Меню
Вече писахме за
кои видове канали за подаване на сигнали за нередности
отговарят най-добре на нуждите на вашата компания. В тази поредица от блогове ще разгледаме по-отблизо тези два отделни вида портали за подаване на сигнали за нередности. Сравнително изброяваме плюсовете и минусите на подаването на сигнали за нередности чрез обикновена поща с вътрешна пощенска кутия за докладване на нередности.
На практика докладването по обикновена поща е много по-рядко срещано от докладването по други канали.
Когато създавате канал за докладване, предоставяйте на лицата, подаващи сигнали, ясни инструкции за разглеждане на техните доклади. до кого трябва да бъдат адресирани техните писма и дали до адреса трябва да бъде добавено допълнително обозначение (напр. „Доклад – не отваряйте!“).
Освен това трябва да се определи процес за получаване и разпространение на такива доклади. То ще се извършва в рамките на организацията, за да се гарантира тяхната поверителност и цялост.
Когато вътрешните пощенски кутии се използват като канал за докладване, трябва изрично да се вземат предвид анонимността и поверителността на тяхното използване.
Ето защо такива пощенски кутии не трябва да са в обсега на охранителни камери, да се поставят на места с висока честота или да са на видно място за други служители.
Директивата на ЕС предвижда, че трябва да се разработят канали за получаване на докладите. Идентично eсъздадена и функционира по сигурен начин, който гарантира поверителността на самоличността на подателя на сигнала. Най-важното е, че всяка трета страна, спомената в доклада, е защитена и предотвратява достъпа до него на неоторизирани служители.
Вътрешните канали за докладване обаче трябва да позволяват докладване в писмена или устна форма, или и в двете. Устното докладване е възможно по телефона или чрез други системи за гласови съобщения, а при поискване от докладващото лице – чрез физическа среща в рамките на разумен срок.
Когато сигналът е подаден лично, организацията е длъжна да осигури, при условие че подателят на сигнала е съгласен. че ще се води пълен и точен запис на срещата в трайна и достъпна форма. Срещата може да бъде документирана или чрез запис на разговора, или чрез точен протокол от срещата. В последния случай на подателя на сигнала трябва да се предложи възможност да провери, коригира и съгласува протокола от срещата, като го подпише. По същия начин разпоредбите се прилагат и при изготвянето на преписи на доклади, получени чрез записани телефонни линии или други системи за запис на гласови съобщения. Дали когато разговор с подател на сигнал по незаписана телефонна линия или друга незаписана система за гласови съобщения се документира с протокол.
Споделете това на: