Menu
Σύμφωνα με την οδηγία της ΕΕ για την καταγγελία παραβάσεων του 2019, οι νομικές οντότητες υποχρεούνται να δημιουργήσουν εσωτερικούς διαύλους αναφοράς και εσωτερικές διαδικασίες για τη λήψη και την παρακολούθηση των αναφορών παραβάσεων. Ακολουθούν ορισμένα από τα κύρια συμπεράσματα για τους επαγγελματίες.
Τα γενικά κατώτατα όρια είναι 50 εργαζόμενοι ή/και 10.000 κάτοικοι. Η απαίτηση ισχύει για νομικές οντότητες του ιδιωτικού τομέα που απασχολούν τουλάχιστον 50 εργαζομένους. Σε ορισμένους τομείς το όριο αυτό δεν ισχύει καθόλου.
Στον δημόσιο τομέα η απαίτηση ισχύει για όλες τις νομικές οντότητες. Ωστόσο, πρέπει να ανατρέξει κανείς στο εθνικό δίκαιο, καθώς τα κράτη μέλη μπορούν να κάνουν εξαιρέσεις από αυτόν τον γενικό κανόνα. Μπορούν να εξαιρούν δήμους με λιγότερους από 10.000 κατοίκους ή 50 εργαζομένους. Καθώς και άλλοι φορείς του δημόσιου τομέα με λιγότερους από 50 εργαζομένους.
Ο εσωτερικός δίαυλος αναφοράς απαιτείται να είναι διαθέσιμος στους εργαζομένους της οντότητας. Ο ίδιος ο νόμος περί καταγγελίας δεν απαιτεί τη διάθεση του εσωτερικού διαύλου. Επίσης, σε άλλα πρόσωπα (π.χ. προμηθευτές, υπεργολάβους…) να αναφέρουν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις. Ωστόσο, οι τελευταίοι δεν εμποδίζονται να υποβάλλουν τις εκθέσεις τους μέσω εξωτερικών διαύλων αναφοράς. Καθώς η χρήση τους δεν εξαρτάται από την προηγούμενη χρήση των εσωτερικών διαύλων αναφοράς.
Δεν υπάρχει υποχρέωση αποδοχής και παρακολούθησης ανώνυμων αναφορών παραβιάσεων.
Τα κράτη μέλη είναι ελεύθερα να αποφασίσουν αν θα προβούν σε μια τέτοια απαίτηση ή όχι. Ωστόσο, η απόφαση να γίνονται δεκτές και να παρακολουθούνται μόνο οι αναφορές που αποκαλύπτουν την ταυτότητα των προσώπων που υποβάλλουν τις αναφορές μπορεί να αποδειχθεί πρόκληση. Συγκεκριμένα, οι μέθοδοι επιβεβαίωσης της ταυτοποίησης είναι περιορισμένες και, επιπλέον, μια τέτοια στρατηγική δεν συνάδει με τις βέλτιστες πρακτικές. Η μη αποδοχή μιας αναφοράς, ανεξάρτητα από το περιεχόμενό της, μόνο και μόνο επειδή έγινε ανώνυμα, δεν έχει νόημα. Ιδιαίτερα εφόσον η διατήρηση της ανωνυμίας μπορεί στην πραγματικότητα να είναι η καλύτερη προστασία για τον καταγγέλλοντα από αντίποινα.
Η ταυτότητα του προσώπου που υποβάλλει την αναφορά μπορεί να γνωστοποιηθεί μόνο με τη ρητή συγκατάθεση του εν λόγω προσώπου. Ή όταν η εν λόγω κοινοποίηση είναι αναγκαία και αναλογική βάσει του ενωσιακού ή του εθνικού δικαίου.
Ο δίαυλος αναφοράς υποχρεούται να διασφαλίζει την προστασία του απορρήτου της ταυτότητας του προσώπου που υποβάλλει την αναφορά. Επιπλέον, κάθε τρίτο μέρος που αναφέρεται στην έκθεση και να αποτρέψει την πρόσβαση σε αυτήν από μη εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού. Η ταυτότητα του αναφέροντος προσώπου δεν μπορεί να γνωστοποιηθεί σε κανέναν πέραν του εξουσιοδοτημένου προσωπικού χωρίς τη ρητή συγκατάθεση του εν λόγω προσώπου. Ή όταν η εν λόγω κοινοποίηση είναι αναγκαία και αναλογική βάσει του ενωσιακού ή του εθνικού δικαίου. Το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά πρέπει να ενημερωθεί για το τελευταίο πριν από την αποκάλυψη. Εκτός εάν οι πληροφορίες αυτές θα έθεταν σε κίνδυνο τις σχετικές έρευνες ή δικαστικές διαδικασίες. Το ίδιο καθήκον εμπιστευτικότητας ισχύει και για κάθε άλλη πληροφορία. Από τα οποία μπορεί να συναχθεί άμεσα ή έμμεσα η ταυτότητα του προσώπου που υποβάλλει την αναφορά.
Ο δίαυλος αναφοράς πρέπει να επιτρέπει την αναφορά γραπτώς ή προφορικώς ή και τα δύο. Κάθε ληφθείσα αναφορά πρέπει να καταγράφεται.
Για τους σκοπούς της προφορικής αναφοράς, το αναφέρον πρόσωπο μπορεί επίσης να ζητήσει φυσική συνάντηση με τα μέλη του προσωπικού εντός εύλογου χρονικού διαστήματος. Η συνάντηση μπορεί να τεκμηριώνεται είτε με την καταγραφή της συνομιλίας σε μόνιμη και ανακτήσιμη μορφή. Μέσω ακριβών πρακτικών της συνεδρίασης που συντάσσονται από τα μέλη του προσωπικού που είναι υπεύθυνα για το χειρισμό της έκθεσης. Το πρόσωπο που υποβάλλει τον απολογισμό πρέπει να έχει τη δυνατότητα να ελέγξει, να διορθώσει και να εγκρίνει τα πρακτικά της συνεδρίασης υπογράφοντάς τα. Παρόμοιες διατάξεις ισχύουν για την καταγραφή άλλων προφορικών εκθέσεων. Παρέχεται μέσω τηλεφωνικών γραμμών ή άλλων συστημάτων φωνητικών μηνυμάτων. Η χρονική περίοδος που μπορεί να αποθηκευτεί μια αναφορά. Εξαρτάται από το τι απαιτείται και τι είναι αναλογικό για τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της οδηγίας ή του δικαίου της Ένωσης ή του εθνικού δικαίου.
Οι νομικές οντότητες πρέπει να καθιερώσουν διαδικασίες για την εσωτερική υποβολή εκθέσεων και την επιμελή παρακολούθησή τους. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι σαφείς και εύκολα προσβάσιμες.
Ως εκ τούτου, οι διαδικασίες πρέπει να ρυθμίζουν την ίδια την αναφορά, καθώς και κάθε ενέργεια που θα γίνει από τον παραλήπτη μιας αναφοράς. Να αξιολογήσει την ακρίβεια των ισχυρισμών που διατυπώνονται στην έκθεση και, κατά περίπτωση, να αντιμετωπίσει την αναφερόμενη παράβαση. Συμπεριλαμβάνονται ενέργειες όπως εσωτερική έρευνα, διερεύνηση, δίωξη, αγωγή ανάκτησης χρημάτων ή κλείσιμο της διαδικασίας. Οι πληροφορίες σχετικά με τη χρήση των εσωτερικών διαύλων αναφοράς. Επίσης, οι διαδικασίες εξωτερικής αναφοράς στις αρμόδιες αρχές πρέπει να είναι σαφείς και εύκολα προσβάσιμες.
Οι αναφορές μπορούν να διεκπεραιώνονται εσωτερικά ή από τρίτο πάροχο.
Απαιτείται να οριστεί ένα πρόσωπο ή μια υπηρεσία για τη λειτουργία των εσωτερικών διαύλων αναφοράς. Το τελευταίο περιλαμβάνει την παραλαβή των αναφορών και τη διατήρηση της επικοινωνίας με το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά. Καθώς και να ζητά περαιτέρω πληροφορίες από το εν λόγω πρόσωπο αναφοράς και να παρέχει ανατροφοδότηση σε αυτό.
Το έργο αυτό μπορεί να ανατεθεί σε τρίτους παρόχους, όπως εξωτερικούς συμβούλους, εξωτερικούς παρόχους πλατφόρμας υποβολής εκθέσεων, δικηγορικά γραφεία, ελεγκτές, εκπροσώπους των εργαζομένων κ.λπ. Αποτελεσματικές εγγυήσεις και διασφαλίσεις όσον αφορά την ανεξαρτησία, την εμπιστευτικότητα, την προστασία των δεδομένων και το απόρρητο. Αυτό θα πρέπει να ισχύει και για τους τρίτους παρόχους υπηρεσιών.
Η παρακολούθηση της αναφοράς μπορεί να διεξάγεται από ορισμένο, αρμόδιο και αμερόληπτο πρόσωπο ή υπηρεσία. Αυτό το πρόσωπο ή τμήμα μπορεί να είναι το ίδιο με εκείνο που λειτουργεί το κανάλι αναφοράς. Ποιο είναι αυτό το άτομο ή το τμήμα, εξαρτάται από το μέγεθος και τη δομή κάθε οργανισμού. Ωστόσο, το καταλληλότερο πρόσωπο ή τμήμα θα πρέπει να έχει αυτή τη λειτουργία στον οργανισμό που διασφαλίζει την ανεξαρτησία και την απουσία σύγκρουσης συμφερόντων. Συνήθως τα καθήκοντα αυτά εκτελούνται από έναν υπεύθυνο συμμόρφωσης ή ανθρώπινου δυναμικού, έναν υπεύθυνο ακεραιότητας, έναν υπεύθυνο νομικών θεμάτων ή προστασίας προσωπικών δεδομένων, έναν οικονομικό υπεύθυνο, έναν υπεύθυνο ελέγχου ή ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου. Ιδιωτικά νομικά πρόσωπα με 50 έως 249 εργαζομένους επιτρέπεται να μοιράζονται πόρους για την παραλαβή των αναφορών και τη διεξαγωγή τυχόν επακόλουθων ερευνών.
Το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά πρέπει να ενημερώνεται για την παραλαβή της έκθεσης εντός 7 ημερών και να του παρέχεται ανατροφοδότηση το αργότερο εντός 3 μηνών.
Η παραλαβή της αναφοράς πρέπει να επιβεβαιωθεί στον αναφέροντα εντός επτά ημερών από την παραλαβή της αναφοράς. Δεν υπάρχει καμία εξαίρεση από την υποχρέωση αυτή, ενώ κατά την υποβολή εξωτερικών εκθέσεων η αρμόδια αρχή μπορεί να παραλείψει την εν λόγω αναγνώριση. Όταν το αναφέρον πρόσωπο το ζητήσει ρητά ή όταν εύλογα πιστεύει ότι αυτό θα έθετε σε κίνδυνο την προστασία της ταυτότητας του αναφέροντος προσώπου.
Οι εσωτερικές διαδικασίες πρέπει να ορίζουν ένα εύλογο χρονικό πλαίσιο για την παροχή ανατροφοδότησης, το οποίο δεν μπορεί να υπερβαίνει τους τρεις μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής ή τη λήξη της προαναφερθείσας επταήμερης περιόδου.
Η ανατροφοδότηση πρέπει να παρέχεται στο πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά, ενημερώνοντάς το για τη δράση που προβλέπεται ή λαμβάνεται ως συνέχεια και για τους λόγους της εν λόγω παρακολούθησης. Εάν δεν ληφθούν τα κατάλληλα μέτρα εντός αυτής της χρονικής περιόδου, το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά μπορεί να αποφασίσει να δημοσιοποιήσει την παραβίαση, ενώ εξακολουθεί να πληροί τις προϋποθέσεις για προστασία από αντίποινα σύμφωνα με την οδηγία. Φυσικά, η καταλληλότητα της παρακολούθησης αποτελεί νομικό κριτήριο και η αξιολόγησή της εξαρτάται από τις περιστάσεις κάθε περίπτωσης και από τη φύση των κανόνων που έχουν παραβιαστεί.
Δεν υπάρχει καθορισμένη προθεσμία εντός της οποίας θα πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί οι ενέργειες παρακολούθησης. Ωστόσο, όσο περισσότερο διαρκεί, τόσο πιο πιθανό είναι να θεωρηθούν ακατάλληλες οι ενέργειες, εάν υπάρξουν, γεγονός που θα παρακινήσει το πρόσωπο που αναφέρει την παραβίαση να χρησιμοποιήσει εξωτερικούς διαύλους αναφοράς ή ακόμη και να προβεί σε δημόσια αποκάλυψη της παραβίασης. Σε αντίθεση με τις εξωτερικές αναφορές, δεν υπάρχει ρητή υποχρέωση κοινοποίησης στο πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά του τελικού αποτελέσματος των ερευνών που προκάλεσε η αναφορά.