Menu
Podle směrnice EU o whistleblowerech z roku 2019 jsou právnické osoby povinny zavést interní kanály pro podávání zpráv a interní postupy pro přijímání oznámení o porušení předpisů a následné kroky. Zde jsou některé hlavní poznatky pro odborníky z praxe.
Obecné prahové hodnoty, které je třeba dodržet, jsou 50 pracovníků a/nebo 10 000 obyvatel. Tato povinnost se vztahuje na právnické osoby v soukromém sektoru, které mají alespoň 50 zaměstnanců. V některých odvětvích se tato hranice vůbec neuplatňuje.
Ve veřejném sektoru se tento požadavek vztahuje na všechny právnické osoby. Je však třeba vycházet z vnitrostátních právních předpisů, neboť členské státy mohou z tohoto obecného pravidla stanovit výjimky. Mohou osvobodit obce s méně než 10 000 obyvateli nebo 50 pracovníky. Stejně jako ostatní subjekty veřejného sektoru s méně než 50 zaměstnanci.
Interní kanál pro podávání zpráv musí být zpřístupněn pracovníkům subjektu. Samotný zákon o whistleblowingu nevyžaduje zpřístupnění interního kanálu. také dalším osobám (např. dodavatelům, subdodavatelům…), aby hlásily informace o porušeních. Těmto subjektům však nic nebrání v tom, aby své zprávy předkládaly prostřednictvím externích kanálů pro podávání zpráv. Jejich použití není podmíněno předchozím využitím interních kanálů pro podávání zpráv.
Neexistuje žádný požadavek na přijímání anonymních hlášení o porušení předpisů a na následné kroky.
Členské státy se mohou svobodně rozhodnout, zda takový požadavek zavedou, či nikoli. Rozhodnutí přijímat a sledovat pouze hlášení se zveřejněnou totožností oznamujících osob se však může ukázat jako náročné. Konkrétně jsou metody potvrzení identifikace omezené a navíc taková strategie není v souladu s osvědčenými postupy. Nepřijmout zprávu bez ohledu na její obsah jen proto, že byla podána anonymně, nedává smysl. Zejména proto, že zachování anonymity může být pro oznamovatele nejlepší ochranou před odplatou.
Totožnost oznamující osoby může být zveřejněna pouze s jejím výslovným souhlasem. Nebo pokud je takové zpřístupnění nezbytné a přiměřené podle práva Unie nebo vnitrostátního práva.
Oznamovací kanál je povinen zajistit ochranu důvěrnosti identity oznamovatele. Dále jakoukoli třetí stranu uvedenou ve zprávě a zabránit přístupu k ní neoprávněným zaměstnancům. Totožnost oznamovatele nesmí být sdělena nikomu jinému než pověřeným pracovníkům bez výslovného souhlasu této osoby. Nebo pokud je takové zpřístupnění nezbytné a přiměřené podle práva Unie nebo vnitrostátního práva. Před zveřejněním je třeba informovat oznamující osobu. Pokud by tyto informace neohrozily související vyšetřování nebo soudní řízení. Stejná povinnost mlčenlivosti se vztahuje i na všechny ostatní informace. z nichž lze přímo nebo nepřímo odvodit totožnost oznamující osoby.
Oznamovací kanál musí umožňovat podávání zpráv písemně nebo ústně, případně obojí. Každé přijaté hlášení musí být zaznamenáno.
Pro účely ústního oznámení může oznamovatel v přiměřené lhůtě požádat také o fyzické setkání se zaměstnanci. Schůzka může být zdokumentována buď pořízením záznamu rozhovoru v trvalé a vyhledatelné podobě. Prostřednictvím přesného zápisu z jednání vypracovaného pracovníky odpovědnými za zpracování zprávy. Oznamovatel musí mít možnost zkontrolovat, opravit a odsouhlasit zápis z jednání jeho podpisem. Podobná ustanovení platí i pro zaznamenávání jiných ústních zpráv. Poskytuje se prostřednictvím telefonních linek nebo jiných systémů hlasových zpráv. Časové období, po které může být zpráva uložena. Záleží na tom, co je nutné a přiměřené pro splnění požadavků směrnice nebo práva Unie či vnitrostátního práva.
Právnické osoby musí zavést postupy pro interní podávání zpráv a jejich důsledné sledování. Informace musí být jasné a snadno dostupné.
Postupy tedy musí upravovat jak samotné hlášení, tak i případné kroky, které příjemce hlášení podnikne. Posoudit správnost tvrzení uvedených ve zprávě a případně řešit nahlášené porušení. Včetně opatření, jako je interní šetření, vyšetřování, trestní stíhání, žaloba na vrácení finančních prostředků nebo ukončení řízení. Informace týkající se využívání interních kanálů pro podávání zpráv. Také postupy pro externí podávání zpráv příslušným orgánům musí být jasné a snadno dostupné.
Zprávy mohou být zpracovávány interně nebo prostřednictvím třetí strany.
Pro provozování interních kanálů pro podávání zpráv je třeba určit osobu nebo oddělení. Ta zahrnuje příjem hlášení a udržování komunikace s ohlašovatelem. Stejně tak si od této osoby vyžádat další informace a poskytnout jí zpětnou vazbu.
Tento úkol může být zadán externím poskytovatelům, jako jsou externí právní poradci, externí poskytovatelé platforem pro podávání zpráv, právní kanceláře, auditoři, zástupci zaměstnanců a podobně. Účinné záruky a ochranná opatření, pokud jde o nezávislost, důvěrnost, ochranu údajů a utajení. To by mělo být zavedeno i u poskytovatelů služeb třetích stran.
Následné kroky v souvislosti s hlášením může provádět určená, kompetentní a nestranná osoba nebo útvar. Tato osoba nebo oddělení může být totožné s osobou, která provozuje kanál pro hlášení. Kdo je touto osobou nebo oddělením, závisí na velikosti a struktuře každé organizace. Takovou funkci by však v organizaci měla mít nejvhodnější osoba nebo oddělení, které zajistí nezávislost a absenci střetu zájmů. Obvykle tyto úkoly plní vedoucí pracovník pro dodržování předpisů nebo lidských zdrojů, pracovník pro integritu, právní pracovník nebo pracovník pro ochranu osobních údajů, finanční ředitel, vedoucí auditor nebo člen představenstva. Soukromé právnické osoby s 50 až 249 pracovníky mohou sdílet zdroje pro přijímání hlášení a provádění případných následných šetření.
Oznamující osoba musí být o přijetí zprávy informována do 7 dnů a nejpozději do 3 měsíců jí musí být poskytnuta zpětná vazba.
Přijetí hlášení je třeba oznamující osobě potvrdit do sedmi dnů od jeho obdržení. Z této povinnosti neexistuje žádná výjimka, zatímco při podávání zpráv navenek může příslušný orgán toto potvrzení vynechat. Pokud o to oznamovatel výslovně požádal nebo pokud se důvodně domnívá, že by to ohrozilo ochranu identity oznamovatele.
V interních postupech je třeba vymezit přiměřenou lhůtu pro poskytnutí zpětné vazby, která nesmí být delší než tři měsíce od potvrzení přijetí nebo uplynutí výše uvedené sedmidenní lhůty.
Zpětná vazba musí být poskytnuta oznamující osobě a musí ji informovat o plánovaných nebo přijatých následných opatřeních a o důvodech těchto následných opatření. Pokud nejsou v této lhůtě přijata žádná vhodná opatření, může se oznamovatel rozhodnout porušení zveřejnit, přičemž má stále nárok na ochranu před odvetnými opatřeními podle směrnice. Přiměřenost následných opatření je samozřejmě právní normou a její posouzení bude záviset na okolnostech každého případu a na povaze pravidel, která byla porušena.
Není stanovena žádná lhůta, ve které by následná opatření musela být dokončena. Čím déle to však trvá, tím větší je pravděpodobnost, že případné kroky budou považovány za nevhodné, což motivuje oznamovatele k využití externích kanálů pro oznámení nebo dokonce ke zveřejnění porušení. Na rozdíl od externího hlášení neexistuje výslovná povinnost sdělit oznamovateli konečný výsledek šetření, které bylo na základě hlášení zahájeno.