Menü
Az irányelv hatálya óriási. A 450 millió polgárnak és 22,5 millió kkv-nak otthont adó kontinens egészén szabályozza a témát. Különösen sokakat érint közvetlenül az irányelv.
Az irányelv előírja a jogalanyok számára, hogy belső jelentéstételi csatornákat és belső eljárásokat hozzanak létre a jelentések fogadására és nyomon követésére. Íme néhány főbb tanulság a szakemberek számára.
Az általános küszöbértékek 50 munkavállaló és/vagy 10 000 lakos. Az EU Whistleblower-irányelv a magánszektorban működő, legalább 50 munkavállalóval rendelkező jogi személyekre vonatkozik. Egyes ágazatokban ez a küszöb egyáltalán nem érvényes, és a belső csatornák a munkaerő létszámától függetlenül kötelezőek.
Az állami szektorban a belső jelentéstételi csatornára vonatkozó követelmény minden jogi személyre vonatkozik. Ugyanakkor a nemzeti jogra is hivatkozni kell, mivel a tagállamok mentességet ad hatnak. Ettől az általános szabálytól. Vagyis mentesíthetik a 10 000 lakosnál vagy 50 munkavállalónál kevesebbet foglalkoztató településeket. Valamint más, 50 főnél kevesebb munkavállalót foglalkoztató közszektorbeli szervezetek.
A jelentéstételi csatornának lehetővé kell tennie az írásbeli vagy szóbeli jelentéstételt, vagy mindkettőt. Minden beérkezett jelentést rögzíteni kell. A bejelentőnek ésszerű időn belül kérnie kell, hogy a személyzet tagjaival fizikailag is találkozhasson. A megbeszélés dokumentálása történhet a beszélgetés tartós és visszakereshető formában történő rögzítésével. Vagy a jelentés kezeléséért felelős munkatársak által az ülésről készített pontos jegyzőkönyvvel.
A bejelentő személynek lehetőséget kell adni az ellenőrzésre, a helyesbítésre és az egyetértésre. Az ülésről készült jegyzőkönyvet aláírásával. Hasonló rendelkezések vonatkoznak a telefonon vagy más hangos üzenetküldő rendszereken keresztül benyújtott egyéb szóbeli jelentések rögzítésére is. A jelentés tárolásának időtartama attól függ, hogy az irányelvben foglaltaknak való megfeleléshez szükséges és arányos. Vagy az uniós jog vagy a nemzeti jog.
A belső jelentési csatornát a szervezet munkavállalói számára hozzáférhetővé kell tenni.
Maga az uniós bejelentő irányelv nem írja elő, hogy a bejelentő portálnak más személyek (pl. beszállítók, alvállalkozók…) számára is nyilvánosnak kell lennie, hogy a jogsértésekre vonatkozó információkat jelenthessék. Ez utóbbiak azonban bármikor benyújthatják jelentéseiket külső jelentéstételi csatornákon keresztül. Ezek használatának nem feltétele a belső jelentési csatornák előzetes használata.
A bejelentőkről szóló törvényben nincs általános követelmény a jogsértésekről szóló névtelen bejelentések elfogadására és nyomon követésére. A tagállamok szabadon dönthetnek arról, hogy bevezetik-e ezt a követelményt nemzeti jogukban vagy sem. Kihívást jelenthet azonban az a döntés, hogy csak a bejelentő személyek személyazonosságát nyilvánosságra hozó jelentéseket fogadják el és követik nyomon. Az azonosítás megerősítésének módszerei korlátozottak, és további akadályt jelentenek a bejelentő számára.
Ráadásul ez a megközelítés nincs összhangban a legjobb gyakorlattal. Kevés értelme van annak, hogy egy bejelentést csak azért nem fogadnak el, mert névtelenül és tartalmától függetlenül tették. Gyakran a névtelenség megőrzése lehet a legjobb és valójában az egyetlen védelem a bejelentő személy számára a megtorlással szemben.
A bejelentő személy személyazonossága csak az adott személy kifejezett hozzájárulásával adható ki, vagy ha az uniós vagy nemzeti jog alapján a közzététel szükséges és arányos.
A jelentési csatorna köteles biztosítani a jelentkező személy és a jelentésben említett bármely harmadik fél személyazonosságának bizalmas kezelését, és megakadályozni, hogy a személyzet nem felhatalmazott tagjai hozzáférjenek a személyazonosságához.
A bejelentő személy személyazonossága nem adható ki az arra jogosult személyeken kívül senkinek anélkül, hogy az érintett személy kifejezetten beleegyezését adná, vagy ha az uniós vagy nemzeti jog alapján az ilyen közzététel szükséges és arányos. Ez utóbbiról a bejelentő személyt a közzététel előtt tájékoztatni kell, kivéve, ha az ilyen információ veszélyeztetné a kapcsolódó vizsgálatokat vagy bírósági eljárásokat. Ugyanez a titoktartási kötelezettség vonatkozik minden olyan egyéb információra is, amelyből közvetlenül vagy közvetve következtetni lehet a bejelentő személy kilétére.
A jogalanyoknak belső jelentéstételi eljárásokat és azok gondos nyomon követését kell kialakítaniuk. Az információknak világosnak és könnyen hozzáférhetőnek kell lenniük.
A bejelentő személy személyazonossága csak az adott személy kifejezett hozzájárulásával adható ki, vagy ha az uniós vagy nemzeti jog alapján a közzététel szükséges és arányos.
A jelentési csatorna köteles biztosítani a jelentkező személy és a jelentésben említett bármely harmadik fél személyazonosságának bizalmas kezelését, és megakadályozni, hogy a személyzet nem felhatalmazott tagjai hozzáférjenek a személyazonosságához.
Az eljárások ezért szabályozni kell magát a jelentéstételt, valamint minden olyan intézkedést, amelyet a jelentés címzettje tesz a jelentésben szereplő állítások helytállóságának értékelése, és adott esetben a bejelentett jogsértés kezelése érdekében, beleértve olyan intézkedéseket, mint belső vizsgálat, nyomozás, büntetőeljárás, pénzeszközök visszafizetésére irányuló kereset vagy az eljárás lezárása.
A Whistleblowingról szóló törvény értelmében a belső bejelentési csatornák használatára és az illetékes hatóságoknak történő külső bejelentésre vonatkozó eljárásokra vonatkozó információknak egyértelműnek és könnyen hozzáférhetőnek kell lenniük.
A bejelentőkről szóló uniós irányelv szerint a bejelentéseket belsőleg vagy harmadik fél által is lehet kezelni. biztosítani kell a függetlenséget és az összeférhetetlenség hiányát. A belső jelentési csatornák működtetésére ki kell jelölni egy személyt vagy részleget.
Ez utóbbi magában foglalja a jelentések fogadását és a bejelentővel való kapcsolattartást. Ezen túlmenően további információkat kell kérni a jelentéstevő személytől, és visszajelzést kell adni neki.
Ez a feladat kiszervezhető harmadik fél szolgáltatóknak, például külső tanácsadóknak, külső jelentési platformszolgáltatóknak, ügyvédi irodáknak, könyvvizsgálóknak, munkavállalói képviselőknek és hasonlóknak.
Elengedhetetlen, hogy ezek a harmadik fél szolgáltatók hatékony garanciákkal és biztosítékokkal rendelkezzenek a függetlenség, a bizalmas kezelés, az adatvédelem és a titoktartás tekintetében. A jelentés nyomon követését általában egy kijelölt, illetékes és pártatlan személy vagy osztály végzi. Ez a személy vagy részleg lehet ugyanaz a szervezet, amely a jelentési csatornát működteti.
A konkrét megnevezés az egyes szervezetek méretétől és struktúrájától függ. Létfontosságú azonban, hogy ez a szerep biztosítsa a függetlenséget és az összeférhetetlenség hiányát. Az ilyen feladatokat gyakran delegálják olyan pozíciókba, mint a megfelelési vagy HR-felelős, az integritásért felelős tisztviselő, a jogi vagy adatvédelmi tisztviselő, a pénzügyi vezető, az ellenőrzési vezető vagy az igazgatótanács tagja. Különösen az 50-249 munkavállalót foglalkoztató magánjogi jogalanyok oszthatják meg a bejelentések fogadására és az azt követő vizsgálatokra szánt erőforrásokat.
A bejelentőkről szóló uniós irányelv szerint a bejelentő személyt 7 napon belül tájékoztatni kell a bejelentés kézhezvételéről , és legkésőbb 3 hónap elteltével visszajelzést kell adni. A bejelentés kézhezvételét a bejelentő személynek a bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül vissza kell igazolni. Ez alól a kötelezettség alól nincs kivétel, míg külső bejelentés esetén az illetékes hatóság elhagyhatja az elismervényt, ha a bejelentő személy kifejezetten ezt kéri, vagy ha ésszerűen úgy véli, hogy ez veszélyeztetné a bejelentő személy személyazonosságának védelmét.
A belső eljárásoknak ésszerű időkeretet kell meghatározniuk a jelentéstevő személynek történő visszajelzésre. Ez nem haladhatja meg az átvételi elismervény kézhezvételétől vagy a fent említett hétnapos határidő lejártától számított három hónapot.
Nincs meghatározott határidő, amelyen belül a szervezetnek be kell fejeznie a nyomonkövetési intézkedéseket. Minél tovább tart azonban, annál valószínűbb, hogy az esetleges intézkedéseket nem megfelelőnek fogják tekinteni, ami arra ösztönzi a bejelentő személyt, hogy külső bejelentési csatornákat vegyen igénybe, vagy a nyilvánosság elé álljon a jogsértés nyilvánosságra hozatalával.
A külső bejelentéssel ellentétben nincs kifejezett kötelezettség arra, hogy a bejelentővel közöljék a bejelentés által kiváltott vizsgálatok végeredményét.
A Trusty egy olyan megfelelőségi platform, amelyet vezető szakértők hoztak létre, hogy támogassa a vállalatokat a megfelelőség útján. Ingyenes bejelentési megoldásokat kínál a kkv-k számára, valamint azonnali és megfizethető megfeleléskezelési megoldások széles skáláját.
Megbízható megfelelés az EU Whistleblower-irányelvnek és az Egyesült Államok whistleblower-szabályozásának.
Azonnal. Biztosítás. Nincsenek komplikációk.
