Menu
Το πεδίο εφαρμογής της οδηγίας είναι τεράστιο. Ρυθμίζει το αντικείμενο σε ολόκληρη την ήπειρο, η οποία φιλοξενεί 450 εκατομμύρια πολίτες και 22,5 εκατομμύρια ΜΜΕ. Ιδιαίτερα πολλές από αυτές θα επηρεαστούν άμεσα από την οδηγία.
Η οδηγία απαιτεί από τις νομικές οντότητες να δημιουργήσουν εσωτερικούς διαύλους αναφοράς και εσωτερικές διαδικασίες για την παραλαβή και την παρακολούθηση των αναφορών. Ακολουθούν ορισμένα από τα κύρια συμπεράσματα για τους επαγγελματίες.
Τα γενικά κατώτατα όρια είναι 50 εργαζόμενοι ή/και 10.000 κάτοικοι. Η οδηγία της ΕΕ για τους πληροφοριοδότες εφαρμόζεται σε νομικές οντότητες του ιδιωτικού τομέα με τουλάχιστον 50 εργαζομένους. Σε ορισμένους τομείς το όριο αυτό δεν ισχύει καθόλου και οι εσωτερικοί δίαυλοι είναι υποχρεωτικοί ανεξάρτητα από το μέγεθος του εργατικού δυναμικού.
Στον δημόσιο τομέα η απαίτηση για εσωτερικό κανάλι αναφοράς ισχύει για όλες τις νομικές οντότητες. Ωστόσο, θα πρέπει επίσης να ανατρέξει κανείς στην εθνική νομοθεσία, καθώς τα κράτη μέλη μπορούν να κάνουν εξαιρέσεις . Από αυτόν τον γενικό κανόνα. Δηλαδή, μπορούν να εξαιρούν δήμους με λιγότερους από 10.000 κατοίκους ή 50 εργαζόμενους. Καθώς και άλλοι φορείς του δημόσιου τομέα με λιγότερους από 50 εργαζομένους.
Ο δίαυλος αναφοράς θα πρέπει να επιτρέπει τη γραπτή ή προφορική αναφορά ή και τα δύο. Κάθε ληφθείσα αναφορά πρέπει να καταγράφεται. Το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά θα πρέπει να μπορεί να ζητήσει φυσική συνάντηση με τα μέλη του προσωπικού εντός εύλογου χρονικού διαστήματος. Η συνάντηση μπορεί να τεκμηριώνεται είτε με την καταγραφή της συνομιλίας σε μόνιμη και ανακτήσιμη μορφή. Ή μέσω ακριβών πρακτικών της συνεδρίασης που συντάσσονται από τα μέλη του προσωπικού που είναι υπεύθυνα για το χειρισμό της έκθεσης.
Το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά πρέπει να έχει τη δυνατότητα να ελέγξει, να διορθώσει και να συμφωνήσει. Τα πρακτικά της συνεδρίασης υπογράφοντάς τα. Παρόμοιες διατάξεις ισχύουν για την καταγραφή άλλων προφορικών εκθέσεων που υποβάλλονται μέσω τηλεφώνου ή άλλων συστημάτων φωνητικών μηνυμάτων. Το χρονικό διάστημα που μπορεί να αποθηκευτεί μια έκθεση εξαρτάται από το απαιτούμενο και αναλογικό για τη συμμόρφωση με την οδηγία. Ή το δίκαιο της Ένωσης ή το εθνικό δίκαιο.
Ο εσωτερικός δίαυλος αναφοράς απαιτείται να είναι διαθέσιμος στους εργαζομένους της οντότητας.
Η ίδια η οδηγία της ΕΕ για τους καταγγέλλοντες δεν απαιτεί η πύλη καταγγελιών να είναι δημόσια και για άλλα πρόσωπα (π.χ. προμηθευτές, υπεργολάβους…) για να αναφέρουν πληροφορίες σχετικά με παραβάσεις. Ωστόσο, οι τελευταίοι μπορούν ανά πάσα στιγμή να υποβάλλουν τις εκθέσεις τους μέσω εξωτερικών διαύλων αναφοράς. Η χρήση τους δεν εξαρτάται από την προηγούμενη χρήση των εσωτερικών διαύλων αναφοράς.
Δεν υπάρχει γενική απαίτηση στο νόμο περί καταγγελιών να γίνονται δεκτές και να δίνεται συνέχεια σε ανώνυμες αναφορές παραβάσεων. Τα κράτη μέλη είναι ελεύθερα να αποφασίσουν αν θα εισαγάγουν ή όχι μια τέτοια απαίτηση στην εθνική τους νομοθεσία. Ωστόσο, η απόφαση να γίνονται δεκτές και να παρακολουθούνται μόνο οι αναφορές που αποκαλύπτουν την ταυτότητα των προσώπων που υποβάλλουν τις αναφορές μπορεί να αποδειχθεί πρόκληση. Συγκεκριμένα, οι μέθοδοι επιβεβαίωσης της ταυτοποίησης είναι περιορισμένες και αποτελούν πρόσθετο εμπόδιο για τον καταγγέλλοντα.
Επιπλέον, μια τέτοια προσέγγιση δεν συνάδει με τις βέλτιστες πρακτικές. Η μη αποδοχή μιας αναφοράς μόνο και μόνο επειδή έγινε ανώνυμα και ανεξάρτητα από το περιεχόμενό της δεν έχει νόημα. Αρκετά συχνά η διατήρηση της ανωνυμίας μπορεί να είναι η καλύτερη και στην πραγματικότητα η μόνη προστασία για τον καταγγέλλοντα από αντίποινα.
Η ταυτότητα του προσώπου που υποβάλλει την αναφορά μπορεί να γνωστοποιηθεί μόνο με τη ρητή συγκατάθεση του εν λόγω προσώπου ή όταν η γνωστοποίηση αυτή είναι αναγκαία και αναλογική βάσει του ενωσιακού ή του εθνικού δικαίου.
Ο δίαυλος αναφοράς υποχρεούται να διασφαλίζει την προστασία του απορρήτου της ταυτότητας του προσώπου που υποβάλλει την αναφορά και οποιουδήποτε τρίτου που αναφέρεται στην αναφορά και να εμποδίζει την πρόσβαση σε αυτήν από μη εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού.
Η ταυτότητα του προσώπου που υποβάλλει την αναφορά δεν μπορεί να γνωστοποιηθεί σε κανέναν πέραν του εξουσιοδοτημένου προσωπικού χωρίς τη ρητή συγκατάθεση του εν λόγω προσώπου ή όταν η γνωστοποίηση αυτή είναι αναγκαία και αναλογική βάσει του ενωσιακού ή του εθνικού δικαίου. Το αναφέρον πρόσωπο πρέπει να ενημερώνεται για το τελευταίο πριν από την κοινοποίηση, εκτός εάν οι πληροφορίες αυτές θα έθεταν σε κίνδυνο τις σχετικές έρευνες ή δικαστικές διαδικασίες. Το ίδιο καθήκον εμπιστευτικότητας ισχύει και για κάθε άλλη πληροφορία από την οποία μπορεί να συναχθεί άμεσα ή έμμεσα η ταυτότητα του προσώπου που υποβάλλει την αναφορά.
Οι νομικές οντότητες πρέπει να καθιερώσουν διαδικασίες για την εσωτερική υποβολή εκθέσεων και την επιμελή παρακολούθησή τους. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι σαφείς και εύκολα προσβάσιμες.
Η ταυτότητα του προσώπου που υποβάλλει την αναφορά μπορεί να γνωστοποιηθεί μόνο με τη ρητή συγκατάθεση του εν λόγω προσώπου ή όταν η γνωστοποίηση αυτή είναι αναγκαία και αναλογική βάσει του ενωσιακού ή του εθνικού δικαίου.
Ο δίαυλος αναφοράς υποχρεούται να διασφαλίζει την προστασία του απορρήτου της ταυτότητας του προσώπου που υποβάλλει την αναφορά και οποιουδήποτε τρίτου που αναφέρεται στην αναφορά και να εμποδίζει την πρόσβαση σε αυτήν από μη εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού.
Οι διαδικασίες ως εκ τούτου πρέπει να ρυθμίζεται η ίδια η αναφορά, καθώς και κάθε ενέργεια που θα αναληφθεί από τον αποδέκτη μιας αναφοράς για να αξιολογηθεί η ακρίβεια των ισχυρισμών που διατυπώνονται στην αναφορά και, κατά περίπτωση, για να αντιμετωπιστεί η αναφερθείσα παράβαση, μεταξύ άλλων μέσω ενεργειών όπως εσωτερική έρευνα, διερεύνηση, δίωξη, ενέργεια ανάκτησης χρημάτων ή κλείσιμο της διαδικασίας.
Σύμφωνα με το νόμο περί καταγγελιών, οι πληροφορίες σχετικά με τη χρήση των εσωτερικών διαύλων αναφοράς και σχετικά με τις διαδικασίες εξωτερικής αναφοράς στις αρμόδιες αρχές πρέπει να είναι σαφείς και εύκολα προσβάσιμες.
Σύμφωνα με την οδηγία της ΕΕ για τους πληροφοριοδότες, οι αναφορές μπορούν να διεκπεραιώνονται εσωτερικά ή από τρίτο φορέα. πρέπει να διασφαλίζεται η ανεξαρτησία και η απουσία σύγκρουσης συμφερόντων. Απαιτείται να οριστεί ένα πρόσωπο ή μια υπηρεσία για τη λειτουργία των εσωτερικών διαύλων αναφοράς.
Το τελευταίο περιλαμβάνει την παραλαβή των αναφορών και τη διατήρηση της επικοινωνίας με το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά. Επιπλέον, υπάρχει η ευθύνη να ζητάτε περαιτέρω πληροφορίες από το πρόσωπο αναφοράς και να παρέχετε ανατροφοδότηση σε αυτό.
