La Ley española de denuncia de irregularidades obliga a las empresas a contar con un canal interno de denuncias en caso de que se produzca un acto ilícito dentro de las instalaciones de la empresa.
¿Por qué un Gestor del Sistema de Denuncias?
El artículo 8 de la Ley de denuncia de irregularidades exige el nombramiento de un Responsable del sistema. En adelante para el canal de denuncia, que puede ser una persona física o un órgano colegiado. En segundo lugar, la empresa debe designar a uno de sus empleados para que se encargue de gestionar y tramitar las comunicaciones. Ante el órgano colegiado en caso de que se registre una denuncia.
La Ley de Denuncias aclara que, en el caso de una empresa del sector privado, el Responsable del Sistema. Igualmente, lo será una persona física o la entidad en la que la entidad colegiada responsable haya delegado sus funciones.
Por otro lado, en el caso de los grupos de empresas, la ley establece normas sobre los Gestores del Sistema. En concreto, puede ser una persona para todo el grupo de empresas o una persona para cada empresa del grupo.
Nombramiento del responsable del sistema de denuncia de irregularidades
Este Gestor de Sistemas debe actuar libremente y sin recibir presiones ni mandatos de ningún colega de su empresa. Si un grupo de empresas cuenta con varios Gestores del Sistema, éstos podrán enviarse entre sí información relevante con total libertad, para el correcto funcionamiento de la tramitación de las reclamaciones, siempre que respeten la privacidad de sus comunicaciones.
Es importante recordar que los nombramientos y ceses de los Gestores del Sistema deben notificarse a la Autoridad Independiente de Protección de los Denunciantes o, en su caso, a las autoridades y demás órganos de las regiones, justificando las razones del nombramiento o cese.
En aquellas entidades u organismos en los que un responsable de la función de cumplimiento normativo cumplimiento normativo o de la gestión de las políticas de integridad ya haya sido designado, este empleado podrá ser nombrado Responsable del Sistema, si cumple los requisitos establecidos en la Ley de Denuncias.
Funciones del responsable del sistema de denuncia de irregularidades
De este modo, esta persona deberá cumplir determinadas obligaciones, especialmente cuando se tramite una denuncia interna:
- Enviar una notificación de recepción de la comunicación al denunciante, en el plazo exigido por la ley.
- Respuesta a las diligencias de investigación.
- Mantener la confidencialidad del denunciante en todo momento, incluso con respecto a los órganos de dirección de la empresa.
- Mantener la comunicación con el denunciante en caso de que se requiera más información sobre los hechos de la denuncia.
- Informe al denunciante de sus derechos y de las acciones que puede emprender para proteger sus derechos dentro de la empresa.
- Mantener siempre el respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
- Transmitir inmediatamente toda la información pertinente al Ministerio Fiscal cuando los hechos puedan ser indicativos de una acusación penal. Si los hechos afectan a los intereses financieros de la Unión Europea, el asunto se remitirá a la Fiscalía Europea.
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