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We already wrote about which kinds of whistleblowing channels best fit your company’s needs. In dieser Blogserie schauen wir uns diese beiden Arten von Whistleblowing-Portalen genauer an. In dieser Blogserie schauen wir uns diese beiden Arten von Whistleblowing-Portalen genauer an.
Reporting via ordinary mail is in practice much less prevalent than reporting through other channels.
When setting up such a channel, clear instructions should be communicated to potential whistleblowers regarding to whom their letter reports should be addressed and whether any additional marking should be included next to the address (e.g. “Report – Do not open!).
Außerdem sollte ein Verfahren festgelegt werden, wie solche Berichte empfangen und innerhalb der Organisation verteilt werden, um ihre Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleisten.
Wenn interne Briefkästen als Meldeweg genutzt werden, sollte die Anonymität und Vertraulichkeit ihrer Nutzung berücksichtigt werden.
Hence, such letterboxes should not be in range of any security camera, placed in locations with high frequency or in clear view of other employees.
Was ist die EU-Perspektive zum Thema Whistleblowing?
Die EU-Richtlinie schreibt vor, dass die Kanäle für die Entgegennahme der Meldungen so gestaltet, eingerichtet und betrieben werden müssen, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und der in der Meldung erwähnten Dritten gewahrt bleibt und der Zugriff durch nicht autorisierte Mitarbeiter verhindert wird.
Die internen Berichtswege müssen eine schriftliche oder mündliche Berichterstattung oder beides ermöglichen. Mündliche Meldungen sind per Telefon oder über andere Sprachnachrichtensysteme möglich, und auf Wunsch der meldenden Person auch durch ein persönliches Treffen innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens.
Wenn eine Meldung persönlich erfolgt, muss die Organisation, vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers, sicherstellen, dass vollständige und genaue Aufzeichnungen über das Treffen in einer dauerhaften und abrufbaren Form aufbewahrt werden. Die Sitzung kann entweder durch eine Aufzeichnung des Gesprächs oder durch ein genaues Sitzungsprotokoll dokumentiert werden. Im letzteren Fall muss dem Hinweisgeber die Möglichkeit gegeben werden, das Sitzungsprotokoll zu überprüfen, zu berichtigen und durch Unterzeichnung zu bestätigen. Ähnliche Bestimmungen gelten auch, wenn Abschriften von Meldungen erstellt werden, die über aufgezeichnete Telefonleitungen oder andere aufgezeichnete Sprachnachrichtensysteme eingehen, oder wenn ein Gespräch mit einem Hinweisgeber über eine nicht aufgezeichnete Telefonleitung oder ein anderes nicht aufgezeichnetes Sprachnachrichtensystem mit einem Protokoll dokumentiert wird.
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