Menu
V skladu z direktivo EU o žvižgačih iz leta 2019 morajo pravne osebe vzpostaviti notranje kanale za poročanje in notranje postopke za sprejemanje poročil o kršitvah in nadaljnje ukrepanje v zvezi z njimi. Tukaj je nekaj glavnih ugotovitev za zdravnike.
Splošni pragovi, ki jih je treba upoštevati, so 50 delavcev in/ali 10.000 prebivalcev. Zahteva velja za pravne osebe v zasebnem sektorju, ki zaposlujejo vsaj 50 delavcev. V nekaterih sektorjih ta prag sploh ne velja.
V javnem sektorju zahteva velja za vse pravne osebe. Vendar je treba upoštevati nacionalno zakonodajo, saj lahko države članice določijo izjeme od tega splošnega pravila. Občine z manj kot 10.000 prebivalci ali 50 delavci so lahko izvzete. pa tudi drugi subjekti javnega sektorja z manj kot 50 zaposlenimi.
Notranji kanal za poročanje mora biti na voljo delavcem podjetja. Sam zakon o žvižgaštvu ne zahteva, da je notranji kanal na voljo. tudi drugim osebam (npr. dobaviteljem, podizvajalcem …), da sporočijo informacije o kršitvah. Vendar pa slednjim ni preprečeno, da bi svoja poročila predložili prek zunanjih kanalov poročanja. Ker njihova uporaba ni pogojena s predhodno uporabo notranjih kanalov poročanja.
Ne zahteva se sprejemanje anonimnih poročil o kršitvah in nadaljnje ukrepanje v zvezi z njimi.
Države članice se lahko same odločijo, ali bodo takšno zahtevo uvedle ali ne. Vendar se lahko odločitev, da se sprejmejo in spremljajo samo poročila z razkrito identiteto poročevalcev, izkaže za zahtevno. Metode potrjevanja identifikacije so namreč omejene, poleg tega pa takšna strategija ni v skladu z najboljšo prakso. Nesprejemanje prijave, ne glede na njeno vsebino, samo zato, ker je bila podana anonimno, ni smiselno. Še posebej zato, ker je anonimnost morda pravzaprav najboljša zaščita prijavitelja pred maščevanjem.
Identiteta osebe, ki poroča, se lahko razkrije le z njenim izrecnim soglasjem. ali če je takšno razkritje potrebno in sorazmerno v skladu z zakonodajo Unije ali nacionalno zakonodajo.
Kanal za poročanje mora zagotoviti varovanje zaupnosti identitete osebe, ki poroča. Poleg tega vse tretje osebe, navedene v poročilu, in preprečiti dostop do poročila nepooblaščenim članom osebja. Identiteta prijavitelja se ne sme razkriti nikomur drugemu kot pooblaščenemu osebju brez izrecnega soglasja te osebe. ali če je takšno razkritje potrebno in sorazmerno v skladu z zakonodajo Unije ali nacionalno zakonodajo. O slednjem je treba osebo, ki poroča, obvestiti pred razkritjem. razen če bi takšne informacije ogrozile povezane preiskave ali sodne postopke. Enaka dolžnost zaupnosti velja tudi za vse druge informacije. iz katerih je mogoče neposredno ali posredno sklepati na identiteto poročevalske osebe.
Kanal za poročanje mora omogočati poročanje v pisni ali ustni obliki ali oboje. Vsako prejeto poročilo je treba zabeležiti.
Pri ustnem poročanju lahko prijavitelj v razumnem roku zahteva tudi fizično srečanje s člani osebja. Sestanek se lahko dokumentira tako, da se pogovor posname v trajni obliki, ki jo je mogoče obnoviti. Z natančnim zapisnikom sestanka, ki ga pripravijo uslužbenci, odgovorni za obravnavo poročila. Oseba, ki poroča, mora imeti možnost, da preveri, popravi in potrdi zapisnik sestanka tako, da ga podpiše. Podobne določbe se uporabljajo za zapisovanje drugih ustnih poročil. Zagotavlja se prek telefonskih linij ali drugih sistemov glasovnega sporočanja. Časovno obdobje, v katerem se lahko poročilo shrani. Odvisno od tega, kaj je potrebno in sorazmerno za izpolnitev zahtev direktive ali prava Unije ali nacionalne zakonodaje.
Pravne osebe morajo vzpostaviti postopke za notranje poročanje in njihovo skrbno spremljanje. Informacije morajo biti jasne in lahko dostopne.
Postopki morajo torej urejati samo poročanje in tudi vse ukrepe, ki jih bo sprejel prejemnik poročila. Oceniti točnost navedb v poročilu in po potrebi odpraviti kršitve, o katerih je bilo poročano. Vključno z ukrepi, kot so notranja preiskava, preiskava, pregon, ukrep za izterjavo sredstev ali zaključek postopka. Informacije o uporabi notranjih kanalov poročanja. Tudi postopki za zunanje poročanje pristojnim organom morajo biti jasni in lahko dostopni.
Poročila se lahko pripravljajo interno ali jih pripravi tretji ponudnik.
Za upravljanje notranjih kanalov poročanja je treba določiti osebo ali oddelek. Slednje vključuje prejemanje poročil in vzdrževanje komunikacije s poročevalcem. Prav tako lahko od osebe, ki poroča, zahtevate dodatne informacije in ji posredujete povratne informacije.
To nalogo lahko prenesete na zunanje izvajalce, kot so zunanji svetovalci, ponudniki zunanjih platform za poročanje, odvetniške pisarne, revizorji, predstavniki zaposlenih in podobno. učinkovita jamstva in zaščitni ukrepi glede neodvisnosti, zaupnosti, varstva podatkov in tajnosti. To bi moralo biti vzpostavljeno tudi pri tretjih ponudnikih storitev.
Nadaljnje ukrepanje v zvezi s poročilom lahko opravi imenovana, pristojna in nepristranska oseba ali oddelek. Ta oseba ali oddelek je lahko isti kot tisti, ki upravlja kanal za poročanje. Kdo je ta oseba ali oddelek, je odvisno od velikosti in strukture posamezne organizacije. Vendar pa mora imeti takšno funkcijo v organizaciji najprimernejša oseba ali oddelek, ki zagotavlja neodvisnost in odsotnost navzkrižja interesov. Običajno take naloge opravljajo glavni pooblaščenec za skladnost ali kadrovsko službo, pooblaščenec za integriteto, pravni pooblaščenec ali pooblaščenec za varstvo zasebnosti, glavni finančni direktor, glavni revizor ali član upravnega odbora. Zasebne pravne osebe s 50 do 249 delavci si lahko delijo sredstva za sprejemanje prijav in izvajanje morebitnih nadaljnjih preiskav.
Osebo, ki poroča, je treba v 7 dneh obvestiti o prejemu poročila in ji najpozneje v 3 mesecih zagotoviti povratne informacije.
Prejem poročila je treba prijavitelju potrditi v sedmih dneh po prejemu poročila. Ta obveznost ni izvzeta, medtem ko lahko pristojni organ pri zunanjem poročanju takšno potrditev izpusti. če je to izrecno zahtevala oseba, ki poroča, ali če utemeljeno meni, da bi to ogrozilo zaščito identitete osebe, ki poroča.
V notranjih postopkih je treba opredeliti razumen rok za posredovanje povratnih informacij, ki ne sme biti daljši od treh mesecev od potrditve prejema ali izteka zgoraj navedenega sedemdnevnega roka.
Povratne informacije je treba posredovati osebi, ki poroča, in jo obvestiti o predvidenih ali sprejetih nadaljnjih ukrepih ter o razlogih za take nadaljnje ukrepe. Če v tem roku ni sprejet noben ustrezen ukrep, se lahko prijavitelj odloči, da bo kršitev javno razkril, pri čemer je še vedno upravičen do zaščite pred povračilnimi ukrepi v skladu z direktivo. Ustreznost nadaljnjih ukrepov je seveda pravni standard, njegova ocena pa je odvisna od okoliščin vsakega primera in narave pravil, ki so bila kršena.
Ni opredeljenega roka, v katerem bi bilo treba dokončati nadaljnje ukrepe. Vendar dlje kot traja, večja je verjetnost, da se bodo morebitni ukrepi šteli za neprimerne, kar bo prijavitelja spodbudilo k uporabi zunanjih kanalov za prijavo ali celo k javnemu razkritju kršitve. V nasprotju z zunanjim poročanjem ni izrecne obveznosti, da se osebi, ki poroča, sporoči končni izid preiskav, ki jih je sprožilo poročilo.