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O âmbito de aplicação da Directiva é imenso. Regulamenta a matéria em todo o continente, que alberga 450 milhões de cidadãos e 22,5 milhões de PME. Em particular, muitos dos quais serão diretamente afectados pela diretiva.
A Directiva exige que as entidades jurídicas estabeleçam canais internos de apresentação de relatórios e procedimentos internos de recepção e acompanhamento dos relatórios. Aqui estão algumas das principais ofertas para os praticantes.
Os limiares gerais a respeitar são 50 trabalhadores e/ou 10 000 habitantes. A Diretiva da UE relativa à denúncia de irregular idades aplica-se a entidades jurídicas do sector privado com, pelo menos, 50 trabalhadores. Em alguns sectores este limiar não se aplica de todo e os canais internos são obrigatórios, independentemente da dimensão da força de trabalho.
No sector público, o requisito do canal de informação interno aplica-se a todas as entidades jurídicas. No entanto, também é necessário consultar a legislação nacional, uma vez que os Estados-Membros podem estabelecer excepções. A partir desta regra geral. Ou seja, podem isentar os municípios com menos de 10.000 habitantes ou 50 trabalhadores. Bem como outras entidades do sector público com menos de 50 trabalhadores.
O canal de denúncia deve permitir a denúncia por escrito ou oralmente ou ambos. Todos os relatórios recebidos devem ser registados. O autor da denúncia deve poder solicitar uma reunião presencial com os membros do pessoal num prazo razoável. A reunião pode ser documentada através de uma gravação da conversa num suporte duradouro e recuperável. Ou através de uma ata exacta da reunião elaborada pelos membros do pessoal responsáveis pelo tratamento do relatório.
O relator deve ter a possibilidade de verificar, retificar e dar o seu acordo. A ata da reunião, assinando-a. Disposições semelhantes aplicam-se à gravação de outros relatórios orais apresentados por telefone ou outros sistemas de mensagens de voz. O período de tempo durante o qual um relatório pode ser armazenado depende do que é necessário e proporcional para cumprir a diretiva. Ou o direito da União ou o direito nacional.
O canal de informação interno deve ser colocado à disposição dos trabalhadores da entidade.
A própria Directiva da UE relativa à denúncia de irregularidades não exige que o portal de denúncia seja público também para outras pessoas (por exemplo, fornecedores, subcontratantes…) para comunicar informações sobre infracções. No entanto, estes últimos podem, a qualquer momento, apresentar os seus relatórios através de canais de informação externos. A utilização destes não está condicionada à utilização prévia de canais de informação internos.
Não existe nenhum requisito geral na lei de denúncia para aceitar e dar seguimento às denúncias anónimas de infracções. Os Estados-membros são livres de decidir se introduzem ou não tal requisito nas suas legislações nacionais. No entanto, a decisão de aceitar e dar seguimento apenas a relatórios com identidades reveladas de pessoas denunciantes pode revelar-se um desafio. Nomeadamente, os métodos de confirmação da identificação são limitados e apresentam uma barreira adicional para um denunciante.
Além disso, esta abordagem não está em conformidade com as melhores práticas. Não aceitar uma denúncia só porque foi feita anonimamente e independentemente do seu conteúdo faz pouco sentido. Muitas vezes permanecer anónimo pode ser a melhor e com efeito a única protecção para a pessoa denunciante contra a retaliação.
A identidade da pessoa denunciante só pode ser revelada com o consentimento explícito dessa pessoa, ou quando tal revelação for necessária e proporcional nos termos da legislação da União ou nacional.
O canal de denúncia é necessário para assegurar a protecção da confidencialidade da identidade da pessoa denunciante e de qualquer terceiro mencionado no relatório e para impedir o acesso ao mesmo por membros não autorizados do pessoal.
A identidade da pessoa denunciante não pode ser revelada a ninguém para além do pessoal autorizado sem o consentimento explícito dessa pessoa, ou quando tal revelação for necessária e proporcional nos termos da legislação da União ou nacional. O autor da denúncia deve ser informado deste facto antes da divulgação, a menos que tal informação possa prejudicar as investigações ou os processos judiciais conexos. O mesmo dever de confidencialidade aplica-se também a qualquer outra informação da qual a identidade da pessoa denunciante possa ser directa ou indirectamente deduzida.
As entidades jurídicas precisam de estabelecer procedimentos para a elaboração de relatórios internos e o seu acompanhamento diligente. A informação deve ser clara e facilmente acessível.
A identidade da pessoa denunciante só pode ser revelada com o consentimento explícito dessa pessoa, ou quando tal revelação for necessária e proporcional nos termos da legislação da União ou nacional.
O canal de denúncia é necessário para assegurar a protecção da confidencialidade da identidade da pessoa denunciante e de qualquer terceiro mencionado no relatório e para impedir o acesso ao mesmo por membros não autorizados do pessoal.
Os procedimentos Daí a necessidade de regulamentar a própria comunicação, bem como qualquer ação que seja tomada pelo destinatário de uma comunicação para avaliar a exatidão das alegações feitas na comunicação e, se for caso disso, para resolver a infração comunicada, nomeadamente através de acções como um inquérito interno, uma investigação, uma ação judicial, uma ação de recuperação de fundos ou o encerramento do procedimento.
Nos termos da lei sobre a denúncia de irregularidades, as informações relativas à utilização de canais internos de denúncia e aos procedimentos de denúncia externa às autoridades competentes devem ser claras e facilmente acessíveis.
De acordo com a Directiva da UE sobre Denúncias, os relatórios podem ser tratados internamente ou por um terceiro fornecedor. A independência e a ausência de conflitos de interesse devem ser asseguradas. É necessário designar uma pessoa ou um departamento para operar canais de informação internos.
Este último inclui a receção dos relatórios e a manutenção da comunicação com o autor do relatório. Além disso, existe a responsabilidade de pedir mais informações e de dar feedback a esse relator.
Esta tarefa pode ser subcontratada a fornecedores terceiros, tais como conselheiros externos, fornecedores de relatórios externos, escritórios de advogados, auditores, representantes dos empregados e afins.
É essencial que estes prestadores de serviços terceiros tenham garantias e salvaguardas efectivas em matéria de independência, confidencialidade, proteção de dados e sigilo. O acompanhamento do relatório é normalmente efectuado por uma pessoa ou serviço designado, competente e imparcial. Este indivíduo ou departamento pode ser a mesma entidade que opera o canal de comunicação.
A designação específica depende da dimensão e da estrutura de cada organização. No entanto, é fundamental que este papel garanta a independência e a ausência de conflitos de interesses. Essas tarefas são frequentemente delegadas a cargos como o de diretor de conformidade ou de RH, diretor de integridade, diretor jurídico ou de privacidade, diretor financeiro, diretor executivo de auditoria ou um membro do conselho de administração. Nomeadamente, as entidades jurídicas privadas com 50 a 249 trabalhadores podem partilhar recursos para a receção de denúncias e para as investigações subsequentes.
Nos termos da Directiva da UE sobre a denúncia de irregularidades, a pessoa denunciante precisa de ser informada da recepção do relatório no prazo de 7 dias e de receber o seu feedback o mais tardar após 3 meses. A recepção do relatório tem de ser acusada à pessoa relatora no prazo de sete dias após a recepção do relatório. Não há isenção a esta obrigação, ao passo que, ao comunicar externamente, a autoridade competente pode omitir tal reconhecimento quando a pessoa comunicante o tenha explicitamente solicitado ou quando razoavelmente acredite que isso comprometeria a protecção da identidade da pessoa comunicante.
Os procedimentos internos precisam de definir um prazo razoável para fornecer feedback à pessoa que apresenta o relatório. Isto não pode exceder três meses a contar do aviso de recepção ou do termo do prazo de sete dias acima referido.
Não existe um limite de tempo definido dentro do qual as acções de acompanhamento por parte da entidade devam ter sido concluídas. No entanto, quanto mais tempo demorarem mais provável é que as acções, se existirem, sejam consideradas inadequadas, motivando assim a pessoa denunciante a utilizar canais de denúncia externos ou a tornar pública a revelação da violação.
Ao contrário dos relatórios externos, não há nenhuma obrigação explícita de comunicar à pessoa relatora o resultado final das investigações desencadeadas pelo relatório.
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