Το έργο αυτό μπορεί να ανατεθεί σε τρίτους παρόχους, όπως εξωτερικούς συμβούλους, εξωτερικούς παρόχους πλατφόρμας υποβολής εκθέσεων, δικηγορικά γραφεία, ελεγκτές, εκπροσώπους των εργαζομένων κ.λπ.
Είναι σημαντικό αυτοί οι τρίτοι πάροχοι υπηρεσιών να διαθέτουν αποτελεσματικές εγγυήσεις και διασφαλίσεις όσον αφορά την ανεξαρτησία, την εμπιστευτικότητα, την προστασία των δεδομένων και το απόρρητο. Η παρακολούθηση της έκθεσης διεξάγεται συνήθως από ορισμένο, αρμόδιο και αμερόληπτο πρόσωπο ή υπηρεσία. Αυτό το άτομο ή το τμήμα μπορεί να είναι η ίδια οντότητα που διαχειρίζεται το κανάλι αναφοράς.
Ο συγκεκριμένος χαρακτηρισμός εξαρτάται από το μέγεθος και τη δομή κάθε οργανισμού. Ωστόσο, είναι ζωτικής σημασίας ο ρόλος αυτός να διασφαλίζει την ανεξαρτησία και την απουσία σύγκρουσης συμφερόντων. Τέτοια καθήκοντα συχνά ανατίθενται σε θέσεις όπως ο επικεφαλής συμμόρφωσης ή ο υπεύθυνος ανθρώπινου δυναμικού, ο υπεύθυνος ακεραιότητας, ο υπεύθυνος νομικών θεμάτων ή απορρήτου, ο επικεφαλής οικονομικών υπηρεσιών, ο επικεφαλής ελέγχου ή ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου. Ειδικότερα, οι ιδιωτικές νομικές οντότητες με 50 έως 249 εργαζομένους μπορούν να μοιράζονται πόρους για την παραλαβή των αναφορών και για τις επακόλουθες έρευνες.
Σύμφωνα με την οδηγία της ΕΕ για τους καταγγέλλοντες, το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά πρέπει να ενημερωθεί για την παραλαβή της αναφοράς εντός 7 ημερών και να λάβει ανατροφοδότηση το αργότερο μετά από 3 μήνες. Η παραλαβή της αναφοράς πρέπει να επιβεβαιωθεί στον αναφέροντα εντός επτά ημερών από την παραλαβή της αναφοράς. Δεν υπάρχει καμία εξαίρεση από την υποχρέωση αυτή, ενώ κατά την υποβολή εξωτερικής αναφοράς η αρμόδια αρχή μπορεί να παραλείψει την εν λόγω επιβεβαίωση όταν το πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά το ζητήσει ρητά ή όταν θεωρεί εύλογα ότι αυτό θα έθετε σε κίνδυνο την προστασία της ταυτότητας του προσώπου που υποβάλλει την αναφορά.
Οι εσωτερικές διαδικασίες πρέπει να ορίζουν ένα εύλογο χρονικό πλαίσιο για την παροχή ανατροφοδότησης στο πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά. Η προθεσμία αυτή δεν μπορεί να υπερβαίνει τους τρεις μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής ή τη λήξη της προαναφερθείσας επταήμερης προθεσμίας.
Δεν υπάρχει καθορισμένη προθεσμία εντός της οποίας πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί οι ενέργειες παρακολούθησης από την οντότητα. Ωστόσο, όσο περισσότερος χρόνος μεσολαβεί, τόσο πιο πιθανό είναι να θεωρηθούν ακατάλληλες οι ενέργειες, εάν υπάρξουν, γεγονός που θα παρακινήσει το πρόσωπο που αναφέρει την παραβίαση να χρησιμοποιήσει εξωτερικούς διαύλους αναφοράς ή να δημοσιοποιήσει την παραβίαση.
Σε αντίθεση με τις εξωτερικές αναφορές, δεν υπάρχει ρητή υποχρέωση κοινοποίησης στο πρόσωπο που υποβάλλει την αναφορά του τελικού αποτελέσματος των ερευνών που προκάλεσε η αναφορά.
Η Trusty είναι μια πλατφόρμα συμμόρφωσης που δημιουργήθηκε από κορυφαίους εμπειρογνώμονες για την υποστήριξη των εταιρειών στο ταξίδι τους προς τη συμμόρφωση. Προσφέρει δωρεάν λύσεις καταγγελίας για τις ΜΜΕ και ένα ευρύ φάσμα άμεσων και προσιτών λύσεων διαχείρισης της συμμόρφωσης.
Αξιόπιστη συμμόρφωση με την οδηγία της ΕΕ για τους πληροφοριοδότες και τη νομοθεσία των ΗΠΑ για τους πληροφοριοδότες.
Στιγμιαία. Ασφάλιση. Δεν υπάρχουν επιπλοκές.
