Trusty Free Whistleblower Software
Notranji postopek prijavljanja nepravilnosti v podjetju je ključni mehanizem za odkrivanje in obravnavanje nepravilnega ravnanja, goljufij ali etičnih kršitev. Zakonodaja o žvižgaštvu določa jasne smernice, kako naj organizacije obravnavajo žvižgaštvo, v tem okviru pa imajo višji vodje in direktorji ključno vlogo pri preiskovanju teh obtožb.
V nadaljevanju obravnavamo značilnosti, ki bi morale voditi vsakega višjega vodjo v podjetju, ko se pojavi notranja prijava žvižgaštva:
Zavezanost in odgovornost
Višji vodje in direktorji so odgovorni za vodenje in nadzor nad preiskavo notranjih prijav nepravilnosti v podjetju, pri čemer morajo zagotoviti, da preiskava poteka na nepristranski in pregleden način. Njihova zavezanost etiki in integriteti je v tem procesu še pomembnejša, saj dajejo ton na vrhu in dajejo zgled pričakovanega vedenja preostalim delom organizacije.
Spoštovanje postopka preiskave
Evropska direktiva o prijavljanju nepravilnosti poudarja pomen strukturiranega in učinkovitega postopka za preiskovanje notranjih prijav. Višji vodje in direktorji morajo zagotoviti, da so vzpostavljeni jasni postopki za sprejemanje, ocenjevanje in obravnavanje pritožb na zaupen način. To pomeni ustanovitev pristojne preiskovalne skupine in ustrezno dodelitev sredstev (na primer za financiranje posebnih platform za upravljanje kanala za prijavo nepravilnosti).
Zaščita žvižgačev
Eno ključnih vprašanj je zaščita žvižgačev. Višji vodje in direktorji morajo zagotoviti ukrepe za zaščito prijaviteljev nepravilnosti, izogibanje povračilnim ukrepom in zagotavljanje njihove anonimnosti, kadar je to mogoče. Ustvarjanje varnega okolja za prijavo nepravilnosti je bistvenega pomena za spodbujanje preglednosti in odgovornosti.
Sodelovanje s pristojnimi organi
V primerih, ko je potrebno posredovanje zunanjih organov, mora višje vodstvo z njimi v celoti sodelovati. Evropski predpisi o prijavljanju nepravilnosti jasno določajo potrebo po sodelovanju s pristojnimi organi, pri čemer je treba zagotoviti, da se ustrezne informacije posredujejo pravočasno in v celoti ter da te informacije ne uidejo tako znotraj kot zunaj podjetja.
Pregledna komunikacija
Pregledna komunikacija je bistvena v celotnem postopku preiskave. Višji vodje in direktorji bi morali zadevne zainteresirane strani obveščati o poteku preiskave, ne da bi ogrozili njeno celovitost. Učinkovito komuniciranje prispeva k ohranjanju zaupanja znotraj in zunaj podjetja ter kaže na zavezanost podjetja k odgovornosti.
Izvajanje ustreznih ukrepov za primer
Po končani preiskavi morajo višji vodje in direktorji sprejeti učinkovite korektivne ukrepe. To lahko vključuje disciplinske sankcije, spremembe notranjih pravilnikov ali celo prilagoditve organizacijske kulture. Uredba o obveščanju o nepravilnostih poudarja, da je treba ukrepati sorazmerno in pravično ter upoštevati posebne okoliščine vsakega primera.
Notranja kultura skladnosti
Višje vodstvo je odgovorno, da v podjetju goji stalno kulturo skladnosti. To vključuje izvajanje programov usposabljanja, redne preglede politik in spodbujanje etičnih vrednot. Močna kultura skladnosti ne le preprečuje nepravilnosti, temveč tudi krepi odpornost organizacije na morebitne etične izzive.