Contar con un protocolo del canal de denuncias apropiado es fundamental para garantizar a transparencia y el cumplimiento normativo en las empresas. Sin embargo, la implementación y elaboración de este protocolo plantea dudas, especialmente cuando no se especifica en la normativa detalles sobre su registro o notificación a las autoridades competentes. Veamos cómo crear este instrumento vital para la política de responsabilidad social corporativa y garantizar su eficacia.
¿Qué es el protocolo del canal de denuncias?
El canal de denuncias es una herramienta que permite la presentación de quejas o informes sobre irregularidades o incumplimientos dentro de una organización. Es una vía que garantiza la confidencialidad de quien informa, a menudo referido como un ‘whistleblower‘ o informante. Este canal está regulado por la Ley 2/2023, que establece la necesidad de un sistema interno de información en empresas con más de 50 empleados. Establecer un protocolo del canal de denuncias claro es fundamental para dar cumplimiento a la normativa.
Creación del Protocolo
Para crear un canal de denuncias eficiente, primero es vital decidir sobre su implementación. La Ley de Protección a Denunciantes de Corrupción indica que el órgano de administración es el responsable de esta decisión. Una vez tomada, es esencial diseñar el canal teniendo en cuenta la confidencialidad, el método de presentación de la información y la protección adecuada del informante.
La elección entre un canal de denuncias interno y externo es libre. Sin embargo, algunas organizaciones pueden optar por un canal de denuncias externo para garantizar la imparcialidad y la protección de datos, especialmente en el marco del delegado de protección de datos (DPO) y el compliance officer.
Contenido del Protocolo
El protocolo debe ser claro y específico:
- Introducción: Nombre de la empresa, marco normativo y razones para la implementación.
- Finalidad: Objetivo del canal.
- Ámbito de aplicación: Definición de a quiénes se aplica.
- Garantías: Protección tanto para el informante como para el denunciado.
- Procedimiento: Detalles sobre cómo se presentan, procesan e investigan las denuncias.
Un componente esencial de este protocolo es el Responsable de la Gestión del sistema, una figura autónoma que asegura el buen funcionamiento del canal.
Difusión y Registro
Aunque no es necesario un registro oficial, la Ley 2/2023 indica que es fundamental tener un registro interno de las informaciones recibidas. Además, el protocolo debe ser accesible para todos los empleados y partes interesadas.
Conclusión
La transparencia y el cumplimiento normativo son esenciales en la era moderna. La implementación efectiva de un canal de denuncias garantiza que las empresas no solo se adhieran a las regulaciones sino que también protejan a aquellos que buscan hacer lo correcto.
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