Menu
Έχουμε ήδη γράψει για
ποια είδη καναλιών καταγγελίας
ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες της εταιρείας σας. Σε αυτή τη σειρά ιστολογίων εξετάζουμε πιο προσεκτικά αυτούς τους δύο επιμέρους τύπους πυλών καταγγελίας. Παραθέτουμε συγκριτικά τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της καταγγελίας μέσω κανονικής αλληλογραφίας με ένα εσωτερικό γραμματοκιβώτιο για την αναφορά παραβάσεων.
Οι αναφορές μέσω του κοινού ταχυδρομείου είναι στην πράξη πολύ λιγότερο διαδεδομένες από τις αναφορές μέσω άλλων διαύλων.
Κατά τη δημιουργία ενός διαύλου αναφοράς, δώστε στους πληροφοριοδότες σαφείς οδηγίες σχετικά με την αντιμετώπιση των αναφορών τους. Σχετικά με το σε ποιον πρέπει να απευθύνονται οι επιστολές τους και αν πρέπει να υπάρχει πρόσθετη σήμανση δίπλα στη διεύθυνση (π.χ. “Έκθεση – Μην ανοίξετε!”).
Επιπλέον, θα πρέπει να καθοριστεί μια διαδικασία σχετικά με τον τρόπο παραλαβής και διανομής αυτών των εκθέσεων. Θα γίνει εντός του οργανισμού, προκειμένου να διασφαλιστεί η εμπιστευτικότητα και η ακεραιότητά τους.
Όταν οι εσωτερικές θυρίδες χρησιμοποιούνται ως δίαυλος αναφοράς, θα πρέπει να λαμβάνεται ρητά υπόψη η ανωνυμία και η εμπιστευτικότητα της χρήσης τους.
Ως εκ τούτου, τα εν λόγω γραμματοκιβώτια δεν θα πρέπει να βρίσκονται εντός της εμβέλειας οποιασδήποτε κάμερας ασφαλείας, να τοποθετούνται σε σημεία με υψηλή συχνότητα ή σε ευδιάκριτη θέση από άλλους υπαλλήλους .
Η οδηγία της ΕΕ ορίζει ότι πρέπει να σχεδιαστούν κανάλια για την παραλαβή των εκθέσεων. Πανομοιότυπα eσταθεροποιείται και λειτουργεί με ασφαλή τρόπο που διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του πληροφοριοδότη. Το πιο σημαντικό είναι ότι προστατεύεται το κάθε τρίτο μέρος που αναφέρεται στην έκθεση και αποτρέπει την πρόσβαση σε αυτό από μη εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού.
Ωστόσο, οι εσωτερικοί δίαυλοι αναφοράς πρέπει να επιτρέπουν τη γραπτή ή προφορική αναφορά ή και τα δύο. Η προφορική αναφορά είναι δυνατή μέσω τηλεφώνου ή άλλων συστημάτων φωνητικών μηνυμάτων και, κατόπιν αιτήματος του αναφέροντος προσώπου, μέσω φυσικής συνάντησης εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.
Όταν η αναφορά γίνεται αυτοπροσώπως, ο οργανισμός υποχρεούται να διασφαλίσει, με τη συγκατάθεση του πληροφοριοδότη. Ότι θα τηρούνται πλήρη και ακριβή πρακτικά της συνεδρίασης σε μόνιμη και ανακτήσιμη μορφή. Η συνάντηση μπορεί να τεκμηριώνεται είτε με μαγνητοφώνηση της συνομιλίας είτε με ακριβή πρακτικά της συνάντησης. Στην τελευταία περίπτωση, πρέπει να παρέχεται στον καταγγέλλοντα η δυνατότητα να ελέγξει, να διορθώσει και να εγκρίνει τα πρακτικά της συνεδρίασης υπογράφοντάς τα. Ομοίως, οι διατάξεις εφαρμόζονται επίσης όταν συντάσσονται απομαγνητοφωνήσεις αναφορών που λαμβάνονται μέσω μαγνητοφωνημένων τηλεφωνικών γραμμών ή άλλων μαγνητοφωνημένων συστημάτων φωνητικών μηνυμάτων. Εάν όταν μια συνομιλία με πληροφοριοδότη μέσω μη καταγεγραμμένης τηλεφωνικής γραμμής ή άλλου μη καταγεγραμμένου συστήματος φωνητικών μηνυμάτων τεκμηριώνεται με πρακτικά.
Μοιραστείτε το σε: