Trusty Free nimetön ilmoituskanava
Yrityksen sisäinen ilmiantoprosessi on ratkaisevan tärkeä mekanismi väärinkäytösten, petosten ja eettisten rikkomusten tunnistamiseksi ja niihin puuttumiseksi. Väärinkäytösten ilmoittamista koskevassa lainsäädännössä annetaan selkeät ohjeet siitä, miten organisaatioiden olisi käsiteltävä väärinkäytöksiä, ja tämän kehyksen puitteissa ylemmillä johtajilla ja johtajilla on keskeinen rooli näiden väitteiden tutkimisessa.
Seuraavassa käsitellään ominaisuuksia, joiden tulisi ohjata kaikkia yrityksen ylempiä johtajia, kun sisäinen ilmiantoväite nousee esiin:
Sitoutuminen ja tilivelvollisuus
Ylimmän johdon ja johtajien tehtävänä on johtaa ja valvoa sisäisten ilmiantojen tutkintaa yrityksessä ja varmistaa, että tutkinta suoritetaan puolueettomasti ja avoimesti. Heidän sitoutumisensa eettisyyteen ja rehellisyyteen on tässä prosessissa entistäkin tärkeämpää, sillä he näyttävät suuntaa huipulla ja mallintavat odotettua käyttäytymistä muulle organisaatiolle.
Tutkintamenettelyn kunnioittaminen
EU:n väärinkäytösten ilmoittamista koskevassa direktiivissä korostetaan jäsennellyn ja tehokkaan prosessin merkitystä sisäisten väärinkäytösten tutkimisessa. Johtajien ja johtajien olisi varmistettava, että käytössä on selkeät menettelyt valitusten vastaanottamiseksi, arvioimiseksi ja käsittelemiseksi luottamuksellisesti. Tämä edellyttää pätevän tutkintaryhmän perustamista ja resurssien riittävää kohdentamista (esimerkiksi erityisten foorumien rahoittamista ilmiantokanavan hallinnointia varten).
Ilmiantajien suojelu
Yksi keskeisistä kysymyksistä on ilmiantajien suojelu. Ylempien johtajien ja johtajien olisi varmistettava, että käytössä on toimenpiteitä, joilla suojellaan ilmiantajia, vältetään kostotoimet ja varmistetaan heidän nimettömyytensä aina kun mahdollista. Turvallisen ympäristön luominen ilmiantoja varten on olennaisen tärkeää avoimuuden ja vastuullisuuden edistämiseksi.
Yhteistyö toimivaltaisten viranomaisten kanssa
Tapauksissa, jotka edellyttävät ulkopuolisten viranomaisten väliintuloa, ylimmän johdon olisi tehtävä täysipainoista yhteistyötä viranomaisten kanssa. EU:n väärinkäytösten ilmoittamista koskevissa säännöksissä vahvistetaan vahvasti tarve tehdä yhteistyötä toimivaltaisten viranomaisten kanssa ja varmistaa, että asiaankuuluvat tiedot jaetaan ajoissa ja kattavasti ja että nämä tiedot eivät pääse vuotamaan yrityksen sisällä tai sen ulkopuolelle.
Avoin viestintä
Avoin viestintä on olennaista koko tutkimusprosessin ajan. Johtajien ja johtajien olisi tiedotettava asianomaisille sidosryhmille tutkinnan etenemisestä vaarantamatta sen luotettavuutta. Tehokas viestintä edistää luottamuksen ylläpitämistä sekä sisäisesti että ulkoisesti ja osoittaa yrityksen sitoutumista vastuullisuuteen.
Asianmukaisten toimenpiteiden toteuttaminen
Tutkinnan päätyttyä ylempien johtajien ja johtajien olisi ryhdyttävä tehokkaisiin korjaaviin toimiin. Tähän voi sisältyä kurinpitoseuraamuksia, sisäisten toimintatapojen muutoksia tai jopa organisaatiokulttuurin mukauttamista. Ilmoitusvelvollisuutta koskevassa asetuksessa korostetaan, että on toimittava oikeasuhteisesti ja oikeudenmukaisesti ottaen huomioon kunkin tapauksen erityisolosuhteet.
Sisäinen sääntöjen noudattamisen kulttuuri
Ylimmällä johdolla on vastuu siitä, että yrityksessä vaalitaan jatkuvaa sääntöjen noudattamisen kulttuuria. Tähän kuuluu koulutusohjelmien toteuttaminen, politiikkojen säännöllinen tarkistaminen ja eettisten arvojen edistäminen. Vahva sääntöjen noudattamisen kulttuuri ei ainoastaan ehkäise väärinkäytöksiä, vaan myös vahvistaa organisaation kykyä selviytyä mahdollisista eettisistä haasteista.