L’établissement d’un solide programme de conformité est devenu un impératif en raison de la prolifération des règles et réglementations régissant la conduite des affaires. entreprises. Toutefois, l’absence d’orientations réglementées sur les exigences précises de ces programmes soulève des questions sur la manière de les mettre en œuvre.
Que doit comprendre un programme de conformité ?
Bien que nous ne disposions pas d’une réglementation complète sur la conformité, il existe en Espagne deux documents clés qui fournissent des orientations : L’article 31 bis.5 du code pénal. et la Circulaire 1/0216 du bureau du procureur général.
Ces documents portent principalement sur la conformité pénale mais peuvent servir de référence pour d’autres domaines de conformité.
Ces lignes directrices sont essentielles en matière de prévention des infractions pénales, car elles déterminent si le programme de conformité d’une entreprise peut atténuer, voire exonérer, sa responsabilité pénale en cas d’infraction.
Principaux éléments d'un programme de conformité efficace
- Identification des risques : Identifier les zones de l’entreprise où des délits peuvent être commis et créer une carte des risques. Il est essentiel de connaître les lois qui affectent l’entreprise et les défis particuliers auxquels elle est confrontée.
- Établissement de protocoles : Concevoir des règles et des mesures internes qui démontrent l’engagement de l’entreprise en matière de conformité. C’est là que la création d’un code d’éthique et d’autres mesures spécifiques.
- Des ressources adéquates : Assurez-vous que vous disposez du personnel et des ressources matérielles nécessaires pour mettre en œuvre le programme de conformité.
- Canal de plaintes : Mettre en place un canal de communication qui permette aux employés et aux tiers de signaler d’éventuels cas de non-conformité, tout en garantissant la confidentialité.
- Régime disciplinaire : Établir des mesures internes pour sanctionner les comportements qui enfreignent les politiques internes ou externes, tout en veillant à respecter les droits de l’individu.
- Examen et mise à jour : Évaluer et mettre à jour périodiquement le programme de conformité, en particulier après un incident ou un changement significatif dans l’organisation ou dans les lois pertinentes.
- Promouvoir une culture éthique : Au-delà de la simple documentation, il est essentiel de promouvoir une culture qui donne la priorité à l’éthique et au respect de la loi.
- Documentation claire : tout programme de conformité doit être bien documenté, précis et adapté à la réalité de l’entreprise.
Conclusion
La mise en place d’un programme de conformité implique l’instauration d’une culture d’intégrité et de responsabilité. Les lignes directrices ci-dessus sont spécifiques à la conformité pénale, mais les principes peuvent et doivent être adaptés à tous les domaines de conformité.
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