Kan een bedrijf weigeren een klokkenluidersklacht te behandelen bij gebrek aan bewijs en informatie van de klokkenluider?

Het antwoord op deze vraag hangt af van verschillende factoren en aspecten.

Bijvoorbeeld de wetgeving die momenteel van kracht is in elk Europees land en het eigen interne beleid van elk bedrijf.

In veel landen is de klokkenluiderswetgeving overgenomen van de EU-richtlijn. De bedoeling is om klokkenluiders te beschermen. Samen met het bevorderen van een meer ethische en transparante omgeving binnen de organisaties. Het belangrijkste doel van deze nieuwe wetgeving is om werknemers aan te moedigen illegale activiteiten in de bedrijfsomgeving te melden. Dat wil zeggen, zonder angst om door andere collega’s te worden ontmaskerd. Deze wetten stellen duidelijke procedures vast voor klokkenluiden en de bescherming van klokkenluiders.

Het gebrek aan voldoende bewijs of informatie vormt echter een uitdaging in het beheer van het klokkenluiderskanaal. Een werknemer kan intern rapporteren op basis van legitieme vermoedens of zorgen. Maar zonder de verplichting om concreet bewijs te leveren. Bedrijven die met dit scenario worden geconfronteerd, kunnen voor de beslissing komen te staan om een dergelijk rapport al dan niet te onderzoeken.

In veel gevallen bepalen klokkenluiderswetten dat bedrijven alle klachten moeten onderzoeken. Dit is ongeacht de diepte van de gateway die door de klokkenluider is goedgekeurd. Dit zorgt ervoor dat geen enkele illegale handeling ononderzocht blijft bij gebrek aan solide bewijs. Het doel van deze wetgeving is om een omgeving te creëren waarin werknemers aangifte kunnen doen zonder bang te hoeven zijn dat hun klacht wordt afgewezen als ze in eerste instantie geen sterk bewijs leveren.

Dit betekent niet dat er geen situaties zijn waarin het bedrijf de uitvoerbaarheid van een onderzoek in twijfel trekt vanwege een gebrek aan bewijs of informatie. Dit kunnen anonieme beschuldigingen zijn zonder voldoende details, vage beschuldigingen of beschuldigingen zonder goede gronden. In deze situaties moeten bedrijven overwegen of de informatie in de klacht voldoende is om een intern onderzoek in te stellen of zelfs actie te ondernemen door een derde partij (een bevoegde autoriteit of een rechtbank).

Wat als het bedrijf weigert de klokkenluidersklacht te behandelen?

Als een bedrijf weigert een klacht in behandeling te nemen zonder motivatie of relevante rechtvaardiging, kan het zichzelf blootstellen aan juridische risico’s, waaronder sancties. Daarom moeten bedrijven duidelijke beleidsregels en procedures hebben om dergelijke situaties te beheersen. En dat ze vereisten opstellen voor de validatie van interne klokkenluidersklachten, in overeenstemming met de wet.

Om klokkenluiders aan te moedigen alle informatie te verstrekken die nodig is om een gegronde melding te doen, is het van vitaal belang dat bedrijven vertrouwelijkheid en anonimiteit garanderen in alle stadia van het interne klokkenluidersproces.

Gebrek aan bewijs mag geen reden zijn om een rapport af te wijzen zonder voldoende rechtvaardiging. Bedrijven moeten echter weloverwogen beslissingen nemen en de bestaande wetgeving naleven om klokkenluiders te beschermen en de integriteit van hun interne processen te waarborgen.

Lees meer op onze blog: