A existência de um protocolo adequado de canalização de denúncias é essencial para garantir a transparência e a conformidade nas empresas. No entanto, a aplicação e a elaboração deste protocolo suscitam dúvidas, especialmente quando os regulamentos não especificam pormenores sobre o registo ou a notificação às autoridades competentes. Vamos ver como criar este instrumento vital para o política de responsabilidade social das empresas e assegurar a sua eficácia.
Qual é o protocolo do canal de denúncias?
O canal de denúncias é uma ferramenta que permite a apresentação de queixas ou denúncias de irregularidades ou incumprimentos numa organização. Trata-se de uma via que garante a confidencialidade do autor da denúncia, frequentemente designada por “…”.denunciante‘ ou informador. Este canal é regulado pela Lei 2/2023 que estabelece a necessidade de um sistema de informação interno nas empresas com mais de 50 trabalhadores. O estabelecimento de um protocolo claro para o canal de reclamações é essencial para a conformidade regulamentar.
Criação do protocolo
Para criar um canal de denúncias eficaz, é necessário, em primeiro lugar, decidir sobre a sua implementação. A Lei de Proteção dos Denunciantes indica que o órgão de direção é responsável por esta decisão. Uma vez escolhido, é essencial conceber o canal tendo em conta a confidencialidade, o método de comunicação e a proteção adequada do informador.
A escolha entre um canal de comunicação interno e externo é livre. No entanto, algumas organizações podem optar por um canal de denúncias externas garantir a imparcialidade e a proteção dos dados, em especial no âmbito do responsável pela proteção de dados (RPD) e do responsável pela conformidade.
Conteúdo do protocolo
O protocolo deve ser claro e específico:
- Introdução: Nome da empresa, quadro regulamentar e razões para a implementação.
- Objetivo: Objetivo do canal.
- Âmbito de aplicação: Definição de quem se aplica.
- Salvaguardas: Proteção tanto para o denunciante como para o denunciado.
- Procedimento: Pormenores sobre a forma como as queixas são apresentadas, processadas e investigadas.
Um componente essencial deste protocolo é o Gestão do sistema figura autónoma que assegura o bom funcionamento do canal.
Divulgação e registo
Embora não seja exigido um registo oficial, a Lei 2/2023 indica que é essencial ter um registo interno das informações recebidas. Além disso, o protocolo deve ser acessível a todos os funcionários e partes interessadas.
Conclusão
A transparência e a conformidade são essenciais na era moderna. A implementação efectiva de um canal de denúncias garante que as empresas não só cumprem os regulamentos, como também protegem aqueles que procuram fazer o que está certo.
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