Meny
Vi har redan skrivit om
vilka typer av visselblåsarkanaler
bäst passar ditt företags behov. I den här bloggserien tittar vi närmare på dessa två olika typer av visselblåsarportaler. Vi jämför för- och nackdelarna med visselblåsning via vanlig post med en intern brevlåda för rapportering av oegentligheter.
Rapportering via vanlig post är i praktiken mycket mindre vanligt än rapportering via andra kanaler.
När en rapporteringskanal upprättas ska visselblåsarna ges tydliga instruktioner om hur de ska hantera sina rapporter. Till vem deras brevrapporter ska adresseras och om någon ytterligare märkning ska inkluderas bredvid adressen (t.ex. ”Rapport – Öppna inte!).
Dessutom bör en process definieras för hur sådana rapporter tas emot och distribueras. Det kommer att göras inom organisationen för att säkerställa deras konfidentialitet och integritet.
När interna brevlådor används som rapporteringskanal bör man uttryckligen beakta anonymiteten och konfidentialiteten i användningen av dem.
Sådana brevlådor bör därför inte vara inom räckhåll för någon säkerhetskamera, placeras på platser med hög frekvens eller vara synliga för andra anställda .
EU-direktivet föreskriver att kanaler för mottagande av rapporterna måste utformas. Identiskt eupprättas och drivs på ett säkert sätt som säkerställer att uppgiftslämnarens identitet förblir konfidentiell. Viktigast av allt alla tredje parter som nämns i rapporten skyddas och förhindrar att obehörig personal får tillgång till dem.
Interna rapporteringskanaler måste dock möjliggöra rapportering skriftligen eller muntligen, eller både och. Muntlig rapportering ska kunna ske per telefon eller via andra röstmeddelandesystem och, på begäran av den rapporterande personen, genom ett fysiskt möte inom en rimlig tidsram.
När en rapport görs personligen är organisationen skyldig att säkerställa, med förbehåll för visselblåsarens samtycke. Att fullständiga och korrekta protokoll från mötet sparas i en hållbar och återvinningsbar form. Mötet kan dokumenteras antingen genom en inspelning av samtalet eller genom ett noggrant protokoll från mötet. I det senare fallet måste visselblåsaren erbjudas möjlighet att kontrollera, rätta och godkänna mötesprotokollet genom att underteckna det. På samma sätt gäller bestämmelserna även när avskrifter av rapporter som mottagits via inspelade telefonlinjer eller andra inspelade röstmeddelandesystem utarbetas. Om när ett samtal med en visselblåsare via en oinspelad telefonlinje eller annat oinspelat röstmeddelandesystem dokumenteras med protokoll.
Dela detta på: