La loi loi espagnole sur la dénonciation oblige les entreprises à mettre en place un système de dénonciation interne en cas d’acte illégal survenant dans les locaux de l’entreprise.
Pourquoi un gestionnaire de système de dénonciation ?
L’article 8 de la loi sur la dénonciation exige la nomination d’un gestionnaire du système. Désigne le canal de dénonciation, qui peut être une personne physique ou un organe collégial. Deuxièmement, l’entreprise doit désigner un de ses employés qui sera chargé de la gestion et du traitement des communications. Auprès de l’organe collégial en cas d’enregistrement d’une plainte.
La loi espagnole sur la dénonciation précise que, dans le cas d’une entreprise du secteur privé, le directeur du système. De même, une personne physique ou l’entité à laquelle l’entité collégiale responsable a délégué ses fonctions est un gestionnaire de l’entité.
En revanche, dans le cas des groupes de sociétés, la loi établit des règles concernant les gestionnaires de système. Concrètement, il peut s’agir d’une personne pour l’ensemble du groupe d’entreprises ou d’une personne pour chaque entreprise du groupe.
Nomination du gestionnaire du système de dénonciation
Ce gestionnaire de système doit agir librement, sans subir de pression ou de mandat de la part d’un collègue de son entreprise. Si un groupe d’entreprises compte plusieurs gestionnaires de système, ceux-ci peuvent s’envoyer des informations pertinentes en toute liberté, pour le bon fonctionnement du traitement des plaintes, pour autant qu’ils respectent la confidentialité de leurs communications.
Il est important de rappeler que les nominations et les révocations des gestionnaires du système doivent être notifiées à l’Autorité indépendante de protection des dénonciateurs.
Autorité indépendante pour la protection des lanceurs d’alerte ou, le cas échéant, aux autorités et autres organismes des régions, en justifiant les raisons de la nomination ou de la révocation.
Dans les entités ou organismes au sein desquels une personne responsable de la fonction de conformité réglementaire ou de la gestion des politiques d’intégrité ou de la gestion des politiques d’intégrité a déjà été nommée, cet employé peut être nommé gestionnaire du système s’il remplit les conditions prévues par la loi espagnole sur la dénonciation.
Fonctions du gestionnaire du système de dénonciation
Ainsi, cette personne devra se conformer à certaines obligations, notamment dans le cadre du traitement d’une plainte interne pour dénonciation :
- Envoyer un avis de réception de la communication au dénonciateur, dans le délai prévu par la loi.
- Réponse à la procédure d’enquête.
- Maintenir la confidentialité du dénonciateur à tout moment, y compris à l’égard des organes de direction de l’entreprise.
- Maintenir la communication avec le dénonciateur au cas où des informations supplémentaires seraient nécessaires sur les faits de la plainte.
- Informer le dénonciateur de ses droits et des actions qu’il peut entreprendre pour protéger ses droits au sein de l’entreprise.
- Toujours respecter la présomption d’innocence et l’honneur des personnes concernées.
- Transmettre immédiatement toutes les informations pertinentes au ministère public lorsque les faits sont susceptibles de donner lieu à une inculpation pénale. Si les faits portent atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne, le Procureur européen est saisi.
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