Menu
Oblast působnosti směrnice je obrovská. Reguluje tuto problematiku na celém kontinentu, kde žije 450 milionů občanů a 22,5 milionu malých a středních podniků. Zejména na mnohé z nich bude mít směrnice přímý dopad.
Směrnice vyžaduje, aby právnické osoby zavedly interní kanály pro podávání zpráv a interní postupy pro přijímání zpráv a následné kroky. Zde jsou některé hlavní poznatky pro odborníky z praxe.
Obecné prahové hodnoty, které je třeba dodržet, jsou 50 pracovníků a/nebo 10 000 obyvatel. Směrnice EU o whistleblowerech se vztahuje na právnické osoby v soukromém sektoru s nejméně 50 pracovníky. V některých odvětvích se tato hranice vůbec neuplatňuje a interní kanály jsou povinné bez ohledu na velikost pracovní síly.
Ve veřejném sektoru se požadavek na interní kanál pro podávání zpráv vztahuje na všechny právní subjekty. Je však třeba se řídit také vnitrostátními právními předpisy, protože členské státy mohou stanovit výjimky. Z tohoto obecného pravidla. Tj. mohou osvobodit obce s méně než 10 000 obyvateli nebo 50 pracovníky. Stejně jako ostatní subjekty veřejného sektoru s méně než 50 zaměstnanci.
Kanál pro podávání zpráv by měl umožňovat podávání zpráv písemně nebo ústně, případně obojí. Každé přijaté hlášení musí být zaznamenáno. Oznamovatel by měl mít možnost požádat o fyzické setkání s pracovníky v přiměřené lhůtě. Schůzka může být zdokumentována buď pořízením záznamu rozhovoru v trvalé a vyhledatelné podobě. Nebo prostřednictvím přesného zápisu z jednání, který vypracovali zaměstnanci odpovědní za zpracování zprávy.
Oznamující osoba musí mít možnost kontroly, nápravy a souhlasu. Zápis z jednání podpisem. Obdobná ustanovení platí pro nahrávání jiných ústních hlášení podávaných prostřednictvím telefonu nebo jiných systémů hlasových zpráv. Doba, po kterou může být zpráva uchovávána, závisí na tom, co je nutné a přiměřené pro splnění požadavků směrnice. Nebo právo Unie či vnitrostátní právo.
Interní kanál pro podávání zpráv musí být zpřístupněn pracovníkům subjektu.
Samotná směrnice EU o whistleblowerech nevyžaduje, aby byl portál pro oznamování porušení předpisů veřejný i pro další osoby (např. dodavatele, subdodavatele…), které mohou informace o porušeních předpisů oznamovat. Ti však mohou kdykoli předložit své zprávy prostřednictvím externích kanálů pro podávání zpráv. Jejich použití není podmíněno předchozím využitím interních kanálů pro podávání zpráv.
V zákoně o oznamovatelích neexistuje obecný požadavek na přijímání anonymních oznámení o porušení předpisů a navazující opatření. Členské státy se mohou samy rozhodnout, zda takový požadavek do svých vnitrostátních právních předpisů zavedou, či nikoli. Rozhodnutí přijímat a sledovat pouze hlášení se zveřejněnou totožností oznamujících osob se však může ukázat jako náročné. Konkrétně metody potvrzení identifikace jsou omezené a představují pro oznamovatele další překážku.
Takový přístup navíc není v souladu s osvědčenými postupy. Nepřijmout zprávu jen proto, že byla podána anonymně a bez ohledu na její obsah, nedává smysl. Často může být zachování anonymity nejlepší a v podstatě jedinou ochranou oznamovatele před odplatou.
Totožnost oznamující osoby může být zveřejněna pouze s jejím výslovným souhlasem, nebo pokud je takové zveřejnění nezbytné a přiměřené podle práva Unie nebo vnitrostátního práva.
Oznamovací kanál je povinen zajistit ochranu důvěrnosti totožnosti oznamovatele a všech třetích stran uvedených v hlášení a zabránit přístupu k nim neoprávněným zaměstnancům.
Totožnost oznamující osoby nesmí být sdělena nikomu jinému než pověřeným pracovníkům bez výslovného souhlasu této osoby, nebo pokud je takové sdělení nezbytné a přiměřené podle práva Unie nebo vnitrostátního práva. Před zveřejněním je třeba informovat oznamující osobu, pokud by tyto informace neohrozily související vyšetřování nebo soudní řízení. Stejná povinnost mlčenlivosti se vztahuje i na všechny ostatní informace, z nichž lze přímo či nepřímo odvodit totožnost oznamující osoby.
Právnické osoby musí zavést postupy pro interní podávání zpráv a jejich důsledné sledování. Informace musí být jasné a snadno dostupné.
Totožnost oznamující osoby může být zveřejněna pouze s jejím výslovným souhlasem, nebo pokud je takové zveřejnění nezbytné a přiměřené podle práva Unie nebo vnitrostátního práva.
Oznamovací kanál je povinen zajistit ochranu důvěrnosti totožnosti oznamovatele a všech třetích stran uvedených v hlášení a zabránit přístupu k nim neoprávněným zaměstnancům.
Postupy proto je třeba upravit samotné podávání zpráv, jakož i veškerá opatření, která příjemce zprávy přijme k posouzení správnosti tvrzení uvedených v zprávě a případně k řešení oznámeného porušení, včetně opatření, jako je interní šetření, vyšetřování, trestní stíhání, žaloba na vrácení finančních prostředků nebo ukončení řízení.
Podle zákona o whistleblowingu musí být informace o využití interních kanálů pro podávání zpráv a o postupech pro podávání externích zpráv příslušným orgánům jasné a snadno dostupné.
Podle směrnice EU o whistleblowerech mohou být tato hlášení zpracovávána interně nebo prostřednictvím třetí strany. musí být zajištěna nezávislost a absence střetu zájmů. Pro provozování interních kanálů pro podávání zpráv je třeba určit osobu nebo oddělení.
Ta zahrnuje příjem hlášení a udržování komunikace s ohlašovatelem. Kromě toho je povinností vyžádat si další informace a poskytnout zpětnou vazbu této vykazující osobě.
Tento úkol může být zadán externím poskytovatelům, jako jsou externí právní poradci, externí poskytovatelé platforem pro podávání zpráv, právní kanceláře, auditoři, zástupci zaměstnanců a podobně.
Je nezbytné, aby tito poskytovatelé služeb třetích stran měli účinné záruky a ochranná opatření týkající se nezávislosti, důvěrnosti, ochrany údajů a utajení. Následné kroky v souvislosti s hlášením obvykle provádí určená, kompetentní a nestranná osoba nebo oddělení. Touto osobou nebo oddělením může být stejný subjekt, který provozuje kanál pro podávání zpráv.
Konkrétní označení závisí na velikosti a struktuře každé organizace. Je však nezbytné, aby tato funkce zajišťovala nezávislost a absenci střetu zájmů. Takové úkoly jsou často delegovány na pozice, jako je vedoucí pracovník pro dodržování předpisů nebo lidských zdrojů, pracovník pro integritu, právní pracovník nebo pracovník pro ochranu osobních údajů, finanční ředitel, vedoucí auditu nebo člen představenstva. Zejména soukromé právní subjekty s 50 až 249 pracovníky mohou sdílet zdroje pro příjem hlášení a následné vyšetřování.
Podle směrnice EU o whistleblowerech musí být oznamovatel informován o přijetí oznámení do 7 dnů a zpětná vazba mu musí být poskytnuta nejpozději do 3 měsíců. Přijetí hlášení je třeba oznamující osobě potvrdit do sedmi dnů od jeho obdržení. Z této povinnosti neexistuje žádná výjimka, zatímco při externím oznamování může příslušný orgán takové potvrzení vynechat, pokud o to oznamovatel výslovně požádal nebo pokud se důvodně domnívá, že by to ohrozilo ochranu totožnosti oznamovatele.
Interní postupy musí vymezit přiměřenou lhůtu pro poskytnutí zpětné vazby oznamující osobě. Tato lhůta nesmí být delší než tři měsíce od potvrzení přijetí nebo od uplynutí výše uvedené sedmidenní lhůty.
Není stanovena žádná lhůta, ve které musí být následná opatření ze strany subjektu dokončena. Čím déle to však trvá, tím je pravděpodobnější, že případné kroky budou považovány za nevhodné, což motivuje ohlašovatele k využití externích kanálů pro ohlašování nebo ke zveřejnění informací o porušení.
Na rozdíl od externího hlášení neexistuje výslovná povinnost sdělit oznamovateli konečný výsledek šetření, které bylo na základě hlášení zahájeno.
Trusty je platforma pro dodržování předpisů vytvořená předními odborníky, která podporuje společnosti na jejich cestě k dodržování předpisů. Nabízí bezplatné řešení pro malé a střední podniky a širokou škálu okamžitých a cenově dostupných řešení pro správu dodržování předpisů.
Spolehlivé dodržování směrnice EU o whistleblowerech a americké legislativy o whistleblowerech.
Okamžitě. Pojištění. Žádné komplikace.
