Les entités privées ne sont pas obligées de mettre en place le canal de signalement : exigences minimales

La loi 2/2023, du 20 février, régissant la protection des personnes qui signalement des violations de la réglementation et la lutte contre la corruption, connue sous le nom de « loi sur la signalement« , établit dans la première section de l’article 10 quelles entités du secteur privé sont obligées de mettre en œuvre un système de signalement interne (entreprises comptant 50 employés ou plus, partis politiques, syndicats, organisations d’entreprises, entre autres).

D’autre part, le deuxième paragraphe du même article stipule que les entreprises qui ne sont pas liées par l’obligation imposée au premier paragraphe de l’article 10 peuvent établir leur propre système d’information, pour autant qu’elles respectent les dispositions de la loi.

Pour ces entreprises, il existe un large éventail de formats pour la mise en œuvre de leurs le canal de signalement : plateforme web, par courrier, téléphone, boîte aux lettres, ou même par l’intermédiaire d’une personne choisie pour gérer ce type de signalement. Tous doivent cependant respecter certaines exigences minimales, imposées par la loi :

Quelles sont les exigences du canal de signalement ?

Information: La procédure de traitement des plaintes doit être clairement définie. Déterminez la personne chargée de traiter les plaintes et les étapes à suivre dans chacune des procédures de plainte au moyen d’un protocole.

Il est recommandé à toutes les entreprises intéressées de mettre en place plusieurs canal de signalement, afin que les travailleurs puissent signaler des irrégularités par écrit ou oralement, en identifiant le modèle de système le plus approprié en fonction des circonstances propres à chaque entreprise.

En tout état de cause, si l’entreprise choisit de nommer un (ou plusieurs) responsable(s) interne(s) de la dénonciation, l’Autorité indépendante pour la protection des dénonciateurs doit être informée de sa (leur) nomination et de sa (leur) révocation. En outre, cette personne devra remplir certaines fonctions minimales, telles que l’envoi de notifications, le maintien de la communication avec le plaignant et la transmission des informations pertinentes au ministère public, dans le cas où ce qui a été signalé fait l’objet d’une plainte, entre autres tâches.

L’entreprise peut choisir de désigner un organe collégial pour gérer le canal de signalement, mais elle doit choisir un employé pour gérer et traiter les communications avec cet organe, conformément au deuxième paragraphe de l’article 8.

Accessibilité: le(s) canal(aux) de signalement doit(vent) être pleinement accessible(s) à tout travailleur, qu’il(s) travaille(nt) au bureau ou à domicile. Tous les travailleurs doivent avoir le même droit de signaler des irrégularités au sein de l’entreprise.

Quelles autres exigences en matière  ?

Communication: L’entreprise doit communiquer clairement aux employés qu’un canal de signalement a été mis en place, en précisant la procédure et la sécurité qu’elle garantira aux employés qui souhaitent utiliser le système.

Confidentialité et sécurité : la confidentialité et la protection du plaignant doivent être garanties à tout moment : au moment du dépôt de la plainte, ainsi que pendant le traitement et dans toute communication avec les organes ou autorités compétents. Toutes les données et informations fournies par le dénonciateur doivent être conservées de manière sûre et confidentielle à tout moment.

Il est recommandé d’utiliser plusieurs canal de signalement

Il convient de noter que les filiales de groupes multinationaux ayant une activité commerciale en Espagne sont également tenues de respecter les mandats imposés par la première section de l’article 10 de la loi susmentionnée.

Il est recommandé à toutes les entreprises intéressées de mettre en place plusieurs canaux de dénonciation, afin que les travailleurs puissent signaler des irrégularités par écrit ou oralement, en identifiant le modèle de système le plus approprié en fonction des circonstances de chaque entreprise.

En tout état de cause, si l’entreprise choisit de nommer un (ou plusieurs) responsable(s) interne(s) de la dénonciation, l’Autorité indépendante pour la protection des dénonciateurs doit être informée de sa (leur) nomination et de sa (leur) révocation. En outre, cette personne devra remplir certaines fonctions minimales, telles que l’envoi de notifications, le maintien de la communication avec le plaignant et la transmission des informations pertinentes au ministère public, dans le cas où ce qui a été signalé fait l’objet d’une plainte, entre autres tâches.

L’entreprise peut choisir de désigner un organe collégial pour gérer le canal de réclamation, mais elle doit choisir un employé pour gérer et traiter les communications avec cet organe, conformément au deuxième paragraphe de l’article 8.

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