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sobre los que ya escribimos
qué tipos de canales de denuncia
se ajustan mejor a las necesidades de su empresa. En esta serie de blogs, examinamos más de cerca estos dos tipos individuales de portales de denuncia. Comparamos los pros y los contras de la denuncia a través del correo ordinario con un buzón interno para denunciar irregularidades.
La denuncia por correo ordinario es, en la práctica, mucho menos frecuente que la denuncia por otros canales.
Cuando se establezca un canal de este tipo, deben comunicarse instrucciones claras a los posibles denunciantes sobre a quién deben dirigirse sus cartas de denuncia y si debe incluirse alguna marca adicional junto a la dirección (por ejemplo, «Denuncia – ¡No abrir!).
Además, debe definirse un proceso sobre cómo se reciben y distribuyen estos informes dentro de la organización para garantizar su confidencialidad e integridad.
Cuando se utilicen los buzones internos como canal de información, se debe tener en cuenta el anonimato y la confidencialidad de su uso.
Por lo tanto, estos buzones no deben estar al alcance de ninguna cámara de seguridad, ni colocados en lugares de alta frecuencia o a la vista de otros empleados.
¿Qué es la perspectiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades?
La Directiva de la UE estipula que los canales para la recepción de las denuncias deben diseñarse, establecerse y funcionar de forma segura, de manera que se garantice la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia, y se impida el acceso a la misma por parte de personal no autorizado.
Los canales internos de información deben permitir la presentación de informes por escrito o de forma oral, o ambos. La denuncia oral será posible por teléfono o a través de otros sistemas de mensajería de voz y, a petición del denunciante, mediante una reunión física en un plazo razonable.
Cuando se hace una denuncia en persona, la organización está obligada a garantizar, con el consentimiento del denunciante, que se conservan registros completos y precisos de la reunión en una forma duradera y recuperable. La reunión puede documentarse mediante una grabación de la conversación o mediante un acta precisa de la misma. En este último caso, debe ofrecerse al denunciante la oportunidad de comprobar, rectificar y aprobar el acta de la reunión firmándola. También se aplican disposiciones similares cuando se preparan transcripciones de informes recibidos a través de líneas telefónicas grabadas u otro sistema de mensajería de voz grabado, o cuando se documenta con actas una conversación con un denunciante a través de una línea telefónica no grabada u otro sistema de mensajería de voz no grabado.
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