Menu
We schreven al over
welke soorten klokkenluiderskanalen
het beste passen bij de behoeften van je bedrijf. In deze serie blogs gaan we dieper in op deze twee afzonderlijke soorten klokkenluidersportalen. We vergelijken de voor- en nadelen van klokkenluiden via de reguliere post met een interne mailbox voor het melden van misstanden.
Melden via de gewone post komt in de praktijk veel minder voor dan melden via andere kanalen.
Geef klokkenluiders bij het opzetten van een meldkanaal duidelijke instructies over de aanpak van hun meldingen. Aan wie hun briefrapporten moeten worden geadresseerd en of er een extra markering naast het adres moet staan (bijv. “Rapport – Niet openen!).
Daarnaast moet er een proces worden gedefinieerd over hoe dergelijke rapporten worden ontvangen en gedistribueerd. Dit gebeurt binnen de organisatie om de vertrouwelijkheid en integriteit te waarborgen.
Wanneer interne brievenbussen als meldkanaal worden gebruikt, moet expliciet rekening worden gehouden met de anonimiteit en vertrouwelijkheid van het gebruik ervan.
Daarom mogen dergelijke brievenbussen zich niet binnen het bereik van een beveiligingscamera bevinden , mogen ze niet geplaatst worden op locaties met een hoge frequentie of in het zicht van andere werknemers.
De EU-richtlijn bepaalt dat er kanalen moeten worden ontworpen om de rapporten te ontvangen. Identiek eop een veilige manier die de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider garandeert. Het belangrijkste is dat elke derde partij die in het rapport wordt genoemd, wordt beschermd en dat toegang door niet-geautoriseerde medewerkers wordt voorkomen.
Interne rapportagekanalen moeten echter schriftelijke of mondelinge rapportage of beide mogelijk maken. Mondelinge rapportage is mogelijk per telefoon of via andere gesproken berichtensystemen en, op verzoek van de melder, door middel van een fysieke ontmoeting binnen een redelijk tijdsbestek.
Wanneer een melding persoonlijk wordt gedaan, is de organisatie verplicht om ervoor te zorgen, mits de klokkenluider hiermee instemt. Dat er volledige en accurate verslagen van de vergadering worden bewaard in een duurzame en opvraagbare vorm. De vergadering kan worden gedocumenteerd door een opname van het gesprek of door nauwkeurige notulen van de vergadering. In het laatste geval moet de klokkenluider in de gelegenheid worden gesteld om de notulen van de vergadering te controleren, te corrigeren en goed te keuren door ze te ondertekenen. Zo zijn er ook bepalingen van toepassing wanneer transcripties worden gemaakt van rapporten die zijn ontvangen via opgenomen telefoonlijnen of andere opgenomen gesproken berichtensystemen. Of wanneer een gesprek met een klokkenluider via een niet-opgenomen telefoonlijn of een ander niet-opgenomen gesproken berichtensysteem wordt gedocumenteerd met notulen.
Deel dit op: