In ambito aziendale e organizzativo, è stata sottolineata la necessità di istituire canali di whistleblowing efficaci, che non solo rispettino le normative, ma diventino anche strumenti per promuovere la trasparenza e prevenire atti di corruzione o non etici. Di seguito viene illustrata la procedura del canale dei reclami secondo la normativa vigente.
Qual è la procedura del canale dei reclami?
La procedura del canale dei reclami si riferisce al funzionamento sistematico di questo strumento nelle aziende e negli enti pubblici. Questo strumento è fondamentale nell’ambito del legge sulla protezione degli informatori e la direttiva UE sulle segnalazioni di irregolarità. In questo senso, è fondamentale capire che questi canali non sono semplici ricevitori di informazioni, ma sistemi strutturati che devono seguire un protocollo specifico e conformarsi alla politica di responsabilità sociale d’impresa.
Come è strutturato un canale di reclamo?
Le aziende, soprattutto quelle con più di 50 dipendenti, hanno la responsabilità di implementare un canale di whistleblowing obbligatorio.canale obbligatorio di whistleblowing. Questo canale deve essere strutturato in modo tale da poter segnalare qualsiasi azione o comportamento contrario ai regolamenti interni o alle leggi vigenti. I canali di reclamo, siano essi scritti o verbali, devono garantire la riservatezza e la protezione dei dati, rispettando così le disposizioni del responsabile della protezione dei dati (DPO).
La corretta gestione del canale prevede la ricezione del reclamo, l’emissione di un avviso di ricevimento, la valutazione della validità del reclamo e, se accettato, l’avvio del processo di indagine interna. L’intero processo deve essere supervisionato dal responsabile della conformità che assicura la conformità in tutte le fasi della procedura.
È essenziale avere un canale di reclamo?
Sì, ed è fondamentale non solo per motivi legali, ma anche per garantire un processo rapido ed efficace di gestione dei reclami. Un canale mal gestito può portare a sanzioni soprattutto se ostacola il processo di reclamo e di indagine.
Comunicare la procedura
Affinché un canale per i reclami funzioni efficacemente, è indispensabile comunicarne l’esistenza e la procedura. Questo può essere fatto attraverso un regolamento di canale, idealmente pubblicato sul sito web dell’azienda. Questo è fondamentale non solo per il personale interno, ma anche per i terzi che potrebbero avere informazioni preziose da riferire.
Conclusione
L’istituzione di un canale di reclamo efficace e la sua corretta gestione sono oggi di vitale importanza. Le aziende devono assicurarsi che questi sistemi non solo siano conformi, ma che siano veri e propri strumenti per garantire trasparenza ed etica.
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