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Ao abrigo da Directiva da UE de 2019 relativa à denúncia de irregularidades, as entidades jurídicas são obrigadas a estabelecer canais internos de denúncia e procedimentos internos para a recepção e acompanhamento de denúncias de infracções. Aqui estão algumas das principais ofertas para os praticantes.
Os limiares gerais a observar são 50 trabalhadores e/ou 10.000 habitantes. O requisito aplica-se a entidades jurídicas do sector privado que tenham pelo menos 50 trabalhadores. Em alguns sectores este limiar não se aplica de forma alguma.
No sector público, o requisito aplica-se a todas as entidades jurídicas. No entanto, é necessário remeter para o direito nacional, uma vez que os Estados-Membros são autorizados a fazer excepções a esta regra geral. Podem isentar os municípios com menos de 10.000 habitantes ou 50 trabalhadores. Bem como outras entidades do sector público com menos de 50 trabalhadores.
O canal de informação interno deve ser colocado à disposição dos trabalhadores da entidade. A própria lei da denúncia de irregular idades não exige a disponibilização do canal interno. Também a outras pessoas (por exemplo, fornecedores, subcontratantes…) para comunicar informações sobre infracções. No entanto, estes últimos não estão impedidos de apresentar os seus relatórios através de canais de comunicação externos. Uma vez que a sua utilização não está condicionada à utilização prévia de canais de comunicação internos.
Não há nenhum requisito de aceitação e acompanhamento de relatórios anónimos de violações.
Os Estados Membros são livres de decidir se devem ou não fazer tal exigência. No entanto, a decisão de aceitar e dar seguimento apenas a relatórios com identidades reveladas de pessoas denunciantes pode revelar-se um desafio. Nomeadamente, os métodos de confirmação da identificação são limitados e, além disso, tal estratégia não está de acordo com as melhores práticas. Não aceitar uma denúncia, independentemente do seu conteúdo, só porque foi feita de forma anónima não faz muito sentido. Tanto mais que o anonimato pode ser, de facto, a melhor proteção para o autor da denúncia contra represálias.
A identidade do autor da denúncia só pode ser divulgada com o seu consentimento expresso. Ou quando essa divulgação for necessária e proporcionada ao abrigo do direito da União ou nacional.
O canal de denúncia deve assegurar a proteção da confidencialidade da identidade do denunciante. Além disso, qualquer terceiro mencionado no relatório e para impedir o acesso ao mesmo por membros do pessoal não autorizados. A identidade do autor da denúncia não pode ser revelada a ninguém para além do pessoal autorizado sem o consentimento explícito dessa pessoa. Ou quando essa divulgação for necessária e proporcionada ao abrigo do direito da União ou nacional. O autor da denúncia deve ser informado deste facto antes da divulgação. A não ser que essas informações ponham em causa as investigações ou os processos judiciais em causa. O mesmo dever de confidencialidade aplica-se a qualquer outra informação. A partir do qual se pode deduzir, direta ou indiretamente, a identidade do inquirido.
O canal de comunicação é obrigado a permitir a comunicação por escrito ou oralmente ou ambos. Todos os relatórios recebidos devem ser registados.
Para efeitos de relato oral, a pessoa relatora pode também solicitar uma reunião física com os membros do pessoal dentro de um prazo razoável. A reunião pode ser documentada através de uma gravação da conversa num suporte duradouro e recuperável. Através de uma ata exacta da reunião elaborada pelos membros do pessoal responsáveis pelo tratamento do relatório. O relator deve ter a oportunidade de verificar, rectificar e acordar a acta da reunião, assinando-a. Aplicam-se disposições semelhantes ao registo de outros relatórios orais. Fornecido através de linhas telefónicas ou outros sistemas de mensagens de voz. O período de tempo em que um relatório pode ser armazenado. Depende do que é necessário e proporcionado para cumprir os requisitos da diretiva, do direito da União ou do direito nacional.
As entidades jurídicas precisam de estabelecer procedimentos para a elaboração de relatórios internos e o seu acompanhamento diligente. A informação deve ser clara e facilmente acessível.
Os procedimentos devem, portanto, regular a própria comunicação, bem como qualquer ação que seja tomada pelo destinatário de uma comunicação. Avaliar a exatidão das alegações apresentadas no relatório e, se for caso disso, resolver a infração comunicada. Incluindo acções como um inquérito interno, uma investigação, um processo judicial, uma ação de recuperação de fundos ou o encerramento do procedimento. As informações relativas à utilização dos canais de comunicação internos. Além disso, os procedimentos de comunicação externa às autoridades competentes devem ser claros e facilmente acessíveis.
Os relatórios podem ser tratados internamente ou por um terceiro fornecedor.
É necessário designar uma pessoa ou um departamento para operar canais de informação internos. Este último inclui a receção dos relatórios e a manutenção da comunicação com o autor do relatório. Para além de solicitar mais informações e dar feedback a esse relator.
Esta tarefa pode ser subcontratada a fornecedores terceiros, tais como conselheiros externos, fornecedores de relatórios externos, escritórios de advogados, auditores, representantes dos empregados e afins. Garantias e salvaguardas efectivas em matéria de independência, confidencialidade, proteção de dados e sigilo. Esta medida deve ser aplicada também aos prestadores de serviços terceiros.
O seguimento do relatório pode ser conduzido por uma pessoa ou departamento designado, competente e imparcial. Esta pessoa ou departamento pode ser o mesmo que o que opera o canal de denúncia. Quem é esta pessoa ou departamento, depende do tamanho e da estrutura de cada organização individual. No entanto, a pessoa ou departamento mais apropriado deve ter tal função na organização que garanta a independência e a ausência de conflitos de interesse. Normalmente, tais tarefas são executadas por um chefe de conformidade ou um responsável de RH, um responsável pela integridade, um responsável jurídico ou de privacidade, um chefe financeiro, um chefe executivo de auditoria ou um membro do conselho. As entidades jurídicas privadas com 50 a 249 trabalhadores estão autorizadas a partilhar recursos para a recepção de relatórios e para a realização de quaisquer investigações subsequentes.
A pessoa que apresenta o relatório precisa de ser informada da recepção do relatório no prazo de 7 dias e de fornecer feedback o mais tardar em 3 meses.
A recepção do relatório tem de ser acusada à pessoa relatora no prazo de sete dias após a recepção do relatório. Não existe qualquer exceção a esta obrigação, embora a autoridade competente possa omitir esse reconhecimento quando apresenta relatórios externos. Quando o denunciante o solicitar explicitamente ou quando razoavelmente considerar que tal pode pôr em causa a proteção da identidade do denunciante.
Os procedimentos internos precisam de definir um prazo razoável para fornecer feedback, que não pode exceder três meses a partir do aviso de recepção ou da expiração do período de sete dias acima mencionado.
O feedback deve ser fornecido à pessoa relatora, informando-a sobre as medidas previstas ou tomadas como seguimento e sobre os fundamentos de tal seguimento. Se não forem tomadas medidas adequadas dentro deste período de tempo, a pessoa denunciante pode decidir revelar publicamente a violação enquanto ainda é elegível para protecção contra represálias ao abrigo da Directiva. Evidentemente, a adequação do seguimento é uma norma legal e a sua avaliação dependerá das circunstâncias de cada caso e da natureza das regras que tenham sido infringidas.
Não existe um limite de tempo definido dentro do qual as acções de acompanhamento teriam de ter sido concluídas. Contudo, quanto mais tempo for necessário, mais provável é que as acções, se existirem, sejam consideradas inadequadas, motivando assim a pessoa denunciante a utilizar canais de denúncia externos ou mesmo a divulgar publicamente a violação. Ao contrário dos relatórios externos, não há nenhuma obrigação explícita de comunicar à pessoa relatora o resultado final das investigações desencadeadas pelo relatório.