Menu
Kirjoitimme jo
millaisia ilmiantokanavia
sopivat parhaiten yrityksesi tarpeisiin. Tässä blogisarjassa tarkastelemme lähemmin näitä kahta yksittäistä ilmiantoportaalityyppiä. Luettelemme vertailevasti, mitä hyviä ja huonoja puolia on, kun väärinkäytöksistä ilmoittaminen tapahtuu tavallisen postin välityksellä ja sisäisen postilaatikon kautta väärinkäytöksistä ilmoittamista varten.
Tavallisen postin kautta tapahtuva ilmoittaminen on käytännössä paljon harvinaisempaa kuin muiden kanavien kautta tapahtuva ilmoittaminen.
Kun perustat ilmoituskanavan, anna ilmiantajille selkeät ohjeet ilmoitusten käsittelystä. Kenelle kirjeet olisi osoitettava ja olisiko osoitteen viereen lisättävä lisämerkintä (esim. “Raportti – Älä avaa!”).
Lisäksi olisi määriteltävä prosessi, miten tällaiset raportit vastaanotetaan ja jaetaan. Se tehdään organisaation sisällä, jotta voidaan varmistaa niiden luottamuksellisuus ja eheys.
Kun sisäisiä postilaatikoita käytetään ilmoituskanavana, olisi nimenomaisesti otettava huomioon niiden käytön anonymiteetti ja luottamuksellisuus.
Näin ollen tällaiset postilaatikot eivät saisi olla valvontakameroiden kantaman sisällä , niitä ei sa isi sijoittaa paikoille, joissa on suuri taajuus, tai muiden työntekijöiden näkyv illä.
EU:n direktiivissä säädetään, että on suunniteltava kanavat raporttien vastaanottamista varten. Identtisesti evakiintunut ja toimii turvallisella tavalla, jolla varmistetaan ilmiantajan henkilöllisyyden luottamuksellisuus. Tärkeintä on, että kaikki raportissa mainitut kolmannet osapuolet on suojattu, ja estää valtuuttamattomien työntekijöiden pääsyn raporttiin.
Sisäisten raportointikanavien on kuitenkin mahdollistettava kirjallinen tai suullinen raportointi tai molemmat. Suullinen raportointi on mahdollista puhelimitse tai muiden puheviestijärjestelmien välityksellä ja raportoivan henkilön pyynnöstä myös fyysisesti kohtuullisessa ajassa.
Kun ilmoitus tehdään henkilökohtaisesti, organisaation on varmistettava, että ilmoitusvelvollisen suostumuksella. että kokouksesta pidetään täydelliset ja tarkat pöytäkirjat pysyvällä ja palautettavalla tavalla. Kokous voidaan dokumentoida joko nauhoittamalla keskustelu tai laatimalla tarkka pöytäkirja kokouksesta. Jälkimmäisessä tapauksessa ilmiantajalle on tarjottava mahdollisuus tarkastaa, oikaista ja hyväksyä kokouksen pöytäkirja allekirjoittamalla se. Vastaavasti säännöksiä sovelletaan myös silloin, kun nauhoitettujen puhelinlinjojen tai muiden nauhoitettujen puheviestijärjestelmien kautta vastaanotetuista kertomuksista laaditaan jäljennökset. Onko kun tallentamattoman puhelinlinjan tai muun tallentamattoman puheviestijärjestelmän kautta tapahtuva keskustelu ilmiantajan kanssa dokumentoidaan pöytäkirjalla.
Jaa tämä: