A Lei espanhola sobre a denúncia de infracções obriga as empresas a incluir um canal de denúncia interno em caso de ato ilícito ocorrido nas instalações da empresa.
Porquê um gestor de sistemas de denúncia?
O artigo 8.º da Lei da Denúncia de Irregularidades exige a nomeação de um Gestor do sistema. Doravante, para o canal de denúncia, que pode ser uma pessoa singular ou um organismo colegial. Em segundo lugar, a empresa deve designar um dos seus empregados como responsável pela gestão e tratamento das comunicações. Com o órgão colegial, no caso de ser registada uma queixa.
A Lei espanhola sobre a denúncia de irregularidades esclarece que, no caso de uma empresa do sector privado, o gestor do sistema. De igual modo, uma pessoa singular ou a entidade a quem o órgão colegial responsável tenha delegado as suas funções, será um diretor da entidade.
Por outro lado, no caso dos grupos de empresas, a lei estabelece regras sobre os Gestores de Sistema. Especificamente, pode ser uma pessoa para todo o grupo de empresas ou uma pessoa para cada empresa do grupo.
Nomeação do gestor do sistema de denúncia de irregularidades
Este gestor de sistemas deve atuar livremente e sem ser pressionado ou mandatado por qualquer colega da sua empresa. Se um grupo de empresas tiver vários Gestores de Sistemas, estes podem enviar informações relevantes uns aos outros com total liberdade, para o correto funcionamento do tratamento das reclamações, desde que respeitem a privacidade das suas comunicações.
É importante lembrar que as nomeações e demissões dos Gestores de Sistema devem ser notificadas à Autoridade Independente para a Proteção dos Denunciantes ou, se for caso disso, às autoridades e outros organismos das regiões, justificando os motivos da nomeação ou demissão.
Nas entidades ou organismos em que uma pessoa responsável pela função de conformidade ou pela gestão das políticas de integridade já tenha sido nomeada, este colaborador pode ser nomeado Gestor do Sistema, se cumprir os requisitos estabelecidos na Lei Espanhola de Denúncias.
Funções do gestor do sistema de denúncia de irregularidades
Desta forma, esta pessoa terá de cumprir determinadas obrigações, especialmente quando se trata de uma denúncia interna:
- Enviar uma notificação de receção da comunicação ao autor da denúncia, no prazo previsto na lei.
- Resposta aos trabalhos do inquérito.
- Manter a confidencialidade do autor da denúncia em todas as circunstâncias, incluindo em relação aos órgãos de direção da empresa.
- Manter a comunicação com o autor da denúncia, caso sejam necessárias mais informações sobre os factos da denúncia.
- Informar o denunciante dos seus direitos e das acções que pode tomar para proteger os seus direitos na empresa.
- Respeitar sempre a presunção de inocência e a honra das pessoas em causa.
- Transmitir imediatamente ao Ministério Público todas as informações pertinentes, sempre que os factos possam indiciar uma acusação penal. Se os factos afectarem os interesses financeiros da União Europeia, o assunto será remetido para a Procuradoria Europeia.
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