Menü
A 2019. évi uniós bejelentő irányelv értelmében a jogalanyoknak belső bejelentési csatornákat és belső eljárásokat kell létrehozniuk a jogsértésekről szóló bejelentések fogadására és nyomon követésére. Íme néhány főbb tanulság a szakemberek számára.
Az általános küszöbértékek 50 munkavállaló és/vagy 10 000 lakos. A követelmény a magánszektorban működő, legalább 50 munkavállalót foglalkoztató jogi személyekre vonatkozik. Egyes ágazatokban ez a küszöb egyáltalán nem érvényes.
Az állami szektorban a követelmény minden jogi személyre vonatkozik. Azonban a nemzeti jogra kell hivatkozni, mivel a tagállamok kivételt tehetnek ez alól az általános szabály alól. Mentesíthetik a 10 000 főnél kevesebb lakossal vagy 50 főnél kevesebb munkavállalóval rendelkező településeket. Valamint más, 50 főnél kevesebb munkavállalót foglalkoztató közszektorbeli szervezetek.
A belső jelentési csatornát a szervezet munkavállalói számára hozzáférhetővé kell tenni. Maga a bejelentési törvény nem írja elő a belső csatorna rendelkezésre bocsátását. Más személyek (pl. beszállítók, alvállalkozók…) számára is, hogy jelentsenek információkat a jogsértésekről. Ez utóbbiakat azonban nem akadályozzák meg abban, hogy külső jelentéstételi csatornákon keresztül nyújtsák be jelentéseiket. Mivel ezek használatának nem feltétele a belső jelentési csatornák előzetes használata.
Nem kötelező elfogadni és nyomon követni a jogsértésekről szóló névtelen bejelentéseket.
A tagállamok szabadon dönthetnek arról, hogy előírnak-e ilyen követelményt vagy sem. Kihívást jelenthet azonban az a döntés, hogy csak a bejelentő személyek személyazonosságát nyilvánosságra hozó jelentéseket fogadják el és követik nyomon. Az azonosítás megerősítésének módszerei ugyanis korlátozottak, ráadásul egy ilyen stratégia nem felel meg a legjobb gyakorlatnak. Kevés értelme van annak, hogy egy bejelentést nem fogadunk el, függetlenül annak tartalmától, csak azért, mert névtelenül tették. Különösen azért, mert a névtelenség megőrzése valójában a legjobb védelmet jelentheti a bejelentő személy számára a megtorlással szemben.
A bejelentő személy személyazonossága csak az érintett személy kifejezett hozzájárulásával hozható nyilvánosságra. Vagy ha a közzététel az uniós vagy nemzeti jog alapján szükséges és arányos.
A bejelentő csatorna köteles biztosítani a bejelentő személy személyazonosságának bizalmas kezelését. Továbbá a jelentésben említett bármely harmadik fél, valamint annak megakadályozása, hogy a személyzet nem felhatalmazott tagjai hozzáférjenek a jelentéshez. A bejelentő személy személyazonosságát az arra jogosult személyeken kívül senki mással nem lehet közölni az érintett személy kifejezett hozzájárulása nélkül. Vagy ha a közzététel az uniós vagy nemzeti jog alapján szükséges és arányos. Ez utóbbiról a bejelentő személyt a közzététel előtt tájékoztatni kell. Kivéve, ha az ilyen információ veszélyeztetné a kapcsolódó vizsgálatokat vagy bírósági eljárásokat. Ugyanez a titoktartási kötelezettség vonatkozik minden más információra is. amelyből közvetlenül vagy közvetve következtetni lehet a jelentéstevő személy kilétére.
A jelentéstételi csatornának lehetővé kell tennie az írásbeli vagy szóbeli jelentéstételt, vagy mindkettőt. Minden beérkezett jelentést rögzíteni kell.
Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő ésszerű időn belül kérheti a személyzet tagjaival való fizikai találkozót is. A megbeszélés dokumentálása történhet a beszélgetés tartós és visszakereshető formában történő rögzítésével. A jelentés kezeléséért felelős munkatársak által az ülésről készített pontos jegyzőkönyvek révén. A jelentéstevőnek lehetőséget kell biztosítani arra, hogy ellenőrizze, javítsa és aláírásával jóváhagyja az ülés jegyzőkönyvét. Hasonló rendelkezések vonatkoznak más szóbeli jelentések rögzítésére is. Telefonvonalakon vagy más hangüzenetátviteli rendszereken keresztül. A jelentés tárolásának időszaka. Attól függ, hogy mi szükséges és arányos az irányelv, az uniós jog vagy a nemzeti jog követelményeinek való megfeleléshez.
A jogalanyoknak belső jelentéstételi eljárásokat és azok gondos nyomon követését kell kialakítaniuk. Az információknak világosnak és könnyen hozzáférhetőnek kell lenniük.
Az eljárásoknak tehát szabályozniuk kell magát a jelentéstételt, valamint a jelentés címzettje által végrehajtandó intézkedéseket. A jelentésben szereplő állítások pontosságának értékelése, és adott esetben a bejelentett jogsértés kezelése. Beleértve az olyan intézkedéseket, mint a belső vizsgálat, a nyomozás, a büntetőeljárás, a pénzeszközök visszafizettetésére irányuló kereset vagy az eljárás lezárása. A belső jelentési csatornák használatára vonatkozó információk. Az illetékes hatóságoknak történő külső jelentéstételre vonatkozó eljárásoknak is egyértelműnek és könnyen hozzáférhetőnek kell lenniük.
A jelentéseket belsőleg vagy egy harmadik fél szolgáltatóval lehet kezelni.
A belső jelentési csatornák működtetésére ki kell jelölni egy személyt vagy részleget. Ez utóbbi magában foglalja a jelentések fogadását és a bejelentővel való kapcsolattartást. Valamint további információk kérése és visszajelzés nyújtása a jelentéstevő személynek.
Ez a feladat kiszervezhető harmadik fél szolgáltatóknak, például külső tanácsadóknak, külső jelentési platformszolgáltatóknak, ügyvédi irodáknak, könyvvizsgálóknak, munkavállalói képviselőknek és hasonlóknak. Hatékony garanciák és biztosítékok a függetlenség, a bizalmas kezelés, az adatvédelem és a titoktartás tekintetében. Ennek a harmadik fél szolgáltatóknál is meg kell lennie.
A jelentés nyomon követését egy kijelölt, hozzáértő és pártatlan személy vagy szervezeti egység végezheti. Ez a személy vagy részleg lehet ugyanaz, mint a jelentési csatornát üzemeltető személy vagy részleg. Hogy ki ez a személy vagy részleg, az az egyes szervezetek méretétől és struktúrájától függ. A szervezeten belül azonban a legmegfelelőbb személynek vagy részlegnek kell ellátnia ezt a funkciót, amely biztosítja a függetlenséget és az összeférhetetlenség hiányát. Az ilyen feladatokat általában a megfelelésért felelős vezető vagy HR-felelős, az integritásért felelős tisztviselő, a jogi vagy adatvédelmi tisztviselő, a pénzügyi vezető, az ellenőrzési vezető vagy az igazgatótanács tagja látja el. Az 50-249 munkavállalót foglalkoztató magánjogi jogalanyok megoszthatják a bejelentések fogadására és az azt követő vizsgálatok lefolytatására szolgáló erőforrásokat.
A jelentést tevő személyt 7 napon belül tájékoztatni kell a jelentés kézhezvételéről, és legkésőbb 3 hónapon belül visszajelzést kell kapnia.
A bejelentés kézhezvételét a bejelentő személynek a bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül vissza kell igazolni. Ez alól a kötelezettség alól nincs kivétel, míg külső jelentéstétel esetén az illetékes hatóság elhagyhatja az ilyen elismerést. Ha a bejelentő személy kifejezetten ezt kéri, vagy ha ésszerűen úgy véli, hogy ez veszélyeztetné a bejelentő személy személyazonosságának védelmét.
A belső eljárásoknak ésszerű határidőt kell meghatározniuk a visszajelzés megadására, amely nem haladhatja meg a kézhezvétel visszaigazolásától vagy a fent említett hétnapos időszak lejártától számított három hónapot.
A visszajelzést meg kell küldeni a jelentést tevő személynek, tájékoztatva őt a tervezett vagy nyomon követésként tett intézkedésekről és azok indokairól. Ha ezen az időszakon belül nem történik megfelelő intézkedés, a bejelentő személy dönthet úgy, hogy nyilvánosságra hozza a jogsértést, miközben továbbra is jogosult az irányelv szerinti megtorlás elleni védelemre. Természetesen a nyomon követés megfelelősége jogi mérce, amelynek értékelése az egyes esetek körülményeitől és a megsértett szabályok jellegétől függ.
Nincs meghatározott határidő, amelyen belül a nyomon követési intézkedéseknek be kellene fejeződniük. Minél tovább tart azonban, annál valószínűbb, hogy az esetleges intézkedéseket nem megfelelőnek ítélik, ami arra ösztönzi a bejelentő személyt, hogy külső bejelentési csatornákat vegyen igénybe, vagy akár nyilvánosságra hozza a jogsértést. A külső bejelentéssel ellentétben nincs kifejezett kötelezettség arra, hogy a bejelentővel közöljék a bejelentés által kiváltott vizsgálatok végeredményét.