Ponieważ państwa członkowskie spieszą się z uchwaleniem przepisów dotyczących informowania o nieprawidłowościach zgodnie z najnowszymi regulacjami UE, jedna grupa ma do czynienia z ukrytym, zróżnicowanym wpływem – MŚP płacą wysokie koszty abonamentu za cyfrowe infolinie dla osób zgłaszających nieprawidłowości.
Trisha Cole (napisano w języku angielskim, przetłumaczono maszynowo)
Co kryje się za najnowszymi przepisami UE dotyczącymi informowania o nieprawidłowościach?
Jako specjaliści ds. zgodności jesteśmy przekonani o potrzebie wprowadzenia przepisów chroniących sygnalistów. Oprócz tego, co widzieliśmy i słyszeliśmy z własnego doświadczenia zawodowego, byliśmy tak samo zszokowani jak opinia publiczna, gdy skandale takie jak Wirecard i Uniwersytet Duke’a wyszło na jaw. Kto wie, jak długo te schematy pozostałyby niewykryte, gdyby nie sygnaliści gotowi do działania?
Aby walczyć z podobnymi oszustwami i tuszowaniem ich przez korporacje, Unia Europejska i kilka krajów członkowskich zaczęły wprowadzać przepisy mające na celu wspieranie sygnalistów. Organizacje zatrudniające ponad 50 pracowników i gminy powyżej 10 000 mieszkańców są zobowiązane do ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości zgodnie z wymogami ustawowymi. Więcej szczegółów na temat przepisów można znaleźć w naszym blog tutaj.
Za tymi przepisami kryje się założenie, że jasne procedury zgłaszania i zabezpieczenia ułatwiają sygnalistom zgłaszanie się. Jeśli więcej sygnalistów chce się zgłosić, można powstrzymać więcej działań przestępczych lub zaniedbań. Z naszego doświadczenia wynika, że istnieje szereg czynników, które powstrzymują sygnalistów przed zgłaszaniem się. Niektóre z nich odnoszą się do braku jasnych procedur zgłaszania, ale inne wynikają z elementów społecznych lub zawodowych, które nie są łatwe do uwzględnienia w przepisach. Presja rówieśników i/lub strach przed odwetem to dwa takie przykłady.
Tak więc, chociaż przepisy te, miejmy nadzieję, zachęcą do częstszego (i wcześniejszego) zgłaszania, nie są one magicznym lekarstwem na korupcję, którego wielu sobie życzy. Nielegalna działalność niestety wciąż ma wiele okazji do rozwoju. Mając to na uwadze, przechodzimy do rozważenia dodatkowych skutków dyrektywy UE w sprawie informowania o nieprawidłowościach. Jedna grupa w szczególności stoi w obliczu nowego obciążenia, ponieważ wdraża wymagane procedury informowania o nieprawidłowościach na własny koszt.
Niezamierzony koszt przepisów dotyczących informowania o nieprawidłowościach:
Funkcje platformy Whistleblowing
W porównaniu z tradycyjnymi rozwiązaniami, oprogramowanie do whistleblowingu to Google Maps kontra rozkładany atlas. Platformy cyfrowe są inteligentne i znacznie ułatwiają zarządzanie sprawami. Całym procesem można zarządzać za pośrednictwem jednego portalu, który pozwala sygnaliście zachować anonimowość i dokonać zgłoszenia z dowolnego miejsca na świecie.
Te cechy sprawiają, że cyfrowe platformy whistleblowingowe są bardziej wydajne i przyjemniejsze w użyciu niż tradycyjne metody whistleblowingu. Dotyczy to zarówno osoby zgłaszającej, jak i organizacji. Ponieważ Trusty jest internetowym portalem whistleblowingowym, nasza wiara w wartość tych systemów jest oczywista.
Cyfrowe platformy whistleblowingowe
Wadą cyfrowych platform whistleblowingowych jest jednak to, że większość z nich jest droga. Duże organizacje mogą płacić tysiące euro miesięcznie za integrację oprogramowania z ich bezpieczną siecią. Im większa organizacja, tym większa liczba zgłoszeń i zaangażowanych osób. Pomimo tych wysokich kosztów, nawet największe organizacje mogą oczekiwać rocznie około 10 raportów na tysiąc pracowników. To dość wysoki koszt w przeliczeniu na raport!
Z drugiej strony, małe i średnie organizacje, mogą w ogóle nie otrzymywać zgłoszeń o nieprawidłowościach. Mimo to niektóre firmy oferujące oprogramowanie do whistleblowingu pobierają od MŚP ponad 300 euro za miesięczną subskrypcję oprogramowania. W przypadku firmy zatrudniającej 250 pracowników jest to ponad 1 EUR na pracownika miesięcznie. Dla oprogramowania, z którego rzadko będą korzystać, ponieważ i tak nie są zaangażowani w wykroczenia.
Jako specjaliści ds. prawnych i zgodności z przepisami nie podobało nam się to. Dlaczego firmy miałyby płacić za oprogramowanie, z którego rzadko będą korzystać? Zwłaszcza, gdy powstrzymywanie się od działań podlegających zgłoszeniu jest zachowaniem, które chcemy nagradzać? Do czasu wprowadzenia Trusty, małe i średnie przedsiębiorstwa stawały przed wyborem: albo tracić tysiące euro rocznie ze swoich działów, albo zadowolić się darmowym, ale ryzykownym narzędziem, takim jak poczta elektroniczna.
Bezpłatna platforma do zgłaszania nieprawidłowości Trusty
Whistleblowing jest służbą publiczną i sygnalistom należy zapewnić wszelką możliwą ochronę. Musimy jednak uważać, aby ochrona ta nie wyrządziła pośredniej szkody organizacjom, które nie popełniły żadnych wykroczeń.
Właśnie dlatego stworzyliśmy Trusty jako bezpłatną platformę whistleblowingową, dostępną dla każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości. Trusty jest zgodne z przepisami i bezpieczne, z funkcjami przydatnymi zarówno dla osoby zgłaszającej, jak i organizacji. W ramach portalu internetowego osoba zgłaszająca może zachować anonimowość, jeśli jest to pożądane, a ponadto nie musi być zalogowana do firmowego intranetu, aby zgłosić wykroczenia. Organizacje mogą przeglądać raporty i odpowiadać na nie na jednej wygodnej platformie, dostępnej również z dowolnego miejsca. Powiadomienia gwarantują, że firma nie zostanie ukarana grzywną za niedotrzymanie terminów odpowiedzi.
Nasz plan Trusty Free obejmuje nieograniczoną przestrzeń dyskową i dwa konta użytkowników, co jest więcej niż wystarczające do obsługi spraw dla MŚP. Nasz pakiet Trusty+ kosztuje 49 € miesięcznie i oferuje funkcje odpowiednie dla większych organizacji działających w wielu krajach.
Dlaczego uczyniliśmy Trusty darmowym, gdy inne firmy programistyczne wpadły w gorączkę złota?
Po pierwsze, znaleźliśmy sprytny sposób na oferowanie oprogramowania do whistleblowingu za ułamek kosztów, hostując portal internetowy Trusty na bezpiecznym serwerze innej firmy w Niemczech, łącząc najnowocześniejsze cyberbezpieczeństwo z rozsądną efektywnością kosztową.
Po drugie i najbardziej motywujące jest to, że chcemy, aby ta podstawowa usługa publiczna była dostępna i wygodna dla każdej organizacji. Chcemy zachęcać do przestrzegania przepisów, a nie je utrudniać!
Jeśli Twoja organizacja już płaci za oprogramowanie do whistleblowingu, chętnie pomożemy Ci w zmianie! Trusty jest niewiarygodnie łatwy w konfiguracji – wystarczy skopiować i wkleić link na swojej stronie internetowej, to wszystko!