Menu
Vuoden 2019 EU:n väärinkäytösten paljastamista koskevan direktiivin mukaan oikeussubjektien on perustettava sisäiset raportointikanavat ja sisäiset menettelyt rikkomuksista tehtyjen ilmoitusten vastaanottamiseksi ja niiden seurannan varmistamiseksi. Seuraavassa on joitakin tärkeimpiä käytännön toimijoille suunnattuja ajatuksia.
Yleiset kynnysarvot ovat 50 työntekijää ja/tai 10 000 asukasta. Vaatimus koskee yksityisen sektorin oikeushenkilöitä, joilla on vähintään 50 työntekijää. Joillakin aloilla tätä kynnysarvoa ei sovelleta lainkaan.
Julkisella sektorilla vaatimus koskee kaikkia oikeussubjekteja. On kuitenkin otettava huomioon kansallinen lainsäädäntö, sillä jäsenvaltiot voivat poiketa tästä yleissäännöstä. Ne voivat myöntää poikkeuksen kunnille, joissa on alle 10 000 asukasta tai alle 50 työntekijää. sekä muut julkisen sektorin yksiköt, joissa on alle 50 työntekijää.
Sisäisen raportointikanavan on oltava yhteisön työntekijöiden käytettävissä. Itse ilmiantolaissa ei edellytetä, että sisäinen kanava on asetettava saataville. myös muille henkilöille (esim. tavarantoimittajille, alihankkijoille jne.), jotta he voivat ilmoittaa rikkomuksia koskevista tiedoista. Jälkimmäisiä ei kuitenkaan estetä toimittamasta raporttejaan ulkoisten raportointikanavien kautta. Koska niiden käyttö ei edellytä sisäisten raportointikanavien käyttöä.
Nimettömien rikkomusilmoitusten vastaanottamista ja seurantaa ei vaadita.
Jäsenvaltiot voivat vapaasti päättää, asettavatko ne tällaisen vaatimuksen vai eivät. Päätös hyväksyä ja seurata vain sellaisia ilmoituksia, joissa ilmoittavien henkilöiden henkilöllisyys on julkistettu, voi kuitenkin osoittautua haastavaksi. Tunnistamisen varmistusmenetelmät ovat nimittäin rajalliset, ja lisäksi tällainen strategia ei ole parhaiden käytäntöjen mukainen. Ei ole järkevää olla hyväksymättä ilmoitusta sen sisällöstä riippumatta vain siksi, että se on tehty nimettömänä. Erityisesti siksi, että nimettömänä pysyminen saattaa itse asiassa olla ilmoittajalle paras suoja kostoa vastaan.
Raportoivan henkilön henkilöllisyys voidaan paljastaa vain tämän nimenomaisella suostumuksella. tai kun tietojen luovuttaminen on välttämätöntä ja oikeasuhteista unionin tai kansallisen lainsäädännön nojalla.
Ilmoittajakanavan on varmistettava ilmoittajan henkilöllisyyden luottamuksellisuuden suojaaminen. Lisäksi kaikki raportissa mainitut kolmannet osapuolet ja estetään valtuuttamattomien työntekijöiden pääsy raporttiin. Ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä ei saa paljastaa muille kuin valtuutetulle henkilöstölle ilman tämän nimenomaista suostumusta. tai kun tietojen luovuttaminen on välttämätöntä ja oikeasuhteista unionin tai kansallisen lainsäädännön nojalla. Jälkimmäisestä on ilmoitettava raportoivalle henkilölle ennen tietojen ilmoittamista. Paitsi jos tällaiset tiedot vaarantaisivat asiaan liittyvät tutkimukset tai oikeudenkäynnit. Sama salassapitovelvollisuus koskee myös kaikkia muita tietoja. josta voidaan suoraan tai välillisesti päätellä raportoivan henkilön henkilöllisyys.
Raportointikanavan on mahdollistettava raportointi kirjallisesti tai suullisesti tai molemmilla tavoilla. Jokainen vastaanotettu ilmoitus on kirjattava.
Suullista raportointia varten raportoiva henkilö voi myös pyytää fyysistä tapaamista henkilöstön jäsenten kanssa kohtuullisessa ajassa. Kokous voidaan dokumentoida joko tallentamalla keskustelu pysyvään ja palautettavaan muotoon. kertomuksen käsittelystä vastaavien henkilöstön jäsenten laatiman tarkan kokouspöytäkirjan avulla. Raportoivalle henkilölle on annettava mahdollisuus tarkastaa, oikaista ja hyväksyä kokouksen pöytäkirja allekirjoittamalla se. Samanlaisia säännöksiä sovelletaan muiden suullisten kertomusten tallentamiseen. Tarjotaan puhelinlinjojen tai muiden puheviestijärjestelmien kautta. Ajanjakso, jonka aikana raportti voidaan tallentaa. Riippuu siitä, mikä on tarpeen ja oikeasuhteista direktiivin tai unionin lainsäädännön tai kansallisen lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi.
