Menü
Már írtunk a
hogy milyen bejelentő csatornák
illeszkednek legjobban a vállalat igényeihez. Ebben a blogsorozatban közelebbről megvizsgáljuk a bejelentőportálok e két egyedi típusát. Összehasonlítóan felsoroljuk a rendszeres postai úton történő bejelentés előnyeit és hátrányait a szabálytalanságok bejelentésére szolgáló belső postafiókkal.
A közönséges postai úton történő bejelentés a gyakorlatban sokkal kevésbé elterjedt, mint a más csatornákon keresztül történő bejelentés.
A bejelentési csatorna létrehozásakor adjon egyértelmű utasításokat a bejelentők számára a bejelentéseik kezelésével kapcsolatban. Arra vonatkozóan, hogy kinek kell címezni a levélben küldött jelentéseket, és hogy a cím mellett kell-e további jelölést feltüntetni (pl. „Jelentés – Ne nyissa ki!).
Ezenkívül meg kell határozni egy folyamatot arra vonatkozóan, hogy az ilyen jelentéseket hogyan fogadják és terjesztik. Ez a szervezeten belül történik, hogy biztosítsa a titkosságukat és integritásukat.
Ha a belső postaládákat bejelentési csatornaként használják, kifejezetten figyelembe kell venni a használat anonimitását és bizalmas jellegét.
Ezért az ilyen postaládák nem lehetnek biztonsági kamerák hatósugarában , nem helyezhetők el nagy gyakoriságú helyeken, illetve nem lehetnek más alkalmazottak szabad látóterében .
Az uniós irányelv előírja, hogy meg kell tervezni a jelentések fogadásának csatornáit. Azonosan ea bejelentő személyazonosságának bizalmas kezelését biztosító biztonságos módon kell létrehozni és működtetni. A legfontosabb, hogy a a jelentésben említett bármely harmadik fél védelmet élvez, és megakadályozza, hogy a nem felhatalmazott munkatársak hozzáférjenek a jelentéshez.
A belső jelentéstételi csatornáknak azonban lehetővé kell tenniük az írásbeli vagy szóbeli jelentéstételt, vagy mindkettőt. A szóbeli jelentéstételre telefonon vagy más hangüzenetátviteli rendszeren keresztül, illetve a bejelentő kérésére ésszerű időn belül fizikai találkozó útján van lehetőség.
Személyes bejelentés esetén a szervezet köteles biztosítani, a bejelentő beleegyezésével. Az ülésről teljes és pontos feljegyzéseket kell készíteni tartós és visszakereshető formában. A megbeszélés dokumentálható a beszélgetés rögzítésével vagy a megbeszélésről készült pontos jegyzőkönyvvel. Ez utóbbi esetben a bejelentőnek lehetőséget kell biztosítani arra, hogy ellenőrizze, javítsa és aláírásával jóváhagyja az ülés jegyzőkönyvét. Hasonlóképpen, a rendelkezések akkor is alkalmazandók, ha a rögzített telefonvonalakon vagy más rögzített hangüzenet-közvetítő rendszereken keresztül beérkezett jelentésekről átiratot készítenek. Akár amikor a bejelentővel nem rögzített telefonvonalon vagy más, nem rögzített hangüzenetkezelő rendszeren keresztül folytatott beszélgetést jegyzőkönyvvel dokumentálják.
Ossza meg ezt: