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Nach der EU-Whistleblower-Richtlinie von 2019 müssen juristische Personen interne Meldekanäle und interne Verfahren für die Entgegennahme und Weiterverfolgung von Meldungen über Verstöße einrichten. Hier sind einige der wichtigsten Erkenntnisse für Praktiker.
Allgemeine Schwellenwerte sind 50 Arbeitnehmer und/oder 10.000 Einwohner. Die Anforderung gilt für juristische Personen der Privatwirtschaft mit mindestens 50 Beschäftigten. In manchen Branchen gilt diese Schwelle überhaupt nicht.
Im öffentlichen Sektor gilt die Anforderung für alle juristischen Personen. Es muss jedoch auf das nationale Recht verwiesen werden, da die Mitgliedstaaten Ausnahmen von dieser allgemeinen Regel machen können. Sie können Gemeinden mit weniger als 10.000 Einwohnern oder 50 Beschäftigten sowie andere öffentliche Einrichtungen mit weniger als 50 Beschäftigten ausnehmen.
Der interne Berichtsweg muss den Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden. Das Whistleblowing-Gesetz selbst schreibt nicht vor, dass der interne Kanal auch anderen Personen (z. B. Lieferanten, Subunternehmern usw.) zur Verfügung gestellt werden muss, um Informationen über Verstöße zu melden. Letztere sind jedoch nicht daran gehindert, ihre Meldungen über externe Meldewege einzureichen, da deren Nutzung nicht von der vorherigen Nutzung interner Meldewege abhängig ist.
Es besteht keine Verpflichtung, anonyme Meldungen von Verstößen anzunehmen und weiterzuverfolgen.
Es steht den Mitgliedstaaten frei zu entscheiden, ob sie eine solche Anforderung stellen oder nicht. Die Entscheidung, nur Meldungen mit offengelegter Identität von Hinweisgebern anzunehmen und weiterzuverfolgen, kann sich jedoch als schwierig erweisen. Die Identifikationsbestätigungsverfahren sind nämlich begrenzt und darüber hinaus entspricht eine solche Strategie nicht der besten Praxis. Eine Meldung, unabhängig von ihrem Inhalt, nur deshalb nicht entgegenzunehmen, weil sie anonym erfolgt ist, macht wenig Sinn, zumal die Anonymität für den Hinweisgeber vielleicht sogar der beste Schutz vor Vergeltung ist.
Die Identität des Hinweisgebers darf nur mit ausdrücklicher Zustimmung dieser Person offengelegt werden oder wenn eine solche Offenlegung nach Unionsrecht oder nationalem Recht erforderlich und verhältnismäßig ist.
Der Meldekanal muss den Schutz der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und eines in der Meldung erwähnten Dritten gewährleisten und den Zugriff darauf durch unbefugte Mitarbeiter verhindern. Die Identität des Hinweisgebers darf nur mit der ausdrücklichen Zustimmung dieser Person oder wenn eine solche Offenlegung nach Unionsrecht oder nationalem Recht erforderlich und verhältnismäßig ist, an andere Personen als die befugten Mitarbeiter weitergegeben werden. Über letztere muss der Hinweisgeber vor der Offenlegung informiert werden, es sei denn, diese Informationen würden die damit verbundenen Ermittlungen oder Gerichtsverfahren gefährden. Die gleiche Geheimhaltungspflicht gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen direkt oder indirekt auf die Identität des Hinweisgebers geschlossen werden kann.
Der Meldekanal muss eine schriftliche oder mündliche Meldung oder beides zulassen. Jede eingegangene Meldung muss protokolliert werden.
Zum Zweck der mündlichen Meldung kann der Hinweisgeber auch ein physisches Treffen mit den Mitarbeitern innerhalb eines angemessenen Zeitraums verlangen. Die Besprechung kann entweder durch eine Aufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form oder durch ein genaues Protokoll der Besprechung dokumentiert werden, das von den für die Bearbeitung des Berichts zuständigen Mitarbeitern erstellt wird. Dem Hinweisgeber ist Gelegenheit zu geben, das Sitzungsprotokoll durch Unterschrift zu prüfen, zu berichtigen und zu genehmigen. Ähnliche Bestimmungen gelten für die Aufzeichnung anderer mündlicher Berichte, die über Telefonleitungen oder andere Sprachnachrichtensysteme übermittelt werden. Der Zeitraum, für den ein Bericht gespeichert werden kann, hängt davon ab, was erforderlich und verhältnismäßig ist, um die Anforderungen der Richtlinie oder des Unionsrechts oder des nationalen Rechts zu erfüllen.
Juristische Personen müssen Verfahren für die interne Berichterstattung und deren sorgfältige Nachverfolgung einrichten. Die Informationen müssen klar und leicht zugänglich sein.
Nach der EU-Whistleblower-Richtlinie, die Verfahren müssen daher die Meldung selbst sowie alle Maßnahmen regeln, die der Empfänger einer Meldung ergreift, um die Richtigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen zu bewerten und gegebenenfalls den gemeldeten Verstoß zu beheben, einschließlich Maßnahmen wie eine interne Untersuchung, eine Ermittlung, eine strafrechtliche Verfolgung, eine Klage auf Wiedereinziehung von Mitteln oder die Einstellung des Verfahrens. Die Informationen zur Nutzung interner Meldewege und zu den Verfahren für externe Meldungen an zuständige Behörden müssen klar und leicht zugänglich sein.
Die Berichte können intern oder von einem Drittanbieter verarbeitet werden.
Für den Betrieb interner Meldewege ist eine Person oder Abteilung zu benennen. Letzteres umfasst die Entgegennahme der Meldungen und die Aufrechterhaltung der Kommunikation mit der meldenden Person sowie die Bitte um weitere Informationen und die Übermittlung von Rückmeldungen an diese meldende Person.
Diese Aufgabe kann an Drittanbieter wie externe Rechtsberater, Anbieter externer Meldeplattformen, Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfer, Arbeitnehmervertreter und dergleichen ausgelagert werden. Auch bei den Drittdienstleistern sollten wirksame Garantien und Garantien in Bezug auf Unabhängigkeit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Geheimhaltung bestehen.
Die Weiterverfolgung des Berichts kann von einer benannten, kompetenten und unparteiischen Person oder Abteilung durchgeführt werden. Diese Person oder Abteilung kann dieselbe sein wie diejenige, die den Meldekanal betreibt. Wer diese Person oder Abteilung ist, hängt von der Größe und Struktur der jeweiligen Organisation ab. Die am besten geeignete Person oder Abteilung sollte jedoch eine solche Funktion in der Organisation haben, die Unabhängigkeit und das Fehlen von Interessenkonflikten gewährleistet. In der Regel werden diese Aufgaben von einem Chief Compliance Officer oder HR Officer, einem Integritätsbeauftragten, einem Rechts- oder Datenschutzbeauftragten, einem Chief Financial Officer, einem Chief Audit Executive oder einem Mitglied des Vorstands wahrgenommen. Private juristische Personen mit 50 bis 249 Mitarbeitern dürfen Ressourcen für die Entgegennahme von Berichten und die Durchführung etwaiger nachfolgender Untersuchungen gemeinsam nutzen.
Der Hinweisgeber ist innerhalb von 7 Tagen über den Eingang der Meldung zu informieren und spätestens nach 3 Monaten eine Rückmeldung zu geben.
Der Eingang der Meldung ist dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der Meldung zu bestätigen. Es gibt keine Ausnahme von dieser Verpflichtung, wohingegen die zuständige Behörde bei externen Meldungen auf eine solche Bestätigung verzichten kann, wenn der Hinweisgeber dies ausdrücklich verlangt oder wenn sie vernünftigerweise annimmt, dass dies den Schutz der Identität des Hinweisgebers gefährden würde.
Die internen Verfahren müssen einen angemessenen Zeitrahmen für die Abgabe von Rückmeldungen festlegen, der drei Monate ab der Empfangsbestätigung oder dem Ablauf der oben genannten siebentägigen Frist nicht überschreiten darf.
Das Feedback muss der meldenden Person übermittelt werden, wobei sie über die beabsichtigten oder ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe für diese Folgemaßnahmen informiert wird. Wenn innerhalb dieser Frist keine angemessenen Maßnahmen ergriffen werden, kann die meldende Person beschließen, den Verstoß öffentlich bekannt zu geben, während sie weiterhin Anspruch auf Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen gemäß der Richtlinie hat. Natürlich ist die Angemessenheit der Weiterverfolgung ein rechtlicher Maßstab, und ihre Beurteilung hängt von den Umständen des Einzelfalls und von der Art der Regeln ab, gegen die verstoßen wurde.
Es gibt kein definiertes Zeitlimit in der EU-Hinweisgeber-Richtlinie, innerhalb dessen die Folgemaßnahmen abgeschlossen sein müssten. Je länger es jedoch dauert, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Maßnahmen, wenn überhaupt, als unangemessen angesehen werden, was die meldende Person dazu veranlasst, externe Meldewege zu nutzen oder den Verstoß sogar öffentlich zu machen. Im Gegensatz zur externen Meldung besteht keine ausdrückliche Verpflichtung, dem Hinweisgeber das endgültige Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Ermittlungen mitzuteilen.