Oikeushenkilöiden on otettava käyttöön menettelyt sisäistä raportointia ja niiden huolellista seurantaa varten. Tietojen on oltava selkeitä ja helposti saatavilla.
Menettelyissä on näin ollen säänneltävä itse raportointia sekä kaikkia toimia, joihin raportin vastaanottaja ryhtyy. Arvioida raportissa esitettyjen väitteiden paikkansapitävyys ja tarvittaessa puuttua raportoituun rikkomukseen. Mukaan lukien toimet, kuten sisäinen tutkinta, tutkinta, syytteeseenpano, varojen takaisinperintä tai menettelyn päättäminen. Tiedot sisäisten raportointikanavien käytöstä. Myös toimivaltaisille viranomaisille tapahtuvaa ulkoista raportointia koskevien menettelyjen on oltava selkeitä ja helposti saatavilla.
Raportit voidaan käsitellä sisäisesti tai kolmannen osapuolen toimesta.
Sisäisten raportointikanavien käyttöä varten on nimettävä henkilö tai osasto. Jälkimmäiseen kuuluu raporttien vastaanottaminen ja yhteydenpito raportoivaan henkilöön. Lisäksi pyydetään lisätietoja ja annetaan palautetta raportoivalle henkilölle.
Tämä tehtävä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, kuten ulkopuolisille lakimiehille, ulkoisten raportointialustojen tarjoajille, asianajotoimistoille, tilintarkastajille, työntekijöiden edustajille ja muille vastaaville. Riippumattomuutta, luottamuksellisuutta, tietosuojaa ja salassapitovelvollisuutta koskevat tehokkaat takeet ja takeet. Tämän pitäisi olla käytössä myös kolmannen osapuolen palveluntarjoajilla.
Ilmoituksen seurannasta voi huolehtia nimetty, pätevä ja puolueeton henkilö tai yksikkö. Tämä henkilö tai osasto voi olla sama kuin raportointikanavaa käyttävä henkilö tai osasto. Se, kuka tämä henkilö tai osasto on, riippuu kunkin organisaation koosta ja rakenteesta. Sopivimman henkilön tai osaston olisi kuitenkin oltava organisaatiossa sellaisessa tehtävässä, jolla varmistetaan riippumattomuus ja eturistiriitojen puuttuminen. Tavallisesti tällaisia tehtäviä hoitavat sääntöjen noudattamisesta vastaava johtaja, henkilöstöpäällikkö, rehellisyydestä vastaava johtaja, lakiasioista tai yksityisyyden suojasta vastaava johtaja, talouspäällikkö, tilintarkastuksesta vastaava johtaja tai hallituksen jäsen. Yksityiset oikeushenkilöt, joilla on 50-249 työntekijää, voivat jakaa resursseja ilmoitusten vastaanottamiseen ja mahdollisten myöhempien tutkimusten suorittamiseen.
Raportoivalle henkilölle on ilmoitettava raportin vastaanottamisesta 7 päivän kuluessa, ja hänelle on annettava palautetta viimeistään 3 kuukauden kuluessa.
Ilmoituksen vastaanottamisesta on annettava ilmoitusvelvolliselle kuittaus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Tästä velvollisuudesta ei ole poikkeusta, mutta ulkoisen raportoinnin yhteydessä toimivaltainen viranomainen voi jättää tällaisen vahvistuksen antamatta. kun ilmoittaja nimenomaisesti pyytää sitä tai kun se kohtuudella uskoo, että se vaarantaisi ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamisen.
Sisäisissä menettelyissä on määriteltävä palautteen antamiselle kohtuullinen määräaika, joka ei saa ylittää kolmea kuukautta vastaanottoilmoituksesta tai edellä mainitun seitsemän päivän määräajan päättymisestä.
Raportoijalle on annettava palaute, jossa ilmoitetaan suunnitelluista tai toteutetuista jatkotoimista ja niiden perusteista. Jos asianmukaisia toimia ei toteuteta tämän ajan kuluessa, ilmoittaja voi päättää julkistaa rikkomuksen ja saada silti direktiivin mukaisen suojan vastatoimia vastaan. Seurannan asianmukaisuus on tietenkin oikeudellinen kriteeri, ja sen arviointi riippuu kunkin tapauksen olosuhteista ja rikottujen sääntöjen luonteesta.
Seurantatoimien toteuttamiselle ei ole asetettu määräaikaa. Mitä kauemmin se kuitenkin kestää, sitä todennäköisempää on, että mahdollisia toimia pidetään epäasianmukaisina, mikä motivoi ilmoittajaa käyttämään ulkoisia ilmoituskanavia tai jopa julkistamaan rikkomuksen. Toisin kuin ulkoisessa raportoinnissa, raportoivalle henkilölle ei ole nimenomaista velvollisuutta ilmoittaa raportin perusteella käynnistettyjen tutkimusten lopputulosta.