Меню
Съгласно Директивата на ЕС относно лицата, подаващи сигнали за нарушения, юридическите лица са длъжни да създадат вътрешни канали за докладване и вътрешни процедури за получаване и проследяване на сигнали за нарушения. Ето някои от основните изводи за практикуващите лекари.
Общите прагове, които трябва да се спазват, са 50 работници и/или 10 000 жители. Изискването се отнася за юридически лица от частния сектор, които имат най-малко 50 работници. В някои сектори този праг изобщо не се прилага.
В публичния сектор изискването се отнася за всички юридически лица. Въпреки това е необходимо да се направи справка в националното законодателство, тъй като държавите членки имат право да правят изключения от това общо правило. Те могат да освобождават общини с по-малко от 10 000 жители или 50 работници. както и други организации от публичния сектор с по-малко от 50 работници.
Вътрешният канал за докладване трябва да бъде достъпен за работниците на предприятието. Самият закон за подаване на сигнали за нередности не изисква вътрешният канал да бъде достъпен. Също така и към други лица (напр. доставчици, подизпълнители…), които да съобщават информация за нарушения. Последните обаче не са възпрепятствани да подават докладите си чрез външни канали за докладване. Тъй като използването им не е обвързано с предварителното използване на вътрешни канали за докладване.
Не съществува изискване за приемане и предприемане на последващи действия по анонимни доклади за нарушения.
Държавите членки са свободни да решат дали да въведат такова изискване или не. Въпреки това решението да се приемат и предприемат последващи действия само по доклади с разкрита самоличност на докладващите лица може да се окаже предизвикателство. По-конкретно, методите за потвърждаване на идентификацията са ограничени, а освен това подобна стратегия не е в съответствие с най-добрите практики. Неприемането на доклад, независимо от съдържанието му, само защото е подаден анонимно, е безсмислено. Особено като се има предвид, че запазването на анонимността може да се окаже най-добрата защита на лицето, подало сигнала, срещу отмъщение.
Самоличността на докладващото лице може да бъде разкрита само с изричното съгласие на това лице. Или когато такова разкриване е необходимо и пропорционално съгласно правото на Съюза или националното право.
Каналът за докладване е длъжен да осигури защита на поверителността на самоличността на докладващото лице. Освен това, всяка трета страна, посочена в доклада, и за да се предотврати достъпът до него на неоторизирани членове на персонала. Самоличността на докладващото лице не може да бъде разкривана на никого извън упълномощения персонал без изричното съгласие на това лице. Или когато такова разкриване е необходимо и пропорционално съгласно правото на Съюза или националното право. Докладващото лице трябва да бъде информирано за последното преди оповестяването. Освен ако такава информация не застрашава свързаните с нея разследвания или съдебни производства. Същото задължение за поверителност важи и за всяка друга информация. от които може да се направи пряко или косвено заключение за самоличността на докладващото лице.
Каналът за докладване трябва да позволява докладване в писмен вид или устно, или и двете. Всеки получен доклад трябва да се регистрира.
За целите на устното докладване докладващото лице може също така да поиска физическа среща с членовете на персонала в рамките на разумен срок. Срещата може да бъде документирана или чрез запис на разговора в трайна и достъпна форма. Чрез точен протокол от заседанието, изготвен от служителите, отговарящи за обработката на доклада. На докладващото лице трябва да се даде възможност да провери, коригира и съгласува протокола от заседанието, като го подпише. Подобни разпоредби се прилагат и за записването на други устни доклади. Предоставя се чрез телефонни линии или други системи за гласови съобщения. Периодът от време, за който може да се съхранява даден отчет. Зависи от това какво е необходимо и пропорционално за спазване на изискванията на директивата, правото на Съюза или националното право.
Юридическите лица трябва да установят процедури за вътрешно отчитане и тяхното старателно проследяване. Информацията трябва да е ясна и лесно достъпна.
Следователно процедурите трябва да уреждат самото докладване, както и всяко действие, което ще бъде предприето от получателя на доклада. Да оцени точността на твърденията, изложени в доклада, и, когато е уместно, да отстрани докладваното нарушение. Включително действия като вътрешно разследване, разследване, наказателно преследване, действие за възстановяване на средства или приключване на процедурата. Информацията относно използването на вътрешни канали за докладване. Освен това се изисква процедурите за външно докладване на компетентните органи да бъдат ясни и лесно достъпни.
Докладите могат да се обработват вътрешно или от доставчик от трета страна.
Необходимо е да се определи лице или отдел, който да управлява вътрешните канали за докладване. Последното включва получаването на докладите и поддържането на връзка с докладващото лице. както и да поискате допълнителна информация и да предоставите обратна връзка на лицето, което докладва.
Тази задача може да бъде възложена на външни доставчици, като например външни консултанти, доставчици на външни платформи за отчитане, адвокатски кантори, одитори, представители на служителите и др. Ефективни гаранции и предпазни мерки по отношение на независимостта, поверителността, защитата на данните и тайната. Това трябва да бъде въведено и при доставчиците на услуги от трети страни.
Последващите действия по доклада могат да се извършват от определено, компетентно и безпристрастно лице или отдел. Това лице или отдел може да е същото като това, което управлява канала за докладване. Кой е този човек или отдел, зависи от размера и структурата на всяка отделна организация. Въпреки това най-подходящото лице или отдел трябва да има такава функция в организацията, която да гарантира независимост и липса на конфликт на интереси. Обикновено тези задачи се изпълняват от главен служител по съответствието или човешките ресурси, служител по интегритета, служител по правните въпроси или по въпросите на неприкосновеността на личния живот, главен финансов директор, главен одитор или член на управителния съвет. Частните юридически лица с 50 до 249 работници имат право да споделят ресурсите за получаване на доклади и за провеждане на последващи разследвания.
Докладващото лице трябва да бъде информирано за получаването на доклада в рамките на 7 дни и да му бъде предоставена обратна информация не по-късно от 3 месеца.
Получаването на доклада трябва да бъде потвърдено на докладващото лице в рамките на седем дни от получаването на доклада. Няма изключение от това задължение, докато при външно отчитане компетентният орган може да пропусне такова потвърждение. Когато докладващото лице изрично поиска това или когато има основание да смята, че това би застрашило защитата на самоличността на докладващото лице.
Вътрешните процедури трябва да определят разумен срок за предоставяне на обратна информация, който не може да надвишава три месеца от потвърждението за получаване или от изтичането на горепосочения седемдневен срок.
Обратната връзка трябва да бъде предоставена на докладващото лице, като го информира за действията, предвидени или предприети като последващи, и за основанията за тези последващи действия. Ако в рамките на този срок не бъдат предприети подходящи действия, докладващото лице може да реши да разкрие публично нарушението, като все още има право на защита срещу ответни действия съгласно Директивата. Разбира се, целесъобразността на последващите действия е правен стандарт и оценката му ще зависи от обстоятелствата на всеки случай и от естеството на нарушените правила.
Не е определен срок, в който последващите действия трябва да бъдат приключени. Колкото по-дълго обаче отнема, толкова по-вероятно е действията, ако има такива, да бъдат счетени за неподходящи, което да мотивира докладващото лице да използва външни канали за докладване или дори да оповести нарушението публично. За разлика от външното докладване не съществува изрично задължение за съобщаване на докладващото лице на крайния резултат от разследванията, предизвикани от доклада.