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Já escrevemos sobre que portais de Denúncias melhor se adapta às necessidades da sua empresa. Nesta série de blogs temos um olhar mais atento sobre estes dois tipos individuais de portais de denúncia de irregularidades. Comparativamente, enumeramos os prós e os contras da denúncia de irregularidades através de correio normal com uma caixa de correio interna para a comunicação de irregularidades.
A comunicação via correio normal é na prática muito menos prevalecente do que a comunicação através de outros canais.
Ao estabelecer um canal de comunicação, dê aos denunciantes instruções claras sobre como tratar as suas denúncias. A quem devem ser dirigidos os relatórios por carta e se deve ser incluída alguma indicação adicional junto ao endereço (por exemplo, “Relatório – Não abrir!).
Além disso, deve ser definido um processo para a receção e distribuição desses relatórios. Será efectuado no interior da organização, a fim de garantir a sua confidencialidade e integridade.
Quando as caixas de correio internas são utilizadas como canal de comunicação, deve ser explicitamente considerado o anonimato e a confidencialidade da sua utilização.
Por conseguinte, essas caixas de correio não devem estar ao alcance de qualquer câmara de segurança, colocadas em locais com elevada frequência ou à vista de outros empregados .
A diretiva da UE estipula que devem ser concebidos canais para a receção dos relatórios. Identicamente eestabelecido e operado de uma forma segura que garanta a confidencialidade da identidade do denunciante. Mais importante ainda, protege todos os terceiros mencionados no relatório e impede o acesso aos mesmos por membros do pessoal não autorizados.
No entanto, os canais de comunicação interna devem permitir a comunicação por escrito ou oralmente, ou ambas. A comunicação oral deve ser possível por telefone ou através de outros sistemas de mensagens de voz, e, a pedido da pessoa que apresenta a comunicação, através de uma reunião física dentro de um prazo razoável.
Quando uma denúncia é feita pessoalmente, a organização é obrigada a garantir, mediante o consentimento do denunciante. Que serão mantidos registos completos e exactos da reunião, de forma duradoura e recuperável. A reunião pode ser documentada através de uma gravação da conversa ou através de uma acta exacta da reunião. Neste último caso, deve ser dada ao denunciante a oportunidade de verificar, rectificar e acordar a acta da reunião, assinando-a. Do mesmo modo, as disposições aplicam-se também quando são preparadas transcrições de relatórios recebidos através de linhas telefónicas gravadas ou de outros sistemas de mensagens de voz gravadas. Se quando uma conversa com um denunciante através de uma linha telefónica não gravada ou de outro sistema de mensagens de voz não gravado é documentada em ata.
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