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di cui abbiamo già scritto
quali tipi di canali per il whistleblowing
si adattano meglio alle esigenze della vostra azienda. In questa serie di blog esaminiamo più da vicino questi due tipi di portali per il whistleblowing. Abbiamo messo a confronto i pro e i contro del whistleblowing tramite posta ordinaria con una casella di posta interna per la segnalazione di illeciti.
Le segnalazioni per posta ordinaria sono in pratica molto meno diffuse di quelle effettuate attraverso altri canali.
Quando si stabilisce un canale di segnalazione, fornire agli informatori istruzioni chiare su come affrontare le loro segnalazioni. Per sapere a chi devono essere indirizzati i rapporti epistolari e se è necessario inserire una dicitura aggiuntiva accanto all’indirizzo (ad esempio “Rapporto – Non aprire!”).
Inoltre, è necessario definire un processo per la ricezione e la distribuzione di tali rapporti. Il tutto avverrà all’interno dell’organizzazione per garantirne la riservatezza e l’integrità.
Quando le cassette delle lettere interne vengono utilizzate come canale di segnalazione, occorre considerare esplicitamente l’anonimato e la riservatezza del loro utilizzo.
Pertanto, tali cassette per le lettere non devono trovarsi nel raggio d’azione di una telecamera di sicurezza, né essere collocate in luoghi ad alta frequenza o in vista di altri dipendenti .
La direttiva UE stabilisce che devono essere predisposti dei canali per la ricezione dei rapporti. Identicamente eStabilita e gestita in modo sicuro per garantire la riservatezza dell’identità dell’informatore. L’aspetto più importante è che protegge qualsiasi terza parte menzionata nel rapporto e impedisce l’accesso al rapporto da parte di personale non autorizzato.
Tuttavia, i canali di segnalazione interni devono consentire la segnalazione per iscritto, oralmente o in entrambi i modi. Le segnalazioni orali devono essere possibili per telefono o tramite altri sistemi di messaggistica vocale e, su richiesta del segnalante, tramite un incontro fisico entro un lasso di tempo ragionevole.
Quando la segnalazione viene fatta di persona, l’organizzazione è tenuta a garantire, previo consenso dell’informatore, che la segnalazione avvenga di persona. Che vengano conservate registrazioni complete e accurate della riunione in forma durevole e recuperabile. L’incontro può essere documentato con una registrazione della conversazione o con un accurato verbale della riunione. In quest’ultimo caso, all’informatore deve essere offerta la possibilità di controllare, rettificare e approvare il verbale della riunione firmandolo. Analogamente, le disposizioni si applicano anche quando si preparano trascrizioni di rapporti ricevuti attraverso linee telefoniche registrate o altri sistemi di messaggistica vocale registrati. Se quando una conversazione con un informatore tramite linea telefonica non registrata o altro sistema di messaggistica vocale non registrato viene documentata con un verbale.
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