Terwijl lidstaten zich haasten om klokkenluiderswetten aan te nemen in overeenstemming met recente EU-regelgeving, wordt één groep geconfronteerd met een verborgen ongelijke impact – KMO’s betalen hoge abonnementskosten voor digitale klokkenluidershotlines.
Trisha Cole (geschreven in het Engels, machine vertaald)
Wat zit er achter de recente klokkenluiderswetten van de EU?
Als compliance professionals zijn wij overtuigd van de noodzaak van wetten ter bescherming van klokkenluiders. Afgezien van wat we hebben gezien en gehoord in onze eigen professionele ervaring, waren we net zo geschokt als het grote publiek toen schandalen zoals Wirecard en Duke Universiteit aan het licht kwam. Wie weet hoe lang deze zwendelpraktijken onopgemerkt zouden zijn gebleven als er geen klokkenluiders waren geweest?
Om soortgelijke fraude en bedrijfsdoofpotten tegen te gaan, zijn de Europese Unie en verschillende lidstaten begonnen met het invoeren van wetgeving gericht op het ondersteunen van klokkenluiders. Organisaties met meer dan 50 werknemers en gemeenten met meer dan 10.000 inwoners zijn verplicht om interne klokkenluiderskanalen in te stellen volgens de wettelijke vereisten. Lees meer over de wetgeving in onze blog hier.
Achter deze wetten gaat de veronderstelling schuil dat duidelijke meldingsprocedures en waarborgen het voor klokkenluiders gemakkelijker maken om naar voren te komen. Als meer klokkenluiders bereid zijn om naar voren te komen, kunnen meer criminele of nalatige activiteiten een halt worden toegeroepen, zo luidt de redenering. In onze ervaring zijn er een aantal factoren die klokkenluiders ervan weerhouden om naar voren te komen. Sommige hebben te maken met een gebrek aan duidelijke meldingsprocedures, maar andere komen voort uit sociale of professionele elementen die niet gemakkelijk door wetgeving kunnen worden aangepakt. Druk van anderen en/of angst voor vergelding zijn twee voorbeelden.
Dus hoewel deze wetten hopelijk meer (en eerdere) meldingen zullen aanmoedigen, zijn ze niet het wondermiddel tegen corruptie dat velen graag zouden zien. Illegale activiteiten hebben helaas nog steeds volop de kans om te gedijen. Met dit in gedachten gaan we nu in op de bijkomende gevolgen van de EU-klokkenluidersrichtlijn. Eén groep in het bijzonder krijgt te maken met een nieuwe last omdat ze de vereiste klokkenluidersprocedures op eigen kosten moeten implementeren.
Onbedoelde kosten van klokkenluiderswetten:
Klokkenluidersplatform Kenmerken
Vergeleken met traditionele oplossingen is klokkenluidersoftware Google Maps vergeleken met een uitklapbare atlas. Digitale platforms zijn intelligent en maken casemanagement aanzienlijk eenvoudiger. Het hele proces kan via één portaal worden beheerd, waardoor de klokkenluider anoniem kan blijven en vanaf elke plek ter wereld een melding kan doen.
Deze functies maken digitale klokkenluidersplatforms efficiënter en prettiger in gebruik dan traditionele klokkenluidersmethoden. Dit geldt zowel voor de rapporterende persoon als voor de organisatie. Aangezien Trusty een online klokkenluidersportaal is, is ons geloof in de waarde van deze systemen duidelijk.
Digitale klokkenluidersplatforms
Het nadeel van digitale klokkenluidersplatforms is echter dat ze meestal duur zijn. Grote organisaties kunnen duizenden euro’s per maand betalen om software in hun beveiligde netwerk te integreren. Hoe groter de organisatie, hoe groter het aantal meldingen en responders. Ondanks deze hoge kosten kunnen zelfs de grootste organisaties jaarlijks ongeveer 10 rapporten per duizend werknemers verwachten. Dat zijn behoorlijk hoge kosten per rapport!
Kleine tot middelgrote organisaties, aan de andere kant, ontvangen misschien helemaal geen klokkenluidersmeldingen. Desondanks vragen sommige klokkenluidersoftwarebedrijven meer dan € 300 voor een maandelijks softwareabonnement. Voor een bedrijf met 250 werknemers is dat meer dan € 1 per werknemer per maand. Voor software die ze zelden zullen gebruiken, omdat ze toch niet betrokken zijn bij wandaden.
Als juridische en compliance professionals zat dit ons niet lekker. Waarom zouden bedrijven betalen voor software die ze zelden zullen gebruiken? Vooral wanneer het niet melden van activiteiten gedrag is dat we willen belonen? Tot Trusty stonden KMO’s voor de keuze om jaarlijks duizenden euro’s van hun afdelingen te verliezen of om genoegen te nemen met een gratis maar riskant hulpmiddel zoals e-mail.
Trusty Gratis Klokkenluidersplatform
Klokkenluiden is een publieke dienst en klokkenluiders moeten alle mogelijke bescherming krijgen. Maar we moeten ervoor zorgen dat deze bescherming geen indirecte schade toebrengt aan organisaties die niets verkeerd hebben gedaan.
Daarom hebben we Trusty gemaakt als een gratis klokkenluidersplatform, beschikbaar voor elke organisatie, ongeacht de grootte. Trusty is compliant en veilig, met functies die nuttig zijn voor zowel de rapporterende persoon als de organisatie. Binnen het webportaal kan de melder desgewenst anoniem blijven en hij hoeft niet ingelogd te zijn op het intranet van het bedrijf om misstanden te melden. Organisaties kunnen rapporten bekijken en erop reageren op één handig platform, dat ook overal toegankelijk is. Meldingen zorgen ervoor dat je bedrijf niet wordt beboet voor het missen van antwoordtermijnen.
Ons Trusty Free-plan bevat onbeperkte opslagruimte en twee gebruikersaccounts, wat meer dan genoeg is voor een MKB-bedrijf. Ons Trusty+ pakket kost 49€ per maand en biedt functies die passen bij grotere organisaties die in meerdere landen actief zijn.
Waarom hebben we Trusty gratis gemaakt toen andere softwarebedrijven voor een goudkoorts gingen?
Ten eerste hebben we een slimme manier gevonden om klokkenluidersoftware aan te bieden tegen een fractie van de kosten door het Trusty webportaal te hosten op een beveiligde server van een derde partij in Duitsland.
Ten tweede, en het meest motiverend, willen we dat deze essentiële openbare dienst toegankelijk en gemakkelijk is voor elke organisatie. We willen naleving aanmoedigen, niet belemmeren!
Als je organisatie al klokkenluidersoftware betaalt, helpen we je graag overstappen! Trusty is ongelooflijk eenvoudig op te zetten – kopieer en plak de link op je website, klaar!