silna kultura zgodności nie tylko zapobiega niewłaściwym zachowaniom, ale także wzmacnia odporność organizacji na potencjalne wyzwania etyczne.