Menu
Pisali smo že o
katere vrste kanalov za prijavljanje nepravilnosti
najbolje ustrezajo potrebam vašega podjetja. V tej seriji blogov si bomo podrobneje ogledali ti dve vrsti portalov za prijavo nepravilnosti. Primerjalno navajamo prednosti in slabosti prijavljanja nepravilnosti po navadni pošti z notranjim poštnim predalom za prijavo nepravilnosti.
Poročanje po navadni pošti je v praksi veliko manj razširjeno kot poročanje po drugih kanalih.
Ob vzpostavitvi kanala za poročanje žvižgačem zagotovite jasna navodila za obravnavo njihovih poročil. na koga naj bodo naslovljena njihova pisemska poročila in ali je treba poleg naslova dodati še kakšno dodatno oznako (npr. “Poročilo – ne odpiraj!”).
Poleg tega je treba opredeliti postopek za prejemanje in razdeljevanje takšnih poročil. To bo potekalo znotraj organizacije, da se zagotovita njihova zaupnost in celovitost.
Kadar se notranji poštni nabiralniki uporabljajo kot kanal za poročanje, je treba izrecno upoštevati anonimnost in zaupnost njihove uporabe.
Zato takšni poštni nabiralniki ne smejo biti v dosegu varnostnih kamer, nameščeni na mestih z visoko frekvenco ali v vidnem polju drugih zaposlenih .
Direktiva EU določa, da je treba oblikovati kanale za prejemanje poročil. Enako evzpostavljen in voden na varen način, ki zagotavlja zaupnost identitete žvižgača. Najpomembneje je, da je zaščitena vsaka tretja oseba, ki je navedena v poročilu, in preprečuje dostop do njega nepooblaščenim članom osebja.
Vendar pa morajo notranji kanali poročanja omogočati pisno ali ustno poročanje ali oboje. Ustno poročanje je mogoče po telefonu ali prek drugih sistemov glasovnega sporočanja, na zahtevo osebe, ki poroča, pa tudi s fizičnim sestankom v razumnem roku.
Če je prijava podana osebno, mora organizacija ob soglasju prijavitelja zagotoviti. da bo popolna in natančna evidenca sestanka shranjena v trajni obliki, ki jo je mogoče ponovno pridobiti. Sestanek se lahko dokumentira s snemanjem pogovora ali z natančnim zapisnikom sestanka. V slednjem primeru je treba prijavitelju ponuditi možnost, da preveri, popravi in potrdi zapisnik sestanka tako, da ga podpiše. Podobno se določbe uporabljajo tudi pri pripravi prepisov poročil, prejetih prek posnetih telefonskih linij ali drugih posnetih sistemov glasovnih sporočil. Ali je kadar je pogovor z žvižgačem prek nezabeležene telefonske linije ali drugega nezabeleženega sistema glasovnih sporočil dokumentiran z zapisnikom.
Delite to na: