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Am 16. Dezember 2019 trat die EU-Whistleblower-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, in Kraft. Die Mitgliedstaaten müssen die Richtlinie bis zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umsetzen.
Der Anwendungsbereich der Richtlinie ist immens. Sie regelt die Materie auf dem gesamten Kontinent, auf dem 450 Millionen Bürger und 22,5 Millionen KMU leben, von denen viele direkt von der Richtlinie betroffen sein werden.
Die Richtlinie verpflichtet juristische Personen zur Einrichtung interner Meldewege und interner Verfahren für die Entgegennahme und Weiterverfolgung von Meldungen. Hier sind einige der wichtigsten Erkenntnisse für Praktiker.
Allgemeine Schwellenwerte sind 50 Arbeitnehmer und/oder 10.000 Einwohner. Die EU-Whistleblower-Richtlinie gilt für juristische Personen des privaten Sektors mit mindestens 50 Beschäftigten. In einigen Sektoren gilt diese Schwelle überhaupt nicht und interne Kanäle sind unabhängig von der Mitarbeiterzahl obligatorisch.
Im öffentlichen Sektor gilt die interne Meldewegpflicht für alle juristischen Personen. Allerdings muss auch das nationale Recht beachtet werden, da die Mitgliedstaaten Ausnahmen von dieser allgemeinen Regel machen können. D.h. sie können Gemeinden mit weniger als 10.000 Einwohnern oder 50 Arbeitnehmern sowie andere öffentliche Einrichtungen mit weniger als 50 Arbeitnehmern ausnehmen.
Der Meldeweg sollte eine schriftliche oder mündliche Meldung oder beides ermöglichen. Jede eingegangene Meldung muss protokolliert werden. Bei mündlicher Hinweisgeberbericht sollte der Hinweisgeber in der Lage sein, innerhalb eines angemessenen Zeitraums ein physisches Treffen mit den Mitarbeitern zu beantragen. Die Sitzung kann entweder durch eine dauerhafte und abrufbare Aufzeichnung des Gesprächs oder durch ein genaues Sitzungsprotokoll dokumentiert werden, das von den für die Bearbeitung des Berichts zuständigen Mitarbeitern erstellt wird.
Der meldenden Person muss die Möglichkeit gegeben werden, das Sitzungsprotokoll zu überprüfen, zu berichtigen und zu genehmigen, indem sie es unterschreibt. Ähnliche Bestimmungen gelten für die Aufzeichnung anderer mündlicher Berichte, die über Telefon oder andere Sprachnachrichtensysteme übermittelt werden. Der Zeitraum, für den ein Bericht gespeichert werden kann, hängt davon ab, was erforderlich und verhältnismäßig ist, um der Richtlinie oder dem Unionsrecht oder dem nationalen Recht nachzukommen.
Der interne Berichtskanal muss den Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie selbst schreibt nicht vor, dass das Whistleblowing-Portal auch anderen Personen (z. B. Lieferanten, Subunternehmern usw.) zugänglich sein muss, um Informationen über Verstöße zu melden. Letztere können ihre Meldungen jedoch jederzeit über externe Meldewege einreichen. Deren Nutzung ist nicht an die vorherige Nutzung interner Meldewege gebunden.
Das Whistleblower-Gesetz schreibt nicht generell vor, dass anonyme Meldungen von Verstößen angenommen und weiterverfolgt werden müssen. Die Mitgliedstaaten können frei entscheiden, ob sie eine solche Anforderung in ihre nationalen Gesetze aufnehmen oder nicht. Die Entscheidung, nur Meldungen mit offengelegter Identität von Hinweisgebern anzunehmen und weiterzuverfolgen, kann sich jedoch als schwierig erweisen. Die Methoden zur Bestätigung der Identifizierung sind nämlich begrenzt und stellen ein zusätzliches Hindernis für einen Hinweisgeber dar. Außerdem entspricht ein solcher Ansatz nicht der besten Praxis. Eine Meldung nicht anzunehmen, nur weil sie anonym und unabhängig von ihrem Inhalt erfolgt ist, macht wenig Sinn. Oft ist die Anonymität der beste und einzige Schutz für die meldende Person vor Repressalien.
Die Identität der meldenden Person darf nur mit deren ausdrücklicher Zustimmung offengelegt werden oder wenn eine solche Offenlegung nach dem Unionsrecht oder dem nationalen Recht notwendig und verhältnismäßig ist.
Der Meldekanal muss den Schutz der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und eines in der Meldung erwähnten Dritten gewährleisten und den Zugriff darauf durch unbefugte Mitarbeiter verhindern.
Die Identität des Hinweisgebers darf nur mit der ausdrücklichen Zustimmung dieser Person oder wenn eine solche Offenlegung nach Unionsrecht oder nationalem Recht erforderlich und verhältnismäßig ist, an niemanden außerhalb des befugten Personals weitergegeben werden. Über letztere muss der Hinweisgeber vor der Offenlegung informiert werden, es sei denn, diese Informationen würden die damit verbundenen Ermittlungen oder Gerichtsverfahren gefährden. Die gleiche Geheimhaltungspflicht gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen direkt oder indirekt auf die Identität des Hinweisgebers geschlossen werden kann.
Juristische Personen müssen Verfahren für die interne Berichterstattung und deren sorgfältige Überwachung einrichten. Die Informationen müssen klar und leicht zugänglich sein.
Die Verfahren müssen daher die Meldung selbst sowie alle Maßnahmen regeln, die vom Empfänger einer Meldung ergriffen werden, um die Richtigkeit der in der Meldung gemachten Behauptungen zu bewerten und gegebenenfalls gegen den gemeldeten Verstoß vorzugehen, auch durch Maßnahmen B. eine interne Untersuchung, eine Untersuchung, Strafverfolgung, eine Klage auf Einziehung von Geldern oder die Einstellung des Verfahrens.
Nach dem Whistleblowing-Gesetz müssen die Informationen über die Nutzung interner Meldekanäle und über die Verfahren für externe Meldungen an die zuständigen Behörden klar und leicht zugänglich sein.
Gemäß der EU-Hinweisgeber-Richtlinie können die Meldungen intern oder durch einen Drittanbieter bearbeitet werden. Unabhängigkeit und das Fehlen von Interessenkonflikten müssen gewährleistet sein. Für den Betrieb interner Meldewege ist eine Person oder Abteilung zu benennen.
Letzteres umfasst die Entgegennahme der Meldungen und die Aufrechterhaltung der Kommunikation mit der meldenden Person sowie die Bitte um weitere Informationen und die Übermittlung von Rückmeldungen an diese meldende Person. Diese Aufgabe kann an Dritte ausgelagert werden, z. B. an externe Rechtsberater, externe Anbieter von Berichterstattungsplattformen, Anwaltskanzleien, Rechnungsprüfer, Arbeitnehmervertreter und ähnliche. Auch bei den Drittdienstleistern sollten wirksame Garantien und Garantien in Bezug auf Unabhängigkeit, Vertraulichkeit, Datenschutz und Geheimhaltung bestehen. Die Weiterverfolgung der Meldung kann von einer benannten, kompetenten und unparteiischen Person oder Stelle durchgeführt werden. Diese Person oder Abteilung kann dieselbe sein wie diejenige, die den Meldekanal betreibt. Wer diese Person oder Abteilung ist, hängt von der Größe und Struktur der jeweiligen Organisation ab. Die am besten geeignete Person oder Abteilung sollte jedoch eine solche Funktion in der Organisation haben, die Unabhängigkeit und das Fehlen von Interessenkonflikten gewährleistet. Üblicherweise werden solche Aufgaben von einem Chief Compliance oder einem HR Officer, einem Integrity Officer, einem Legal oder Privacy Officer, einem Chief Financial Officer, einem Chief Audit Executive oder einem Vorstandsmitglied wahrgenommen. Private juristische Personen mit 50 bis 249 Mitarbeitern dürfen Ressourcen für die Entgegennahme von Berichten und die Durchführung etwaiger nachfolgender Untersuchungen gemeinsam nutzen.
Nach der EU-Whistleblower-Richtlinie muss die meldende Person innerhalb von 7 Tagen über den Eingang der Meldung informiert werden und spätestens nach 3 Monaten eine Rückmeldung erhalten. Der Eingang der Meldung ist dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt der Meldung zu bestätigen. Es gibt keine Ausnahme von dieser Verpflichtung, wohingegen die zuständige Behörde bei externen Meldungen auf eine solche Bestätigung verzichten kann, wenn der Hinweisgeber dies ausdrücklich verlangt oder wenn sie vernünftigerweise annimmt, dass dies den Schutz der Identität des Hinweisgebers gefährden würde.
Die internen Verfahren müssen einen angemessenen Zeitrahmen für die Rückmeldung an die meldende Person festlegen. Diese darf drei Monate ab Empfangsbestätigung oder Ablauf der vorgenannten Sieben-Tages-Frist nicht überschreiten.
Das Feedback ist erforderlich, um den Hinweisgeber über die geplante oder ergriffene Folgemaßnahme und die Gründe für diese Folgemaßnahmen zu informieren. Werden innerhalb dieses Zeitraums keine angemessenen Maßnahmen ergriffen, kann die meldende Person den Verstoß öffentlich bekannt geben und trotzdem den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen nach dem Gesetz über die Meldung von Missständen in Anspruch nehmen. Natürlich ist die Angemessenheit der Weiterverfolgung ein rechtlicher Standard, und ihre Bewertung hängt von den Umständen des jeweiligen Falls und von der Art der Regeln ab, gegen die verstoßen wurde.
Es gibt keine festgelegte Frist, innerhalb derer die Folgemaßnahmen des Unternehmens abgeschlossen sein müssen. Je länger sie jedoch brauchen, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Maßnahmen, falls vorhanden, als unangemessen angesehen werden, wodurch die meldende Person motiviert wird, externe Meldekanäle zu nutzen oder mit der Offenlegung des Verstoßes an die Öffentlichkeit zu gehen.
Im Gegensatz zur externen Meldung besteht keine ausdrückliche Verpflichtung, dem Hinweisgeber das endgültige Ergebnis der durch die Meldung ausgelösten Ermittlungen mitzuteilen.
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