Menú
En virtud de la Directiva de la UE de 2019 sobre la denuncia de irregularidades, las personas jurídicas están obligadas a establecer canales internos de denuncia y procedimientos internos para recibir y hacer un seguimiento de las denuncias de infracciones. He aquí algunas de las principales conclusiones para los profesionales.
Los umbrales generales para contemplar son 50 trabajadores y/o 10.000 habitantes. El requisito se aplica a las personas jurídicas del sector privado que tienen al menos 50 trabajadores. En algunos sectores este umbral no se aplica en absoluto.
En el sector público, el requisito se aplica a todas las entidades jurídicas. Sin embargo, hay que remitirse a la legislación nacional, ya que los Estados miembros pueden hacer excepciones a esta norma general. Pueden eximir a los municipios de menos de 10.000 habitantes o 50 trabajadores, así como a otras entidades del sector público con menos de 50 trabajadores
El canal interno de información debe ponerse a disposición de los trabajadores de la entidad. La propia ley de denuncias no exige que el canal interno se ponga también a disposición de otras personas (por ejemplo, proveedores, subcontratistas…) para comunicar información sobre incumplimientos. Sin embargo, a estos últimos no se les impide presentar sus informes a través de los canales de información externos, ya que el uso de éstos no está condicionado a la utilización previa de los canales de información internos.
No existe la obligación de aceptar y hacer un seguimiento de las denuncias anónimas de infracciones.
Los Estados miembros son libres de decidir si establecen o no este requisito. Sin embargo, la decisión de aceptar y hacer un seguimiento sólo de las denuncias en las que se revele la identidad de los denunciantes puede resultar difícil. En concreto, los métodos de confirmación de la identificación son limitados y, además, dicha estrategia no se ajusta a las mejores prácticas. No aceptar una denuncia, independientemente de su contenido, sólo porque se haya hecho de forma anónima no tiene mucho sentido, sobre todo porque permanecer en el anonimato puede ser, de hecho, la mejor protección para el denunciante contra las represalias.
La identidad del denunciante sólo podrá revelarse con el consentimiento explícito de esta persona, o cuando dicha revelación sea necesaria y proporcionada en virtud del Derecho de la Unión o nacional.
El canal de información está obligado a garantizar la protección de la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en el informe y a impedir el acceso a los mismos por parte de personal no autorizado. La identidad del denunciante no podrá ser revelada a nadie más allá del personal autorizado sin el consentimiento explícito de esta persona, o cuando dicha revelación sea necesaria y proporcionada en virtud del Derecho de la Unión o nacional. El denunciante debe ser informado de esto último antes de la divulgación, a menos que dicha información ponga en peligro las investigaciones o los procedimientos judiciales relacionados. El mismo deber de confidencialidad se aplica también a cualquier otra información de la que pueda deducirse directa o indirectamente la identidad del declarante.
El canal de información debe permitir informar por escrito, oralmente o de ambas formas. Cada informe recibido debe ser registrado.
En el caso de las denuncias orales, el denunciante también puede solicitar una reunión física con los funcionarios en un plazo razonable. La reunión puede documentarse mediante una grabación de la conversación en un formato duradero y recuperable o mediante un acta precisa de la reunión preparada por los miembros del personal encargados de tramitar el informe. La persona que informa debe tener la oportunidad de comprobar, rectificar y aprobar el acta de la reunión firmándola. Se aplican disposiciones similares para la grabación de otros informes orales, proporcionados a través de líneas telefónicas u otros sistemas de mensajería de voz. El periodo de tiempo que puede almacenarse un informe depende de lo que sea necesario y proporcionado para cumplir con los requisitos de la Directiva o el Derecho de la Unión o nacional.
Las personas jurídicas deben establecer procedimientos para la presentación de informes internos y su seguimiento diligente. La información debe ser clara y fácilmente accesible.
Por lo tanto, los procedimientos deben regular la denuncia en sí misma, así como cualquier acción que vaya a tomar el receptor de una denuncia para evaluar la exactitud de las alegaciones realizadas en la misma y, en su caso, para abordar la infracción denunciada, incluso a través de acciones como una investigación interna, una investigación, un enjuiciamiento, una acción de recuperación de fondos o el cierre del procedimiento. La información sobre el uso de los canales de información internos y sobre los procedimientos para informar externamente a las autoridades competentes debe ser clara y fácilmente accesible.
Los informes pueden ser gestionados internamente o por un proveedor externo.
Se requiere la designación de una persona o un departamento para operar los canales internos de información. Esto último incluye la recepción de los informes y el mantenimiento de la comunicación con el denunciante, así como la solicitud de información adicional a dicho denunciante y el suministro de información al mismo.
Esta tarea puede ser subcontratada a terceros proveedores, como abogados externos, proveedores de plataformas de información externas, bufetes de abogados, auditores, representantes de los empleados y otros. Los proveedores de servicios externos también deben contar con garantías y salvaguardias efectivas en materia de independencia, confidencialidad, protección de datos y secreto.
El seguimiento de la denuncia puede ser realizado por una persona o departamento designado, competente e imparcial. Esta persona o departamento puede ser el mismo que opera el canal de información. Quién es esta persona o departamento depende del tamaño y la estructura de cada organización. Sin embargo, la persona o el departamento más adecuado debe tener esa función en la organización que garantice la independencia y la ausencia de conflicto de intereses. Por lo general, estas tareas son realizadas por un director de cumplimiento o de RRHH, un director de integridad, un director jurídico o de privacidad, un director financiero, un director de auditoría o un miembro del consejo de administración. Las personas jurídicas privadas de entre 50 y 249 trabajadores pueden compartir los recursos para recibir las denuncias y realizar las investigaciones posteriores.
El denunciante debe ser informado de la recepción del informe en un plazo de 7 días y debe recibir una respuesta a más tardar en 3 meses.
Es necesario acusar recibo de la denuncia al denunciante en un plazo de siete días a partir de su recepción. No existe ninguna exención a esta obligación, mientras que cuando se informa externamente la autoridad competente puede omitir dicho reconocimiento cuando el denunciante lo solicite explícitamente o cuando crea razonablemente que eso pondría en peligro la protección de la identidad del denunciante.
Los procedimientos internos tienen que definir un plazo razonable para proporcionar información, que no puede exceder de tres meses a partir del acuse de recibo o de la expiración del plazo de siete días mencionado anteriormente.
La respuesta debe proporcionarse al denunciante, informándole sobre las medidas previstas o adoptadas como seguimiento y sobre los motivos de dicho seguimiento. Si no se adoptan medidas apropiadas dentro de este plazo, el denunciante puede decidir revelar públicamente la infracción y seguir teniendo derecho a la protección contra las represalias en virtud de la Directiva. Por supuesto, la idoneidad del seguimiento es una norma jurídica y su valoración dependerá de las circunstancias de cada caso y de la naturaleza de las normas que se hayan infringido.
No hay un plazo definido en el que las acciones de seguimiento deban haberse completado. Sin embargo, cuanto más tiempo pase, más probable será que las acciones, si las hay, se consideren inapropiadas, lo que motivará al denunciante a utilizar canales de denuncia externos o incluso a hacer pública la infracción. A diferencia de lo que ocurre con los informes externos, no existe una obligación explícita de comunicar al denunciante el resultado final de las investigaciones iniciadas por el informe.